Jak propojit data Excelu s prezentací v PowerPointu

Při vytváření prezentace chcete mít vždy k dispozici nejnovější data. Tímto způsobem můžete zajistit, že vaše snímky jsou přesné a odrážejí realitu na zemi.

Jsou však chvíle, kdy musíte vytvořit prezentaci, protože vaši kolegové stále kompilují data. Jak můžete zajistit, aby se jakákoliv změna, kterou provedou ve vaší databázi Excel, projevila ve snímku aplikace PowerPoint?

Zde přichází na řadu funkce Vložit odkaz. Zde je návod, jak jej použít, abyste zajistili, že budete mít ve své prezentaci vždy nejnovější informace o databázi a grafu.

Chcete-li propojit excelovou tabulku s prezentací, musí nejprve existovat. Pokud ji vaši kolegové ještě nevytvořili, můžete vytvořit zástupnou tabulku, kterou můžete vybrat a zkopírovat a poté nechat své spoluhráče aktualizovat její obsah. Jakmile vytvoříte počáteční data, postupujte podle kroků uvedených níže.

1. Vyberte tabulku, kterou chcete zkopírovat do prezentace.
2. Klikněte na kopírovat nebo stiskněte Ctrl + C (Příkaz + C pro uživatele Mac).
3. Otevřeno Microsoft Powerpoint.
instagram viewer
4. Otevřete prezentaci souboru, na které pracujete, pokud ji již máte; v opačném případě klikněte na Prázdná prezentace.
5. Na prázdném snímku přejděte na Pás s domovskou nabídkou.
6. Klikněte na šipka dolů pod vložit ikonu.
7. Vybrat Vložit speciální…
8. V okně Vložit jinak vyberte Vložit odkaz přepínač.
9. Vybrat Objekt listu Microsoft Excel.
10. lis OK.

Po dokončení uvidíte tabulku, kterou jste zkopírovali z Excelu, a objeví se v powerpointové prezentaci.

Chcete-li upravit obsah nebo formátování tabulky, kterou jste přidali, musíte mít přístup ke zdrojovému souboru aplikace Excel. Chcete-li tak učinit, můžete otevřít soubor, kam jste jej uložili; nebo můžete dvakrát kliknout na tabulku a automaticky se otevře zdrojový soubor.

Příbuzný: Jak si uspořádat tabulky v Excelu

Vytvoření dynamického grafu

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak vizualizovat, porovnávat a analyzovat data a trendy, je použití grafů. Pokud však chcete vytvořit graf z propojené tabulky Excel, kterou jste právě vytvořili, musíte to nejprve udělat z jejího zdrojového souboru. Jakmile vytvoříte graf, můžete jej zkopírovat a propojit s vaším souborem PowerPoint. Zde je návod, jak na to.

1. Vyberte graf, který vytvoříte v Excelu.
2. Klikněte na kopírovat nebo stiskněte Ctrl + C (Příkaz + C pro uživatele Mac).
3. Otevřeno Microsoft Powerpoint.
4. Přejděte na snímek, kam chcete umístit graf, který jste právě zkopírovali.
5. Na Domovpás nabídky, klikněte na šipka dolů pod vložit ikonu.
6. V Možnosti vložení, můžete si buď vybrat Použít motiv a data odkazu cíle (L) nebo Zachovat formátování zdroje a data propojení (F). Jedná se o třetí a čtvrtou ikonu. První možnost vám umožní použít motiv, který používáte pro prezentaci, zatímco druhá zachová vzhled a dojem ze zdrojového souboru Excel.
7. Jakmile graf vložíte, můžete jej přesouvat, aby vyhovoval vašim potřebám.

Příbuzný: Jak vytvářet výkonné grafy a grafy v aplikaci Microsoft Excel

Aktualizace vašeho grafu

Bohužel, pokud potřebujete provést změny v grafu, budete muset otevřít jeho zdrojová data v Excelu. Pokud máte přístup k souboru aplikace Excel, můžete změny provádět přímo a měly by se automaticky projevit v grafu aplikace PowerPoint.

Pokud nemáte soubor Excel otevřený, můžete klikněte pravým tlačítkem myši na grafu PowerPoint a poté vyberte Upravit data > Upravit data v Excelu v kontextovém menu. Můžete také vybrat Upravit data > Upravit data otevřete malé okno, pokud potřebujete provést pouze drobné změny.

V případě, že se provedené změny automaticky neprojeví v grafu PowerPoint, můžete jej aktualizovat ručně. Chcete-li tak učinit, klikněte na svůj graf a přejděte na Stuha nabídky návrhu grafua poté klikněte na Obnovit data. Tím se načtou nejnovější informace z propojeného souboru aplikace Excel a aktualizují se informace zobrazené v grafu PowerPoint.

Na rozdíl od vaší excelové datové tabulky nebudou mít žádné změny, které provedete v návrhu grafu v Excelu, vliv na graf v PowerPointu. Z tohoto důvodu musíte před zkopírováním grafu do prezentace dokončit vzhled a dojem z grafu, ze kterého kopírujete, v aplikaci Excel.

Případně můžete provést změny návrhu v grafu PowerPoint nezávisle. To znamená, že můžete změnit vzhled prezentačního grafu, aniž byste ovlivnili graf, který jste zkopírovali z Excelu.

Chcete-li provést tyto změny, klikněte na svůj graf a přejděte na Stuha nabídky návrhu grafu. Můžete si vybrat, jak bude graf vypadat Styly grafů. Pokud si myslíte, že aktuální typ grafu se k vaší prezentaci nehodí, můžete jej dokonce změnit.

Klikněte na Změnit typ grafu otevřete nové okno. Odtud si v levém sloupci můžete vybrat libovolný typ grafu, který se vám líbí.

Příbuzný: Jak vytvořit spojnicový graf v Excelu

Někdy si nemůžete vzpomenout, zda jsou tabulky a grafy ve vaší prezentaci propojeny se souborem aplikace Excel. Nebo se může stát, že jste svá data PowerPoint propojili s tabulkou, ale nepamatujete si, kam jste je uložili.

Můžete přímo zkontrolovat soubor PowerPoint, zda je propojen s nějakým souborem a kde se tyto soubory nacházejí. Chcete-li tak učinit, klikněte na Soubor v pás nabídky. V nabídce na celou obrazovku, která se otevře, přejděte na Info na levém sloupci.

Pod Info okno, na pravá ruka sloupec, přejděte na Související dokumenty. Klikněte na Otevřít umístění souboru abyste viděli, kde jsou propojené soubory uloženy.

Pokud jste přesunuli propojené soubory aplikace Excel, klikněte na Upravit odkazy na soubory. Zobrazí se okno Odkazy zobrazující každý připojený objekt a umístění souboru, který je k němu připojen. V okně máte čtyři možnosti:

• Nyní aktualizovat: Aktualizujte data objektu na nejnovější změny v propojeném souboru.
• Open Source: Otevře propojený soubor Excel.
• Změnit zdroj…: Otevře okno Průzkumníka souborů pro změnu připojeného souboru.
• Přerušit odkaz: Odebere odkaz z vaší prezentace.

Vždy zůstaňte aktuální

Tato šikovná funkce se poprvé objevila v Microsoft Office 2010 a od té doby je dostupná všem uživatelům Office. Kdykoli tedy vytváříte prezentaci na základě neúplných dat, již se nemusíte starat o její ruční aktualizaci v budoucnu.

Zkopírováním informací z Excelu a jejich vložením do prezentace jako propojené položky máte jistotu, že se nejnovější data automaticky aktualizují do souboru PowerPoint.

10 tipů pro PowerPoint pro přípravu profesionální prezentace

Pomocí těchto tipů pro Microsoft PowerPoint se vyhnete běžným chybám, udržíte pozornost publika a vytvoříte profesionální prezentaci.

Přečtěte si další

O autorovi