5 efektivních tipů pro správu překrývajících se úloh

Strávili jste tolik času prací na konkrétním úkolu. Když procházíte svou prací, vydechnete úlevou. Čas a úsilí stály za to. S výsledkem jste nemohli být spokojenější.

Ale váš okamžik, kdy se budete cítit dobře, má krátké trvání, protože zjistíte, že někdo jiný z vašeho týmu právě dokončil práci na stejném úkolu. Je to ještě horší, když si uvědomíte, že i váš spoluhráč odvedl dobrou práci. Máte před sebou dvě skvělá díla, ale použít můžete jen jedno. Čas, úsilí a zdroje vynaložené na jeden z nich jsou naprostým plýtváním.

Co jsou překrývající se úkoly?

Překrývající se úlohy jsou úlohy, které se provádějí buď současně, nebo postupně. Obvykle k nim dochází, pokud na jednom projektu pracuje více než jedna osoba, která produkuje více verzí, když je potřeba pouze jedna verze.

Překrývání se netýká výhradně úkolů; vyskytuje se také ve vašich plánech. Můžete nastavit dvě různé schůzky současně. A bohužel se nemůžete rozdělit na dva, abyste byli současně na různých místech. Takže se musíte vzdát jedné ze schůzek.

Proč se úkoly překrývají?

Úkoly se ve výchozím nastavení nepřekrývají. Ve vašich operacích jsou mezery, které umožňují, aby duplikace zůstala bez povšimnutí. A dokud nebudou vyřešeny, úkoly se budou i nadále překrývat, což způsobí plýtvání zdroji.

Pojďme se podívat na některé důvody, proč se úkoly překrývají.

1. Neefektivní pracovní postup

Jak přidělujete úkoly členům týmu? Pokud nemáte správnou strukturu pro delegování úkolů, existuje šance, že stejný úkol zadáte více osobám.

Kruh pokračuje, pokud si spoluhráči vyberou úkoly, na kterých chtějí pracovat, bez křížové kontroly, zda na stejném projektu již nepracuje někdo jiný.

2. Nedostatek týmové spolupráce

Jako vedoucí týmu je vaší odpovědností budovat týmového ducha ve vašem týmu, aby členové mohli spolupracovat na dosažení společného cíle.

Nedostatek spolupráce vytváří šedé zóny. Na jednom úkolu může nezávisle pracovat více lidí, aniž by si toho byli vědomi. I když spolupracují na sekvenčních úkolech, dělají si, co chtějí, aniž by to museli kontrolovat s ostatními spoluhráči.

3. Přetížení práce

Efektivita a pracovní přetížení se špatně mísí. Pokud chcete, aby vám zaměstnanci dali to nejlepší, nedávejte jim příliš mnoho práce.

Když únava nastupuje z pracovního přetížení, pracovní postup má tendenci se měnit. Místo aby se řídili řádným postupem, aby se ujistili, že neduplikují úkol, pokračují s dalším dostupným.

5 nejlepších tipů pro správu překrývajících se úkolů

Mít produktivní tým je o efektivním řízení. Můžete mít stovky zaměstnanců a přesto být neproduktivní, pokud je správně nekoordinujete. Překrývající se úkoly mohou bránit vaší produktivitě, pokud nejsou zaškrtnuté.

Pojďme se podívat, jak na to.

1. Buďte otevření o úkolech

Jednou ze základních hodnot nejsilnějších týmů na pracovišti je transparentnost. Pokud důvěřujete členům svého týmu natolik, že s nimi můžete pracovat, měli byste být otevření ohledně úkolů, které mají dělat.

Každý zaměstnanec by měl mít informace o práci. Položením všech karet na stůl je informuje o úkolech, na kterých pracují a s kým spolupracují. Pokud existuje znalostní nerovnováha o práci, členové týmu mohou pracovat na stejných úkolech, aniž by si toho byli vědomi.

Lidé jsou oprávněni dělat úkoly rychleji, když o nich mají předchozí znalosti. Při rovnováze znalostí bude malý nebo žádný prostor pro překrývání úkolů.

2. Změřte pokrok

Jaký lepší způsob, jak zjistit, jak zaměstnanci plní úkoly, než měřit jejich pokrok? Pokud delegujete úkoly a odejdete, nedivte se, že nebudou provedeny včas nebo efektivně.

Kontrolou toho, jak práce pokračuje, můžete vidět, kdy se úkoly duplikují. Detekce redundance dostatečně včas vám pomůže ji zastavit dříve, než na ni dojde k plýtvání časem a zdroji.

Ruční sledování výkonu zaměstnanců je náročné. Musíte se vzdát svých vlastních povinností a pečlivě sledovat každý jejich krok. Ale díky nástrojům workflow můžete proces automatizovat. V každém okamžiku uvidíte, jak se členové vašeho týmu zabývají svými úkoly. Nástroje jako Asana vám pomůže zvýšit vaši produktivitu a zabránit překrývání úkolů.

3. Kultivujte efektivní komunikaci

Efektivní komunikace zajišťuje, že zprávy jsou předávány jasně a bez rušení, které by měnilo význam.

K překrývání úkolů často dochází kvůli nedostatku informací nebo chybné komunikaci. Když zaměstnanci jasně nerozumí pokynům, které jim jsou dány, pracují na základě toho, co si myslí, že by měli dělat.

Pěstování efektivní komunikace není jen o slovech vyřčených nebo napsaných. S tím souvisí i poskytování správné nástroje pro komunikaci. Pracovní pokyny by měly být předány napříč týmem rychle a bez zpoždění. Když se objeví nový vývoj, nezapomeňte o něm okamžitě informovat členy týmu.

4. Jmenujte vedoucí projektu

V závislosti na velikosti vašeho týmu možná budete potřebovat další ruce, které vám pomohou s dohledem nad úkoly.

Dohlížet na každého není možné, pokud je váš tým velký. Budete potřebovat vedoucí projektu, aby se spojili s vašimi pracovníky na individuální úrovni. Projektový manažer je plně ponořen do úkolů a všímá si, co funguje a co nefunguje.

Pokud má někdo dotazy ohledně svých úkolů, může se snadno zeptat nadřízeného. Je obtížné, aby úkoly byly duplikovány na hodinkách projektového manažera, protože jsou si vědomi všech aspektů projektu.

5. Automatizujte pracovní postup

Je snazší, aby se úkoly překrývaly, když jsou spravovány ručně. Bez ohledu na to, jak opatrně se snažíte být při přidělování a správě úkolů, abyste zabránili duplicitě, věci mohou proklouznout.

Přijetí automatizačních nástrojů pro delegování úkolů zajišťuje, že žádný úkol nebude proveden dvakrát. Jakmile na ní pracuje člen týmu, úloha se označí ze seznamu.

Automatizace je účinná i pro sekvenční úlohy. Systém je nakonfigurován tak, že předchozí úkol je dokončen, než můžete přejít k dalšímu.

Každé úsilí se počítá

Důsledky překrývání úkolů jsou dlouhodobé. Čas a zdroje vynaložené na duplicitní úsilí se mohou navenek zdát nevýznamné. Ale při sestavení v průběhu času si uvědomíte, že jste ztratili tolik.

To, že dva lidé odvedou skvělou práci na dvou verzích úkolu, když vše, co potřebujete, je jediná verze, nedělá žádnou z verzí lepší. Ten druhý mohl vložit všechno to úsilí do jiné činnosti, aby vám dal dvě skvělá díla, která jsou užitečná.

Co je toková teorie? Jak jej použít ke zlepšení vaší produktivity

Chcete být v zóně a zlepšit svou produktivitu? Zde je návod, jak využít teorii toku ke zlepšení vašeho zapojení a zábavy.

Přečtěte si další

O autorovi