Jak napsat návrh projektu

Můžete být zaměstnancem, který chce, aby vedení jednalo podle vašich nápadů, vlastníkem malé firmy, který se snaží pomoci vašemu klientovi určitými způsoby, nebo startupem ochotným získat peníze od investorů.

Jedna věc, kterou musíte v tomto procesu udělat, je napsat návrh projektu, aby byl schválen pro lepší věc. Tak získáte základní zdroje, nástroje nebo rozpočet, abyste svůj nápad přeměnili v něco pozoruhodného.

Pojďme si tedy porozumět, jak napsat návrh projektu, který by se osobám s rozhodovací pravomocí líbil a schválil.

Jaký je ideální formát návrhu projektu?

Než se pustíme do hrubky psaní návrhu projektu, pojďme si nejprve osvětlit jeho definici.

Dokument, který používáte k navržení projektu a vysvětlení jeho cíle, výsledků a plánu krok za krokem k dosažení tohoto cíle, se nazývá návrh projektu.

Zde je formát návrhu projektu, který byste měli dodržovat při jeho předkládání vyšším orgánům.

1. Krycí list

První věc, kterou potřebujete, je krycí list k napsání názvu projektu. Za ním následuje obsah na další stránce, aby se usnadnilo skenování dokumentu.

2. Shrnutí

Druhou věcí na vašem návrhu projektu by mělo být shrnutí. Měli byste zahrnout nejdůležitější body, které by vedení chtělo o vašem projektu vědět. Například:

• Problém, který vyřešíte.
• Vámi navrhované řešení tohoto problému.
• Náčrt vašeho plánu.
• Výsledek tohoto projektu.

Poté vše zabalte do závěru na konci shrnutí.

3. Popis projektu

Toto bude největší část vašeho návrhu projektu, kde budete diskutovat o všem.

Pozadí: V této části mluvíte o projektech, které jste dělali v minulosti, o výsledcích, kterých jste dosáhli, a o tom, proč jste tou správnou osobou nebo týmem pro práci na tomto projektu. Chcete-li zdůraznit svůj názor, můžete přidat, jak můžete aby byl projekt úspěšný na základě lekcí, které jste se naučili z minulých úkolů, na kterých jste pracovali.

Pracovní plán projektu: Zde můžete popsat postup krok za krokem, jak hodláte vyřešit konkrétní problém, který řešíte.

Příbuzný: Nejlepší tipy, jak vaše projektové zprávy vyniknout

Požadavky projektu: V této části popíšete rozpočet, zdroje nebo nástroje, které budete k dokončení projektu potřebovat. Je-li to možné, můžete také popsat, kam půjdou peníze nebo jaké zdroje nebo nástroje budete pro daný úkol potřebovat.

Autorizace/monitorování projektu: Toto je místo, kde popíšete, kdo bude o projektu rozhodovat a jak bude vaše organizace nebo tým vše sledovat.

4. Přílohy

Konečně, toto je místo, kam zahrnout další materiál, který není součástí návrhu. Mohou to být důležitá data nebo jiné podrobnosti, které může management využít, aby zjistil více o vašem projektu a jeho požadavcích.

Jak napsat dobrý návrh projektu

Jakkoli je důležité vědět, jak udělat návrh ve správném formátu se správnými informacemi, musí být také přesvědčivý, aby byl schválen. Zde je několik bodů, které byste měli zvážit, abyste mohli začít s návrhem projektu.

• Než něco napíšete, ujistěte se, že znáte své publikum. Zjistěte, s jakými pojmy rezonují, jaký typ tónu by pro ně byl lepší, a podle toho pak pište věci.
• Zaměřte se na doručení. Ujistěte se, že vše sdělujete přesvědčivě s jasností a jednoduchostí.
• Abyste předešli nejasnostem, nepoužívejte ve formátu svou kreativitu. Místo toho postupujte podle konvenční metody. I když, pokud vám vaše vedení již poskytlo formát, ujistěte se, že jej přísně dodržujete.
• Konečně, upravte a zkorigujte svůj návrh projektu abyste zabránili případným překlepům nebo gramatickým chybám.

Co je sedm částí v návrhu projektu?

Nyní, když jsme probrali, jaký formát byste měli při psaní návrhu projektu dodržovat, a různé způsoby, jak jej učinit přesvědčivým. Pojďme pochopit, jaké části musíte zahrnout do návrhu projektu.

1. Problém

V této části popíšete problém, který řešíte, nebo účel vašeho návrhu projektu.

I když, když to píšete, mějte na paměti, že lidé, které oslovujete, jsou zaneprázdněni. Ujistěte se tedy, že vše prezentujete jasně, stručně a na základě solidních faktů. Pokud je to možné, vyhněte se přidávání svých názorů a navyšování délky sekce.

2. Řešení

V sekci řešení místo toho, abyste uvedli samozřejmé věci, dejte je vyniknout tím, že přesně řekněte, jak budete tento problém řešit a proč uspějete.

Aby to mělo větší dopad, zaměřte se na hledisko těch, kdo rozhodují (nebo svých čtenářů). Přemýšlejte o tom, co si musí myslet při čtení, co by mohli chtít vědět dále nebo jakou otázku mohou položit po přečtení tohoto detailu nebo toho bodu. Na základě toho, co se naučíte, to pak můžete psát dál.

Navíc vše podložte fakty a výzkumy.

3. Cíle

Když řešíte problém nebo se těšíte na dosažení určitých výsledků, zajistíte úspěch stanovením cílů. A to je to, co v této části uděláte – stanovíte si SMART (konkrétní, měřitelné, dosažitelné, realistické a včasné) cíle.

Pamatujte, že vaše cíle musí zdůrazňovat kvalitu vašeho návrhu. Koneckonců, jsou to způsob, jak přesvědčit vaše vedení, že je to proveditelné a může vyřešit problém, který řešíte.

4. Dodávky

Výstupy jsou kritérii úspěšnosti, která popisují managementu, čeho se tímto projektem dosáhne a jak bude úspěšný. Ujistěte se, že je uděláte včas, stejně jako vaše cíle. Například o X % vyšší tržby o letošních prázdninách.

5. Plán a strategie

Poté popíšete, jaký přístup použijete k dosažení cílů a dosažení těchto výstupů. Zahrňte postup krok za krokem a podrobně prodiskutujte strategie, které zde použijete.

Kromě toho ukažte, proč bude tento přístup relevantní a účinný.

6. Rozpočet projektu

Popište cenu celého projektu. Kolik finančních prostředků budete potřebovat, jaké zdroje a nástroje budete potřebovat? Nezapomeňte probrat všechny podrobnosti.

7. Závěr

Nakonec vše zabalte – problém, řešení, vaše nápady, přínosy projektu a vše ostatní v této části. Nezapomeňte zdůraznit fakta, aby byl váš návrh projektu schválen.

Jaké jsou různé typy návrhů projektů?

Formálně vyžádáno

Když váš klient podá písemnou nebo formální žádost o projekt, předložíte formálně vyžádaný návrh. Tento návrh se píše nejsnáze, protože přesně víte, co potenciální zákazník v projektu hledá, co zahrnout a jaký formát zvolit.

Neformálně vyžádáno

Tento návrh projektu je poměrně obtížný, protože na rozdíl od předchozího je zde předložená žádost ústní nebo nutně neformální. Nemáte žádnou specifikaci toho, co dodat, takže možná budete muset udělat průzkum.

Nevyžádaný

Tyto návrhy projektů se píší nejobtížněji. Jsou jako studený pitching. Odešlete je, když najdete klienta, který může potřebovat vyřešit nějaký problém.

Pokud pracujete na tomto typu návrhu projektu, máte před sebou spoustu průzkumu a přesvědčování.

Pokračování

Návrhy pokračovacích projektů jsou psány jako aktualizace již schváleného projektu. Zde zmíníte kroky, rozpočet a každý požadavek a požádáte je, aby schválili pokračování plánu.

Pokud váš klient potřebuje nějaké velké změny v projektu, toto je čas, kdy tuto žádost podají.

Doplňkové

Pokud pracujete na projektu a zjistíte, že možná budete potřebovat více zdrojů, než jste odhadovali, napíšete a odešlete doplňkový návrh projektu. Zahrnuje požadavek na dodatečné zdroje, přesně vysvětluje, proč je potřebujete a jak dlouho bude trvat dokončení projektu.

Obnova

Pokud jste pro klienta úspěšně dokončili některé projekty a nyní chcete další podporu pro jejich pokračování, napíšete návrh projektu obnovy.

Návrh projektu je snazší

Psaní návrhu projektu se může zdát jako zastrašující úkol, ale pokud máte správné informace, bude snazší začít.

A teď, když víte, jak napsat návrh se správným formátem, zahrnutím a kvalitou, abyste získali schválení, jste připraveni! Pokračujte a napište svůj první návrh projektu.

8 nejlepších typů zpráv o řízení projektů, které byste měli znát

Ať už jste projektový manažer nebo člen týmu projektového managementu, musíte vědět o nejběžnějších typech sestav. Tady jsou některé z nich!

Přečtěte si další

O autorovi