8 nejlepších způsobů, jak používat Google Workspace Apps pro řízení projektů

Mnoho organizací spoléhá na Google Workspace jako kancelářský balík pro spolupráci. Neuvědomují si však, že stejné aplikace mohou být užitečné také pro řízení projektů.

Pomocí aplikací Google Workspace je můžete využít na maximum a přeskočit nutnost začleňovat další nástroje pro správu projektů. Tento článek podrobně popíše, jak můžete plně využít aplikace Google Workspace pro správu projektů.

1. Spolupráce a sledování projektových úkolů

Většina projektů vyžaduje spolupráci mezi spoluhráči. I když máte distribuovaný tým pracující na projektu, cloudovém aplikace Google Workspace vám může pomoci snadno spolupracovat. Tabulky můžete použít k plánování projektu a vytváření Ganttových diagramů ke správě úkolů a termínů.

Členové týmu musí pravidelně aktualizovat svůj pokrok v tabulce. List tak obsahuje vždy aktuální informace. Může také fungovat jako nástroj pro sledování úkolů nebo času pro tým.

S Kalendářem Google zjistěte informace o volných a aktivních hodinách pro každého člena týmu. Sdílení poznámek se spoluhráči a udržování pořádku pomocí a seznam úkolů je možné pomocí Google Keep.

2. Komunikace v týmu bez námahy

Je samozřejmé, že Gmail je jedním z nejlepších poskytovatelů e-mailových služeb na světě. Pokud používáte Google Workspace, nemusíte dvakrát přemýšlet o zajištění flexibilní a jasné komunikace mezi členy vašeho týmu. Gmail je tu pro usnadnění bezproblémové týmové komunikace.

Můžete vytvořit e-mailový seznam „Skupiny“ a přidat všechny členy týmu do této skupiny. Ke sdílení informací, zdrojů a aktualizací s celým týmem pak můžete používat pouze jednu e-mailovou adresu.

Lidé pracující na více projektech současně mohou označit e-maily související s různými projekty. E-maily s různými štítky tak budou uloženy v samostatných složkách. Důležité e-maily můžete také označit hvězdičkou, abyste je rychle našli.

3. Plánování zdrojů vašeho týmu pro projekt

Pro projektové manažery je často obtížné přidělovat a plánovat úkoly členům týmu pro nový projekt, zatímco jiné projekty probíhají. Pokud používají Google Workspace, aplikace Kalendář jim může nabídnout snadné řešení tohoto problému.

Členové týmu mohou označovat své úkoly a plány ve sdíleném kalendáři. Každý tak bude vědět, kdo je do jakého data obsazen, a podle toho zadá nové úkoly. Týmy jej mohou používat ke sledování termínů a milníků a k získávání připomenutí.

Můžete vytvořit samostatné týmové kalendáře pro sledování dovolených, schůzek a školení.

4. Sdílejte a ukládejte digitální data

Moderní projekty potřebují zabezpečené úložiště souborů a dokumentů obsahujících kritická data. Členové projektu by k nim zároveň měli mít přístup 24/7. Aplikace Disk Google je tu pro ukládání všech souborů, dokumentů, obrázků a videí souvisejících s vaším projektem.

Tato cloudová aplikace pro ukládání souborů může bezpečně ukládat vaše soubory. Pokud v souborech provedete jakékoli změny, okamžitě se synchronizují. K aktualizovanému obsahu tak má přístup každý jiný člen týmu.

Díky ovládacím prvkům sdílení a přístupu na Disku Google bude spolupráce bezproblémová. Můžete například sdílet koncept kopie souboru s klientem ke schválení s oprávněním pouze k zobrazení dokumentu.

Kromě toho můžete vytvořit samostatné sdílené disky pro různé projektové týmy a sdílet je s nimi pro rychlý přístup.

5. Vytvářejte zprávy a prezentace

Hledáte nástroj pro vytváření poutavých a vysvětlujících zpráv? Chcete do těchto přehledů zahrnout různé tabulky a grafy? Tabulky Google jsou aplikace pro vás. Pomáhá vám sdílet jakýkoli typ číselných dat v nejvhodnějším stylu. Umožňuje vám také spolupracovat na sestavě.

Prezentace je další důležitou součástí projektů. The Prezentace Google aplikace je dokonalý nástroj pro tvorbu prezentací Google Workspace. Můžete jej použít ke sdílení své vize, popisu výkonu týmu a vizualizaci důležitých dat.

Při práci na dálku je také možné sdílet prezentace Google Slides během videokonferencí pomocí funkce sdílení obrazovky Google Meet.

6. Převzít projekt online

Sites je aplikace Google Workspace, pomocí které vytváříte vysoce kvalitní weby bez znalosti programování nebo designu. Weby Google můžete použít pro projekt, událost nebo tým.

Weby Google můžete použít jako centrum k ukládání všech dokumentů, aktualizací, časových os, kalendářů a výstupů. Všem členům týmu umožní přístup ke všem informacím souvisejícím s projektem z jednoho místa.

7. Týmové schůzky a konverzace

Týmy pracující na projektu musí být neustále v kontaktu. Kromě e-mailů mohou používat Google Workspace Chat pro rychlé zasílání zpráv a aplikaci pro videohovory Google Meet pro virtuální schůzky.

Kromě přímého zasílání zpráv jednotlivým členům podporuje Google Chat také skupinové konverzace, takže týmy mohou plynule spolupracovat ze vzdálených míst. Při používání chatu můžete také sdílet soubory s ostatními a pracovat na úkolu.

Google Meet podporuje audio i videohovory, takže se se svými kolegy můžete kdykoli spojit. Na schůzce ve službě Google Meet můžete vždy pracovat na dokumentu vedle sebe, což posouvá spolupráci na další úroveň.

Během schůzky můžete také použít aplikaci Keep pro psaní poznámek a zápisů. Tyto poznámky můžete snadno sdílet a připojit k jiným dokumentům.

8. Správa dokumentů a spolupráce

Týmy pracující na projektech musí spravovat řadu dokumentů. Situace se stává problematickou, když potřebují na těchto dokumentech spolupracovat. Ruční distribuce dokumentů a jejich samostatná úprava může narušit výkon týmu a způsobit zpoždění projektu.

Příbuzný: Důvody, proč se projekty zpožďují, a jak se jim vyhnout

Uživatelé Google Workspace mohou ke správě dokumentů vyzkoušet Dokumenty a Tabulky. K těmto dokumentům může přistupovat více lidí a pracovat na nich současně. Bez ohledu na to, jaké změny v dokumentech a tabulkách provedete, budou viditelné v reálném čase.

Je také možné komentovat a nabízet zpětnou vazbu ke stejným dokumentům. Pomocí funkce historie verzí můžete snadno sledovat, kdo a kdy provedl změny v dokumentech.

Snadná správa projektů s Google Workspace

Podniky často používají více aplikací a nástrojů ke správě různých aspektů projektu. Pokud již používáte aplikace Google Workspace, mohou vám také pomoci se správou projektů.

Nyní, když víte, jak používat jeho aplikace ke správě úloh souvisejících s projektem, bude administrace projektů jednodušší. Kromě společnosti Google však existují i ​​další poskytovatelé zařízení pracovního prostoru, které byste mohli chtít zkontrolovat.

6 nejlepších pracovních prostorů, které nepocházejí od Googlu nebo Microsoftu

Microsoft a Google nejsou jediné společnosti, které poskytují vybavení pro pracovní prostory. Zde jsou některé z nejlepších alternativ, které můžete vyzkoušet!

Přečtěte si další

O autorovi