Jak překonat přetížení spolupráce na vašem pracovišti

Když se objeví nový projekt, často se stává, že se váš tým sejde a probere, jak jej co nejlépe vyřešit. Pokud se to udělá správným způsobem, může to udělat zázraky pro váš výstup.

Zatímco se však ze všech sil snažíte sklízet plody tohoto typu týmové práce, můžete se nechtěně přehnat a vytvořit problém zvaný „přetížení spolupráce“.

V tomto článku probereme tipy a nástroje, které můžete použít, abyste se vyhnuli přetížení spolupráce.

Co je přetížení spolupráce?

Přetížení kolaborací nastává, když se lidé tak často stýkají s kolegy, že to brání produktivitě a negativně ovlivňuje pohodu zaměstnanců.

Může to být způsobeno několika faktory, jako je příliš mnoho zbytečných schůzek, nadměrné zasílání e-mailů, přístup k několika digitálním nástroje, příliš mnoho lidí, kteří pracují na stejném projektu současně, nebo jsou neustále k dispozici, aby mohli reagovat na dotazy.

Když k tomu dojde, členové týmu mohou být zahlceni a uvízli v komunikačních a rozhodovacích úkolech.

To obvykle vede ke snížení efektivity práce a produktivity. V některých případech se všechny tyto společné úkoly stávají rozptýlením, které brání jednotlivcům dělat práci, kterou musí dokončit sami.

Hranice mezi pracovním a osobním životem se nakonec stírá, protože zaměstnanci jsou nuceni nosit si nedokončenou práci domů, což vede k syndromu vyhoření.

Nesprávné nástroje mohou vést ke zmatku, frustraci a přetížení spolupráce. A naopak, správné nástroje mohou udělat váš tým efektivnější a produktivnější.

Prvním krokem k překonání přetížení spolupráce je výběr správných nástrojů pro danou práci. Ne všechna digitální řešení jsou stvořena stejně a některá se pro konkrétní úkoly hodí lépe než jiná.

Například je jich mnoho důvody, proč používat nástroje pro spolupráci místo e-mailu, včetně úspory času, lepšího přístupu k informacím a zlepšení produktivity, abychom jmenovali alespoň některé.

Když už bylo řečeno, při výběru nástrojů pro spolupráci pro svůj tým si vyberte uživatelsky přívětivé nástroje pro snadné přijetí a nástroje umožňující integraci s jinými aplikacemi, aby spolupracovaly bezproblémově.

Například nástroj pro týmový chat jako Slack může být skvělý pro interní komunikaci mezi kolegy, zatímco nástroj pro správu úkolů jako ásana vám může pomoci sledovat, kdo co dělá a kdy. Obě softwarová řešení se hladce propojují, což vám umožní vyhnout se přepínání kontextu a zlepšit produktivitu týmu a spolupráci.

2. Vytvořte přehledný pracovní postup

Je důležité vytvořit přímočarý pracovní postup, aby na stejném projektu nepracovalo příliš mnoho lidí. Dobře definovaný proces může zabránit zmatkům a zajistit, aby každý znal svou roli a očekávání. To také umožňuje zaměstnancům lépe řídit svůj čas mimo práci.

Asana je pro tuto práci vynikající. Můžete snadno vytvářet úkoly od základu a přidělovat je členům týmu, nebo můžete využít jeden z mnoha šablony.

Pokud se váš tým například běžně zabývá dotazy na zákaznickou podporu, vytvořte šablonu pro jejich zpracování, aby každý pokaždé dodržoval stejný proces. To pomůže snížit únavu z rozhodování a zlepšit kvalitu konečného výsledku. Kromě toho používejte kontrolní seznamy, které členům týmu pomohou udržet si správnou cestu a organizaci, což minimalizuje pravděpodobnost zapomenutí úkolů.

Jasný pracovní postup a dobře definované role jsou nezbytné pro zamezení přetížení spolupráce. Se správnými nástroji a pochopením toho, jak je co nejlépe využít, můžete udržet svůj tým produktivní spolupracovat, aniž byste se cítili přetíženi.

3. Vytvořte centrální úložiště dat

Jedním z praktických způsobů, jak překonat přetížení spolupráce, je nastavení interní wiki centralizovat všechny vaše soubory a informace. Jednotlivci tak budou mít snazší přístup ke všemu, co potřebují, na jednom místě bez nich pokaždé rozptylovat ostatní kolegy nebo procházet několik platforem, abyste našli, co jsou hledat.

Můžete to udělat pomocí nástroje jako je Tettra. Tento nástroj vám umožňuje rychle a snadno vytvářet stránky, přistupovat k nim a sdílet je s vaším týmem. Umožňuje také více uživatelům přistupovat k informacím a přidávat je současně a má robustní vyhledávací funkci pro nalezení toho, co hledáte.

Díky tomu, že jsou všechny relevantní informace na jednom místě, mohou členové týmu snadno najít to, co potřebují, aniž by museli prohledávat více e-mailů. A co víc, integruje se s vaším pracovním prostorem Slack, takže máte vždy ty nejaktuálnější informace na dosah ruky.

4. Využijte výhod asynchronní komunikace

Asynchronní komunikace je skvělý způsob, jak zvýšit produktivitu a snížit přetížení spolupráce. Například místo toho, abyste někoho žádali o okamžitou odpověď e-mailem nebo okamžitou zprávou, když odpověď potřebujete až později, pošlete mu textovou zprávu a požádejte ho, aby odpověděl, až bude mít čas.

Tento typ komunikace může být prospěšný, pokud pracovní doba vašeho kolegy není v souladu s vaší, například když pracujete na dálku v různých časových pásmech. To oběma stranám umožní dokončit svou práci, aniž by se neustále navzájem přerušovali, když nikdo nepotřebuje okamžitou reakci.

Využitím asynchronní komunikace se můžete ušetřit od každodenního přijímání nekonečných oznámení o zasílání zpráv a zároveň si zachovat produktivní týmové interakce po celou dobu. Můžete to posunout dále využití tichých schůzek pro poutavější spolupráci.

5. Poznejte efektivní spolupráci

I když můžete použít výše uvedené techniky, abyste se vyhnuli přetížení spolupráce, je nezbytné rozpoznat efektivní týmovou práci, která povzbudí a motivuje zaměstnance, aby pokračovali ve společné práci.

Můžete to udělat snadno pomocí nástrojů, jako je Bonusově které umožňují manažerům rozpoznat zaměstnance, kdykoli jdou nad rámec společného úkolu. Bonusově se integruje se Slackem, což umožňuje časté a včasné rozpoznání.

Efektivní spolupráce je na dosah

Spolupráce může být v mnoha případech životaschopným řešením, ale přílišné spoléhání na ni může být problematické. Přetížení kolaborací může být na pracovišti skutečnou výzvou.

S těmito tipy se však můžete zbavit zbytečného rušení a zároveň podporovat produktivní interakce na pracovišti. Rozpoznáním známek přetížení spoluprací a přijetím kroků k jejich řešení můžete udržet svůj tým v harmonické spolupráci směrem ke společným cílům.

6 nejlepších bezplatných online nástrojů pro spolupráci pro práci z domova

Online spolupráce s klienty a týmy může být komplikovaná. Při práci z domova používejte tyto spolehlivé bezplatné nástroje.

Přečtěte si další

O autorovi