Jak používat Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint společně pro spolupráci

V poslední době můžete zaznamenat nárůst počtu aplikací pro spolupráci v pracovním prostoru. Pokud máte plán pro Microsoft 365, nepotřebujete žádné další nástroje pro vzdálenou práci. Vše, co potřebujete, jsou Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint pro vysoce produktivní a ničím nerušenou společnou práci doma nebo v kanceláři.

V tomto článku probereme, jak vám Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint mohou pomoci se správou úkolů/dokumentů, vzdálenou spoluprací a konverzacemi.

Microsoft Teams for Collaborative Work

Microsoft Teams dodržuje 360stupňový přístup ke spolupráci a komunikaci. Vy a váš tým se můžete jednoduše postarat o mnoho aspektů projektu přímo z týmů. Můžete pořádat týmové schůzky, individuální hovory, zasílání zpráv, přístup k souborům a práci na chybách.

Níže jsou uvedeny důležité funkce Microsoft Teams zaměřené na spolupráci, které umožňují vzdáleným a hybridním týmům pracovat v plném rozsahu:

1. Hovory, schůzky a texty

Microsoft Teams je robustní aplikace pro týmové hovory a schůzky. V kalendáři Outlooku můžete naplánovat schůzky pro týmové schůzky konkrétní týmové skupiny.

Každý člen obdrží automatická upozornění, aby nikdo nezmeškal žádné důležité projektové schůzky. Týmy také umožňují členům týmu ze vzdálených míst účastnit se schůzky prostřednictvím telefonních hovorů.

Microsoft Teams se řídí vláknovým formátem skupinových textů. Získejte pozornost členů týmu tím, že je označíte @ podepsat během zasílání zpráv.

2. Sdílení obrazovky

Během týmových schůzek klikněte na Sdílejte obsah tlačítko pro sdílení různých aktiv vašeho počítače. Microsoft Teams vám umožňuje sdílet:

• Desktop pro bezproblémovou spolupráci s více okny, vyskakovacími okny, upozorněními a aplikacemi.
• Konkrétní okno, kdy se potřebujete zaměřit na jeden konkrétní obsah a zachovat soukromí aktivity na ploše.
• PowerPointové prezentace. Publikum se může po snímcích pohybovat, pokud chce.
• Microsoft Whiteboard pro společné navrhování UI/UX, navrhování produktů a mnoho dalších.

3. Veřejné a soukromé týmy

Veřejné týmové kanály vám umožňují volně spolupracovat s externími kontakty. Když spolupracujete s vývojáři klienta, vytvořte například veřejné skupiny pro grafické designéry, vývojáře aplikací.

Když pracujete na něčem mimo projekt klienta, je lepší vytvořit soukromý týmový kanál pro členy týmu. Můžete sdílet soubory, diskutovat o nápadech a přijímat rozhodnutí, která jsou mimo rozsah klienta.

OneDrive pro spolupráci

OneDrive je cloudové úložiště společnosti Microsoft s vynikajícím zabezpečením dat. Tento nástroj usnadňuje členům týmu přístup k souborům projektu a dokumentům odkudkoli.

Když nastavíte tým v Microsoft Teams, OneDrive se stane výchozím cloudovým úložištěm. Pro spolupráci v týmu nebo mezi týmy můžete využít následující funkce:

1. Ukládání a synchronizace souborů

Pro každý projekt můžete vytvořit sdílenou knihovnu. Poté přidejte členy týmu, kteří potřebují na projektu pracovat. Nyní mají všichni členové přístup ke všem souborům, které vytvoříte nebo nahrajete do této knihovny.

Aplikace OneDrive synchronizují vaše zařízení s cloudovou platformou a automaticky ukládají nejnovější soubor na místní disk. Vy a váš tým tedy můžete pracovat na projektových dokumentech, i když internet nějakou dobu není dostupný. Žádná spolupráce v reálném čase však nebude k dispozici, když je vaše zařízení offline.

2. Ovládání sdílení a přístupu

Svá data máte plně pod kontrolou. Pokud nesdílíte žádný soubor v jakékoli skupině Microsoft Teams nebo sdílené knihovně OneDrive, je váš soubor zcela soukromý. Pokud potřebujete naléhavě sdílet jakýkoli soubor, jednoduše jej přetáhněte do sdílené knihovny nebo skupiny Teams.

Pro soubory projektu a dokumenty můžete nastavit různé kontroly přístupu. Předpokládejme, že pracujete na blogu pro nadcházející Den počítačové bezpečnosti. Potřebujete kreativní příspěvek od týmu.

Odkaz na obsah můžete ručně sdílet s pár členy týmu a zbytečně ho nesdílet s celým týmem. Poté můžete omezit stahování obsahu, poskytnout přístup pouze ke kontrole a tak dále.

3. Spolupracovník pro označování

Editoři obsahu, vydavatelé, projektoví manažeři mohou snížit zátěž svých úkolů implementací označování dokumentů. Pokud upravujete koncept blogu a potřebujete, aby autor přidal k obsahu nějaká historická data, můžete je jednoduše zmínit v dokumentu pomocí @ podepsat.

Autor nebo tvůrce obsahu obdrží automatický e-mail s odkazem na soubor a komentářem. Není třeba pronásledovat tvůrce obsahu prostřednictvím aplikací pro zasílání zpráv nebo hlasových hovorů. To vám i vašemu týmu ušetří spoustu času.

4. Editace v reálném čase

Přepnutím na úpravy v reálném čase můžete zkrátit dobu vytváření a schvalování obsahu. U projektů s velkým objemem obsahu by váš tým měl přijmout tento přístup.

Vy a váš projektový tým můžete otevřít stejný soubor Excel, Word nebo PowerPoint v prohlížeči. Všechny změny, které tvůrci obsahu, editoři a schvalovatelé provedou, se zobrazí všem spolupracovníkům.

SharePoint pro spolupráci

Microsoft SharePoint můžete použít jako výchozí intranetový portál pro jakýkoli projekt. Úlohy, sestavy, pracovní postupy a výstupy jakéhokoli projektu můžete bezpečně nasadit online bez správy jakéhokoli backendového serveru.

Zde je seznam funkcí SharePointu, které byste chtěli používat pro spolupráci s plně vzdálenou nebo hybridní pracovní silou:

1. Správa obsahu

Na SharePointu můžete bez námahy spravovat projektová data, jako jsou dokumenty, soubory, obrázky, návrhové prostředky, telefonní kontakty, e-mailové kontakty a videa. Pro každý soubor na webu SharePoint můžete vytvořit samostatné segmenty.

Můžete přidat vyhledávací program založený na metadatech, aby členové týmu mohli snadno přistupovat k souborům odkudkoli. Uživatelé mohou také přistupovat k souborům z mobilu, protože SharePoint je mobilní aplikace responzivní.

2. Komunikační web

SharePoint můžete použít pro vizuální komunikaci. Například na svém intranetu vytvořte různé komunikační weby pro cílové skupiny, jako jsou členové týmu, klienti, dodavatelé a tak dále.

Nyní můžete jedním kliknutím zveřejňovat aktualizace týkající se projektu, produktu nebo služby na výše uvedené stránky. Komunikační weby na SharePointu můžete použít k publikování řídicích panelů stavu projektu a shromažďování komentářů od vašich klientů.

Weby SharePoint také umožňují snadno přidávat události kalendáře, časové osy a úkoly pro správu projektů.

3. Sdílení a řízení oprávnění

Na SharePointu můžete nastavit různá pravidla a úrovně sdílení. Členové týmu mohou například získat přístup k úpravám, externí spolupracovníci přístup k prohlížení a klienti plnou kontrolu nad webem projektu na SharePointu.

Na webech SharePoint jsou různé ovládací prvky oprávnění, které můžete využít pro snadný přístup k obsahu s odpovídajícím zabezpečením. Můžete si vybrat z možností Úplné ovládání, Návrh, Upravit, Přispívat a Číst.

Produktivní a cenově dostupná spolupráce

Využití všech těchto funkcí pro spolupráci v Microsoft Teams, OneDrive a SharePoint je hračka.

Nyní můžete odkudkoli začít s projektovými úkoly, správou dokumentů, tabulemi v reálném čase a týmovou spoluprací.

9 nejlepších způsobů, jak spravovat svůj tým v Microsoft Teams

S Microsoft Teams si můžete vytvořit plán, organizovat práci a bezproblémově spolupracovat jako vedoucí týmu. Zde je několik tipů, které vám pomohou začít!

Přečtěte si další

O autorovi