Přípravka 1 Nikdy neplánujte schůzku bez účelu. Pokud můžete dosáhnout toho, co potřebujete, pomocí e-mailu nebo poznámky, raději ušetříte čas sobě i svým kolegům. 2 Začněte jedním hlavním akčním bodem, konečným účelem schůzky. Jaký je váš cíl nebo požadovaný výsledek? Proč svoláváte? Co je potřeba udělat? 3 Po stanovení cíle schůzky se trochu zamyslete nad typem schůzky, která by byla nejlepší – individuální? Setkání mezi dvěma malými týmy? Nebo jednoduše vy, vedoucí, mluvíte s několika klíčovými hráči o svém herním plánu? 4 Jakmile se rozhodnete pro své primární zaměření, načrtněte vše, co se musí stát na podporu tohoto výsledku. Zjednodušte plán jako celek na menší akční položky; vše konkrétní, hmatatelné a přiřaditelné do kohorty. 5 Mnoho kanceláří již pracuje na dálku a používá běžné aplikace pro virtuální schůzky, jako je Zoom, Skype nebo Google Meet. Pokud jste vy nebo vaše společnost nováčkem ve světě vzdálených konferenčních prostor, proveďte průzkum a vyberte si nejlepší aplikaci pro virtuální schůzky pro vaše potřeby. 6 Rozhodněte se, jak dlouho by vaše schůzka měla trvat; jako obecné pravidlo by vaše schůzka neměla trvat déle než hodinu. Vytvořte si jednoduchý plán na dobu trvání schůzky, rozdělte si svůj celkový čas do samostatných, definovaných bloků, z nichž každý je věnován něčemu konkrétnímu. 7 V případě schůzky, která skutečně potřebuje více než hodinu, může být vhodná krátká přestávka uprostřed. Naplánujte si pět minut, pokud to bude běh na dlouhou trať. 8 Pokud vaše domácí kancelář nebo pracovní prostor ještě není vybaven pro virtuální schůzku, zajistěte, aby byly věci v původním stavu před dnem vaší schůzky. Světlé, neutrální pozadí a silný zdroj osvětlení vytvářejí profesionální náhledy. 9 Připravte si s předstihem tabulku s programem, na kterou se mohou přítomní při vaší virtuální schůzce odkazovat. Tento list jim pomůže zůstat s vámi, když mluvíte; také vám to pomůže ujasnit si vizi schůzky a uspořádat si vlastní myšlenky. 10 Formální prezentace nebo prezentace v PowerPointu mohou také ušetřit čas, zvláště pokud máte v tomto omezeném časovém rámci k dispozici mnoho faktů, statistik nebo čísel. 11 Pokud lze zdroj sdílet digitálně, je vždy rychlejší poskytnout seznam hypertextových odkazů, dokumentace a reference pro váš tým, než by bylo naučit je vše, co budou potřebovat vědět během schůzky sám. Pokud je vyžadováno obsáhlejší školení, mělo by být naplánováno samostatně a pokud možno ve skupinách. 12 Identifikujte všechny překážky a neznámé, které stále řešíte. V případě potřeby si naplánujte trochu času na otevřenou diskusi. Uveďte několik různých možností, na které se můžete zaměřit, pokud je cesta před vámi nejasná. 13 Vytvořte si kontrolní seznam, na který byste se měli odvolávat, jakmile přednesete svou hru. Měl by to být seznam všeho, co potřebujete svému týmu sdělit, stejně jako vaše akční předměty a vše, co k nim logisticky vede. Toto ustanovení zajišťuje, že se v tuto chvíli na nic nezapomene.
Pozvánky 14 Zhodnoťte svůj seznam úkolů a představte si tým, který musíte postavit, abyste se o něj mohli efektivně a efektivně starat. Kdo se musí zúčastnit? Jaký je důvod zařazení každého účastníka? 15 Pozvěte jen toho, koho potřebujete. I když byste se neměli cítit omezeni na jedno konkrétní číslo, vždy se vyplatí udržovat seznam hostů co nejkratší, aniž byste zapomněli na někoho důležitého. 16 Kdykoli je to možné, pozvěte svůj seznam účastníků s dostatečným předstihem. Schůzky na poslední chvíli jsou v pořádku, když je to nutné nebo v případě nouze; při plánování složitějších, organizovaných projektů by však vaše mysl měla být vždy o několik týdnů napřed. The Day-of 17 Než začnete, vyčistěte svou oblast od potenciálních rušivých vlivů, zvláště pokud ladíte z domova. 18 Předem si dejte oběd nebo rychlou svačinu a mějte vedle sebe sklenici vody. 19 Stejně jako u každého jiného profesního setkání by mělo být vaše vystupování dobře vychované a kancelářské. 20 Kontrola mikrofonu, kamery a Wi-Fi před schůzkou je jedním ze způsobů, jak předejít nešťastnému technickému zádrhelu během představení. Pokud používáte notebook, ujistěte se, že jste zapojeni do zásuvky, nabití šťávou a připraveni na rachot. 21 Vaše webová kamera by se s vámi měla setkat v úrovni očí. Pokuste se vmáčknout okno co nejblíže k oku webové kamery. Chcete, aby váš zdroj byl pohodlný pro sledování pro ty, se kterými se budete setkávat. Pomáhá oční kontakt. 22 Pokud jste nervózní nebo jste se nikdy nezúčastnili online schůzky na dálku, procvičte si předem na kameru, aniž by vás někdo sledoval. Váš úsměv na obrazovce bude pravděpodobně vypadat a cítit se mnohem jinak než váš skutečný; emocí na kameru je dovednost, ale po pár virtuálních schůzkách na to nebudete muset ani myslet. 23 Ztište svůj telefon; vypněte oznámení na ploše a vše, co by mohlo během schůzky vydávat hluk. Je-li to možné, domluvte si chvíli těsně před schůzkou, abyste mohli odpovědět na zprávy na poslední chvíli nebo se přihlásit k čemukoli důležitému, co aktivně sledujete. 24 Měli byste mít po ruce aplikaci na psaní poznámek nebo blok papíru a pero pro rychlé poznámky a úkoly. Měli byste být přítomni, zaujatí a zajímat se o toho, kdo mluví a cokoli se říká. Po dobu 25 Jste-li organizátorem schůzky, řekněte to rychle. Začněte rychle a přesně a řekněte, co je potřeba říci, než se zaměříte na svůj první akční předmět. 26 Je-li to vhodné, možná budete muset pověřit někoho, kdo bude zaznamenávat zápis ze schůzky. Některé typy softwaru pro spolupráci to za vás skutečně dokážou. Dokumentace je nejrychlejší způsob, jak rychle zachytit ty, kteří nejsou přítomni, a udržuje všechny zúčastněné v odpovědnosti za to, co bylo skutečně řečeno a sdíleno. Snažte se to nevynechat, pokud je to možné. 27 V závislosti na velikosti a povaze schůzky mohou být úvody v pořádku. V případě potřeby si na začátku schůzky naplánujte vyhrazený blok času na představení. 28 Přiřazení rolí ke každému akčnímu bodu bude přirozeně jednou z nejdůležitějších součástí každé virtuální schůzky. Opět byste měli vědět, o jaké role se jedná a kdo je bude plnit, ještě před začátkem schůzky. 29 Stanovte si časovou osu a udělejte to vizuálně, je-li to možné. Dejte všem vědět, kdy se příště dotknete základny. Přidělujte termíny inteligentně. Začněte s dostatečným předstihem, aby každý měl více než dost času na úspěch. 30 Minimalizujte bezcílné tlachání, zejména na začátku schůzky. Jakmile získáte určitou dynamiku, obvykle nebudete muset pokračovat v mikromanagementu. 31 Jedním ze způsobů, jak posílit výsledek schůzky, je rychlé shrnutí na konci, zhodnocení každé role a cíle. 32 Před přerušením jednání se ujistěte, že všichni odcházejí od stolu se vším, co potřebují k postupu. Každý by měl znát svou roli a co se od něj bude očekávat, než odstoupí. Počítejte s několika minutami na konci, abyste položili všechny otázky a vyčistili vzduch od všech zmatků. 33 Pokud vám na back-endu zbývá čas a nikdo nic neříká, zavolejte včas. Potvrďte, že jsou všichni na stejné stránce, a pokračujte ve dne. Po 34 Pokud vám byl přidělen úkol vámi nebo nadřízeným, skočte na něj. Okamžitě začněte pracovat na krátkodobých akcích. Začněte plánovat věci dále. 35 Pokud ještě žádný nemáte, může být nový skupinový kalendář jedním z pohodlných způsobů, jak plánovat další schůzky v budoucnu. To bude zvláště užitečné, pokud tento tým bude spolupracovat často, alespoň v dohledné době. 36 Pokud postupujete podle pokynů nebo rozkazů, sledujte všechny problémy, na které narazíte, nebo otázky, které vyvstanou. Nenaléhavé dotazy mohou být obecně zařazeny do seznamu, který můžete průběžně doplňovat. Samozřejmě, pokud jste opravdu uvízli, měli byste se vždy okamžitě natáhnout, abyste se mohli znovu postavit na nohy. 37 Zapamatujte si všechny své „výhry“, dokonce i malé věci, než skutečně dokončíte svůj akční předmět jako celek. Jsou skvělým způsobem, jak sledovat váš pokrok, a mohou poskytnout tolik potřebnou podporu morálky ve chvílích frustrace. 38 Jak vy a vaši kolegové pokročíte, z horizontu se objeví nové cíle a výzvy. Role se budou vyvíjet a objeví se nové cíle – aby bylo vše pohromadě v reálném čase, je nezbytná otevřená komunikace. Když člen týmu uspěje, měl by vědět, co ho čeká dál. Vždy dejte každému něco, co má dělat a kam jít. Budoucnost 39 Sledujte vše. Pokud organizujete své úsilí, vracejte se tak často, jak je to nutné, zvláště pokud se zdá, že někdo má potíže. 40 Přemýšlejte o schůzce ve svůj vlastní čas. Co šlo dobře? Co se vleklo? Zvažte, co vám a vašemu týmu vyhovuje a co ne. V budoucnu udělejte, co můžete, abyste se nedostali do stejných nástrah.
5 aplikací šetřících čas pro lepší schůzky online i offline
Ať už virtuální nebo osobní, můžete svůj čas trávit efektivněji a produktivněji, pokud k organizaci a řízení schůzek použijete ty správné nástroje.
Přihlaste se k odběru našeho newsletteru
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné e-knihy a exkluzivní nabídky!
Chcete-li se přihlásit k odběru, klikněte sem
