Jak zlepšit time management pomocí principu DRY

Pokud pracujete v kanceláři nebo z domova, je pravděpodobné, že velká část vašeho výstupu je digitální, a to často přichází s časově náročnými nebo opakujícími se úkoly, které děláte každý den.

Možná jste již slyšeli termín „pracujte chytřeji, ne tvrději“ a právě zde přichází na řadu princip DRY. DRY je zkratka pro Don't Repeat Yourself a přesně popisuje, jak můžete zlepšit řízení času a produktivitu.

Jak funguje princip DRY?

Princip DRY byl původně zmíněn v The Pragmatic Programmer, knize vydané v roce 1999, a byl používán programátory ke zefektivnění kódu. Hlavním předpokladem je, že namísto ručního opakování stejných pracovních postupů znovu a znovu tento proces automatizujete, abyste ušetřili čas.

Na první pohled to může znít jako samozřejmost, ale existuje spousta úkolů, které pracovníci opakují každý den. Kolik e-mailů denně dostáváte a píšete? Pro každý e-mail, který odešlete, v podstatě znovu vytváříte stejnou strukturu s mírně odlišným zněním, což je časově velmi náročné.

Příbuzný: Nejlepší reportovací nástroje pro projektové manažery

Princip DRY vyžaduje, abyste si zaznamenávali všechny činnosti, které při práci podnikáte, jeden po druhém. Pro splnění tohoto požadavku můžete zahrnout úkoly, které spadají do následujících kategorií:

• Neplánované, jako jsou příchozí zprávy od klientů.
• Měsíční a roční povinnosti, jako jsou výroční zprávy nebo jedna ku jedné.
• Rutina nebo věci, které děláte každý den.

S tímto seznamem pak můžete začít zjišťovat, které z nich fungují s principem DRY. Věnujte pozornost tomu, jak je každý z nich opakující se, časově náročný a/nebo skličující, a všimněte si toho. Vaši nejlepší uchazeči budou hlavními tématy principu DRY a můžete je začít automatizovat, jak jen můžete.

Budou některé, které nemůžete zcela automatizovat, a v těchto případech můžete zjednodušit aspekty odpovědnosti.

Vytvářejte šablony pro své e-maily

Jedním z nejjednodušších a pravděpodobně nejlepších způsobů automatizace výstupu je vytvoření šablony. Jak již bylo zmíněno, mnoho akcí, které provádíte, s největší pravděpodobností závisí na stejné specifické struktuře, například e-maily zasílané klientům a měsíční zprávy. Banka šablon výrazně snižuje opakování.

Své e-maily můžete automatizovat dvěma různými způsoby. Můžete použít aplikaci jako TextExpander, který umožňuje ukládat části textu do Zkratky a když budete psát svůj další e-mail, jednoduše zadejte zkratku, kterou chcete použít, a automaticky se vytvoří tento text. Stejně tak to můžete použít ve Slacku a dalších službách pro rychlé zasílání zpráv.

Příbuzný: Jak si sami automaticky kopii nebo skrytou kopii v aplikaci Outlook a Gmail

Případně můžete své e-maily automatizovat v aplikaci. V aplikaci Outlook 365 proveďte následující:

1. Zvýrazněte text, který chcete uložit.
2. Přejít na Vložit kartu a klepněte na tlačítko Rychlé díly.
3. Klikněte Uložte výběr do Galerie rychlých dílů.
4. Pojmenujte jej a potom klepněte OK.
5. Až jej budete chtít použít, přejděte na Vložit > Rychlé díly a vyberte ten, který chcete použít.

U Gmailu to budete muset zajistit Šablony jsou povoleny. Jednoduše přejděte na Nastavení > Upřesnit > Šablony a klikněte Povolit > OK. Poté postupujte takto:

1. V e-mailu zvýrazněte požadovaný text.
2. Klikněte na tři svislé tečky ve svém e-mailu a přejděte na Šablony a klikněte Uložit koncept jako šablonu.
3. Chcete-li jej použít, klikněte na svislé tečky v e-mailu a přejděte na adresu Šablony a vyberte ten, který chcete použít.

Vytvářejte šablony pro svou práci

Podobně jako u e-mailů můžete vytvářet šablony prakticky pro jakoukoli práci, kterou dokončíte. Ať už se jedná o zprávu, tabulku, projekt nebo cokoli jiného. Cílem je používat co nejméně opakování při každé akci, takže mít šablonu to snadno vyřeší.

Microsoft a Google mají obrovský výběr šablon, ze kterých si můžete vybrat, nebo si můžete vytvořit své vlastní. Přestože počáteční nastavení může nějakou dobu trvat, z dlouhodobého hlediska se více než vyplatí. Podobně, pokud pravidelně prezentujete prezentace, vytvořte si standardní šablonu, ke které se můžete vracet a upravovat ji podle potřeby.

Příbuzný: Vytvořte profesionální fakturu od nuly

Nezapomeňte uložit všechny šablony na konkrétní místo, abyste je mohli v případě potřeby vyvolat. Pokud zjistíte, že vám jeden z nich nešetří čas, použijte pro své psaní text z předchozí práce.

Automatizujte své rutinní úkoly

Existuje nepřeberné množství úkolů, které se neuvěřitelně opakují. Od plánování událostí, psaní seznamu úkolů, psaní poznámek, ukládání souborů a mnoho dalšího. Ačkoli vám jejich provedení může zabrat jen pár minut, rychle se sčítají a odvádějí vás od práce.

Zapier je fantastická aplikace pro zefektivnění více pracovních toků, protože umožňuje komunikaci mezi aplikacemi, které používáte nejvíce, a odesílá data k dokončení úkolů. Pokud například používáte Gmail a Disk Google, můžete nastavit pracovní postup, kdy se přílohy e-mailů automaticky ukládají na Disk Google. To jakoby vyřadí prostředníka.

Když si vytvoříte svůj bezplatný účet, jednoduše proveďte následující:

1. Z vašeho Přístrojová deska, klikněte Vytvořte Zap.
2. Vyhledávání pro aplikaci, kterou používáte, kde se událost odehrává, např. Gmail.
3. Vyber Spouštěcí událost, např. obdržíte e-mail.
4. Připojte aplikaci.
5. Vyberte aplikaci, do které chcete odeslat data, tj. Disk Google.
6. Vyberte výsledek, tj. uloží soubor.

S nastavením Zap bude tento proces zcela automatizovaný.

Princip DRY máte pokrytý

Díky tomu, že všechny tyto procesy probíhají na pozadí, se uvolní váš čas, takže se nemusíte starat o ruční dokončení těchto opakujících se částí práce. Princip DRY ze všech nástrojů produktivity umožňuje efektivnější práci s řízením času.

Využijte čas, který máte nyní, k maximalizaci svého výstupu v budoucnu, a zjistíte, že si ze dne můžete vybojovat mnohem více věcí, na kterých vám nejvíce záleží. Vždy existují věci, na které můžete princip DRY použít, takže se podívejte na svou pracovní zátěž a zjistěte, co můžete automatizovat.

9 každodenních úkolů, které můžete automatizovat pomocí Zapier

Zde je několik každodenních úkolů, které můžete automatizovat bez kódování v Zapieru, abyste ušetřili čas a usnadnili život.

Přečtěte si další

O autorovi