10 nejlepších způsobů, jak mohou administrátoři Office maximálně využít Google Workspace

Administrativní profesionál se musí vypořádat s velkou pracovní zátěží a náročnými plány. Správné aplikace jim však mohou pomoci automatizovat úkoly a zajistit bezproblémové procesy.

Pokud ve své organizaci používáte Google Workspace, můžete pomocí jeho nástrojů plnit běžné povinnosti. Čtěte dále a zjistěte, jak mohou správci používat Google Workspace.

1. Plánujte a organizujte týmové akce

Než zorganizujete cestování pro kolegy, možná budete chtít znát jejich preference ohledně hotelu a letu. Než učiníte konečné rozhodnutí, použijte Formuláře Google k provedení průzkumu ohledně výběru letenek a hotelů.

Příbuzný: Formuláře Google vs. Microsoft Forms: Který z nich byste měli použít?

Při správě událostí na výletech pro tým mohou administrátoři vytvořit skupinový e-mailový seznam v Gmailu tak, že zahrnou všechny účastníky dané události. Ušetří jim to odesílání jednotlivých e-mailů každému účastníkovi. Pošlete jeden e-mail skupině a všichni členové dostanou důležité aktualizace.

Mnoho administrátorů musí pracovat jako asistenti manažera. Ať už potřebujete nosit tento klobouk po omezenou nebo neurčitou dobu, měli byste to dělat s úplným nasazením.

S pomocí nástrojů Google Workspace, jako jsou Gmail, Kontakty a Kalendář, můžete jejich jménem bez problémů korespondovat. Vše, co musíte udělat, je mít na počítači přístup k jejich účtu Google Workspace. Nebo můžete jejich e-mailový účet propojit se svým Gmailem pomocí protokolu IMAP.

3. Uspořádejte korespondenci pomocí filtrované doručené pošty

Dostat stovky e-mailů každý den do vaší schránky může být stresující. Uspořádáním doručené pošty však můžete mít věci uspořádané. Když máte Gmail jako součást Google Workspace, nemusíte používat žádný jiný e-mailový klient.

Gmail vám umožňuje vytvářet štítky pro různé odesílatele, takže příchozí e-maily chodí do samostatných složek. Můžete také nastavit, aby Gmail automaticky označil hvězdičkou, přeposílal nebo smazal jakýkoli konkrétní e-mail, aby vaše doručená pošta zůstala bez zbytečných e-mailů.

4. Snadná správa e-mailů pomocí šablon a podpisů

Opakované psaní stejných e-mailových zpráv může být nudné a otravné. V Gmailu můžete vytvářet šablony pro nejčastěji používané zprávy. Umožňuje vám vytvořit až 50 šablon pro každý účet, takže můžete ušetřit drahocenný čas.

Tuto funkci šablony můžete také využít k uložení více podpisů. Až budete psát e-mail, vyberte si vhodnou šablonu s příslušným podpisem podle toho, koho zastupujete.

5. Okamžitá komunikace s Google Chatem

Ať už se potřebujete spojit se svým šéfem, aniž byste je rušili telefonními hovory, nebo si chcete rychle promluvit se zaměstnancem, okamžitý chat je tou nejlepší volbou. Pomocí chatu Google se jich můžete na cokoliv zeptat a oni vám mohou okamžitě odpovědět.

Ačkoli lidé nemusí být vždy schopni zvednout telefonní hovor, mohou se podívat na otázky, které jste jim položili na chatu. Pokud jsou zaneprázdněni, mohou se vám vrátit ve vhodnou dobu.

6. Vytvořte seznam úkolů a získejte upozornění

Vytvoření seznamu úkolů pro vaše důležité úkoly je povinné, pokud na ně nechcete zapomenout. Se službou Google Workspace není potřeba používat samostatnou aplikaci se seznamem úkolů. Pomocí Google Keep můžete vytvořit seznam úkolů, které chtějí udělat. Tento online nástroj mohou používat během schůzek k pořizování poznámek.

Příbuzný: Jak uspořádat seznamy úkolů pomocí úkolů

Později mohou správci dokument Keep také sdílet s dalšími relevantními stranami. Mohou používat Kalendář Google a přidávat úkoly jako události, aby získali připomenutí úkolů. Kromě toho vám tato aplikace umožňuje přizpůsobit čas pro připomenutí pro každý úkol nebo událost.

7. Koordinovat požadavky na zařízení

Jako správce kanceláře je často obtížné sledovat všechny požadavky zaměstnanců na zařízení. Pomocí Google Forms můžete shromažďovat všechny požadavky na jednom místě. Vytvořte formulář pro požadavky na služby, jako je údržba a stravování.

Sdílejte jej se všemi zaměstnanci, a když jej někdo vyplní, dostanete rychle e-mailové upozornění a adresu. Přístup k datům formulářů můžete poskytnout dalším pracovníkům správce, aby žádosti mohlo podle potřeby nahlížet více lidí.

Správci mohou spravovat žádosti a sledovat dokončené a nevyřízené žádosti pomocí Tabulek Google.

8. 24/7 přístup k souboru odkudkoli

Vaše povinnost jakožto správce kanceláře nemusí být omezena na pevnou pracovní dobu. Vaše organizace může chtít, abyste měli okamžitý přístup k určitému souboru nebo jej sdíleli, a to i mimo pracovní dobu. Nemůžete se tedy spoléhat na osobní počítače, které ukládají důležité kancelářské dokumenty.

Použijte Disk Google k ukládání souborů a dokumentů, abyste k nim měli přístup kdykoli a kdekoli. Umožňuje vám také sdílet dokumenty se svými kolegy.

Ať už přijdete pozdě do kanceláře nebo se potřebujete zkoordinovat s administrátory pracujícími v jiné směně, používání sdíleného disku pro spoluhráče zajistí bezpečný a snadný přístup.

9. Okamžité sdílení souborů a spolupráce

Chcete okamžitě sdílet dokumenty? Vytvořte dokument a tabulku na Google Workspace a okamžitě je sdílejte s tolika lidmi, kolik chcete. Při sdílení můžete přiřadit role, abyste zajistili bezpečnost a integritu souboru.

Aplikace jako Dokumenty Google a Tabulky Google také vám umožní komunikovat přímo z dokumentu. Pokud chcete, aby na souboru v reálném čase pracovalo více správců, nic nemůže být lepší než aplikace Dokumenty, Tabulky a Prezentace Google Workspace.

Tyto aplikace podporují spolupráci a ukazují, který člen týmu provedl změny v dokumentu.

10. Koordinujte dostupnost pro schůzky a školení

Koordinace dostupnosti zaměstnanců na školení a porady by již neměla být problémem. Kalendář nástroje Google Workspace vám umožní zjistit, kdy jsou všichni k dispozici, a naplánovat schůzky.

Správci mohou dokonce vytvářet samostatné kalendáře pro události, schůzky, školení, dovolené pro týmy. Zaměstnanci si tak mohou upravit i své osobní rozvrhy podle událostí uvedených v kalendáři.

Google Workspace pro správce Office

Odpovědností správce kanceláře je koordinovat a dohlížet na vše, co se v organizaci děje. I když si pracovní zátěž může často vybrat daň, používání správných aplikací může správcům usnadnit úkoly.

Společnosti, které již Google Workspace používají, nepotřebují k provádění většiny administrativních úkolů další nástroje. Nyní, když víte, jak používat nástroje Google Workspace, můžete spravovat týmy, i když pracují ze vzdálených míst.

10 nejlepších tipů, jak efektivně řídit vzdálený tým

Je pro vás těžké řídit tým pracující na dálku? Vyzkoušejte tyto nejlepší tipy pro organizovanou vzdálenou správu týmu.

Přečtěte si další

O autorovi