Co je časový audit a proč je důležitý?

Byl to rušný den v práci. Seděl jsi u svého stolu s očima na počítači. Je zavírací doba. Když se chystáte k odchodu, kontrolujete objem práce, kterou jste vykonali. To, co vidíte, neodpovídá hodinám, které jste vložili. Říkáte si, proč tomu tak je.

Možná jste většinu času strávili interakcí na sociálních sítích místo toho, abyste dělali práci, kterou jste si stanovili.

Tento scénář vysvětluje, kolik lidí tráví čas v práci. Nastavte si jinou cestu provedením časového auditu, abyste svůj čas investovali lépe.

Proč potřebujete provést časový audit?

Časový audit je systematický proces používaný ke kontrole toho, jak trávíte čas. Umožňuje vám efektivně řídit svůj čas k dosažení vašich cílů.

To, jak investujete svůj čas do práce, ovlivňuje vaši produktivitu. Nejvýkonnější lidé jsou ti, kteří svůj čas dobře využívají. Jaký lepší způsob, jak zjistit, jak trávíte čas, než provést časový audit?

Pojďme se podívat na několik důvodů, proč byste měli brát časový audit vážněji.

1. Efektivní řízení času

Pomůže vám k tomu efektivní time management

zlepšit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Omezuje excesy, které vás okrádají o váš čas.

V práci trávíte několik hodin. Ale na konci dne si uvědomíte, že toho nebylo tolik dosaženo. Časový audit vám pomůže zjistit neproduktivní činnosti, kterým trávíte čas.

2. Racionální rozhodování

Časový audit pokládá pevný základ potřebný k přijímání informovaných rozhodnutí k dosažení vašeho cíle. Jste nakloněni spíše racionálním než emocionálním rozhodnutím.

Dosažení obchodních cílů je rychlejší, když k nim připojíte časový rámec. Díky efektivnímu časovému auditu zjistíte, kolik času můžete věnovat svým cílům a pracovat na dosažení některých milníků v určitém období.

3. Časové vědomí a hodnota

Možná investujete svůj čas do neproduktivních činností, aniž byste si to uvědomovali. Pravděpodobně trávíte několik hodin na počítači v práci. Většinu hodin, kdy máte pracovat, ale zůstáváte na Facebooku zaneprázdněni. Na konci dne víte, že jste strávili hodiny u počítače, ale nemáte žádné výsledky, které by se daly ukázat.

Časový audit vám pomůže pochopit nejen důležitost času, ale také to, jak jej investujete. Znalost neproduktivních podniků, které vám berou čas, vám pomůže, abyste se při vytváření svého času počítali s rozvahou.

4. Objektivnost

Provedení časového auditu vám pomůže být objektivní spíše než subjektivní. Sbíráte fakta o tom, jak a kde trávíte čas. Pro toho, kdo je odhodlán zlepšit svou kariéru ve své kariéře nebo zaměstnání, vás to podněcuje k tomu, abyste se stali proaktivními, spíše než reaktivními.

Namísto toho, aby vám čas sežraly neplánované události, vás časový audit motivuje k tomu, abyste si předem vytvořili rozvrh svých aktivit a důsledně ho dodržovali.

Týdenní pracovní plán je efektivní iniciativa pro aktivní využívání času v práci. Poskytuje vám informace o činnostech, kterým se během týdne budete věnovat.

5. Odpovědnost

Správným časovým auditem je odpovědnost policie. Nejen, že vás to vede k odpovědnosti za to, jak trávíte svůj čas, ale také vám dává představu, jak byste mohli svůj čas využít lépe. A pokud to nedodržíte, důsledky se projeví ve všech úkolech, cílech a záměrech, které jste ještě nesplnili.

Zodpovědnost za využití času se hodí, pokud pracujete v týmu. Časový audit vám ukáže, jak každý člen týmu tráví svůj čas.

Provádění efektivního časového auditu znamená sledovat a dokumentovat přesně to, čím denně trávíte čas. Data zaznamenaná z úspěšného časového auditu pomáhají vytvářet budoucí časové grafy a plánované plány.

Existují základní nástroje, které můžete použít k tomu, abyste svůj čas auditování využili na maximum. Tady jsou některé z nich.

1. Deník

Diář je jedním z nejstarších a nejjednodušších nástrojů časového auditu, ale přesto stále účinný. Deníky byly věcí dávno před příchodem počítače a internetu. Pravděpodobně jste měli deník, do kterého jste zaznamenávali události svého života, když jste vyrůstali.

Mlékárny jsou tu stále hodně. Ale místo starých tištěných deníků můžete ke sledování svých aktivit používat elektronické deníky.

Údaje obsažené ve vašem diáři vám pomohou zjistit, jak trávíte čas.

2. Pracovní list auditu času

Pracovní list časového auditu je elektronický dokument, který obsahuje zaznamenaná data, vyhodnocené výsledky a období procesu časového auditu. Pomocí tohoto nástroje můžete snadno identifikovat a vytvářet reference o tom, jak trávíte čas.

Příbuzný: Nejlepší šablony časového rozvrhu pro sledování vašich hodin

3. Software pro sledování času

Díky pokroku v technologii existuje několik nástrojů, které můžete použít sledujte svůj čas a zvyšte svou produktivitu.

Nástroje pro sledování času jako např Apploye jsou efektivní v časovém auditu tím, že sledují aktivity, do kterých se zapojujete online, a ukazují dobu trvání každé aktivity. Na základě vašeho nastavení dostanete upozornění, když trávíte příliš mnoho času na konkrétním webu nebo aplikaci.

Příbuzný: Nejlepší software a aplikace pro sledování času

6 kroků pro efektivní audit času

Lepší využití času přináší obrovský posun ve vašem výkonu v práci. Hodina strávená produktivními úkoly je cennější než 10 hodin strávených frivolními činnostmi. Není divu, že zaměstnanci, kteří investují svůj čas moudře, jsou efektivnější.

Jste připraveni podstoupit časový audit? Zde je několik kroků, které vás provedou.

1. Stanovte si cíl

Proč chcete provést časový audit? Jakkoli se otázka může zdát jednoduchá, může být obtížné na ni odpovědět, zvláště pokud jste o tom nepřemýšleli.

Identifikujte svůj cíl od začátku. Když to pochopíte, pomůže vám to soustředit se na věci, na kterých vám záleží. Na konci auditu budete vědět, jak svá zjištění implementovat.

2. Stanovte konečný termín

Poté, co si stanovíte svůj cíl, stanovte si také konečný termín pro jeho dosažení. V opačném případě by to mohlo trvat příliš dlouho. Všímejte si činností, kterým se ve stanoveném termínu věnujete.

I když chcete mít věci hotové okamžitě, nespěchejte s nimi. Celá podstata auditu bude zmařena, pokud vaše výsledky nebudou přesné. Základním pravidlem je pohybovat se mírným tempem.

3. Plánujte strategicky

Musíte mít podrobný plán, jak hodláte během časového auditu dosáhnout cílů, které jste si stanovili. Tento plán musí být realistický a musí být propojený.

Strategické plánování ve vašem časovém auditu zahrnuje s sebou všechny členy vašeho týmu a poskytnutí potřebných nástrojů a zdrojů pro audit. Efektivní plán vám pomůže eliminovat plýtvání časem a zdroji.

4. Sbírat data

Sběr dat je velmi zásadním krokem v procesu časového auditu. To se provádí shromažďováním záznamů o tom, jak jste až do tohoto okamžiku trávili čas.

Chcete-li se úspěšně přesunout z bodu A do bodu B, musíte porozumět dynamice bodu A a poté použít tyto informace jako vodítko pro přechod do další fáze.

5. Analyzujte shromážděná data

Analýza shromážděných dat vám pomůže identifikovat korelaci mezi tím, kde jste byli a kde jste nyní. Pro váš audit nejsou potřeba všechna shromážděná data.

Musíte odfiltrovat mezery ve vašich datech, protože by mohly změnit přesnost vašeho auditu. Zaměřte se na důležitá data. Taková data by měla být analyzována a kategorizována tak, aby vyhovovala cíli časového auditu.

6. Stanovte si cíle

Cíle vás udrží ve střehu a dávají vám pocit úspěchu. Práce na dosažení vašich cílů auditu času najednou může být ohromující, zvláště když jsou cíle velké.

Rozdělte své cíle na malé cíle, kterých chcete dosáhnout ve stanovených obdobích. Až dosáhnete každého cíle, oslavte se za dobře odvedenou práci. Vaše pozitivní energie z dosažení vašeho cíle vás motivuje k dosažení dalších cílů a přiblíží vás k vašim velkým cílům.

Ať se počítá každá sekunda

Budete se divit, kolika neproduktivním věcem věnujete svůj čas. Časový audit přináší tyto informace do popředí a ukazuje vám činnosti, které plýtvají vaším drahocenným časem.

Čas se neustále pohybuje. Pokud ji ztratíte, nemůžete ji získat zpět. Pokud nějaká činnost nepřidává hodnotu vaší kariéře nebo pracovnímu životu, nezaslouží si vaši pozornost.

Jak splnit termíny a dokončit úkoly včas: 8 tipů

Naučte se, jak dodržet termíny, které jste si sami stanovili, a dokončit věci před termínem. Zde je několik užitečných tipů!

Přečtěte si další

O autorovi