Příliš mnoho tabulek? Udělejte si pořádek pomocí těchto tipů

Tabulky jsou fantastickým nástrojem, který vám pomůže organizovat data a sledovat různé formy informací na pracovišti, zejména s použitím vzorců a sestav. Nadměrné používání tabulek však může být neefektivní a poškodit vaši produktivitu.

Jsou dobré pro některé věci, ale ne nutně pro jiné. Ať už na vás ve vaší práci navalily hory tabulek, nebo jen milujete dobrý datový list, možná je čas podívat se na způsoby, jak je spravovat.

1. Uznejte nadměrné používání tabulky

Jste tu buď proto, že vás už nebaví na vašem pracovišti na všechno používat tabulky, nebo vás baví práce s daty a přemýšlíte, zda se to týká i vás. Ve skutečnosti je dobrým zvykem zamyslet se nad tím, jak používáte software, jako je Microsoft Excel a Tabulky Google, abyste ze své práce mohli vytěžit maximum.

Je užitečné spočítat, kolik tabulek denně nebo týdně používáte. Pokud toto číslo překročí šest, můžete to považovat za známku toho, že můžete pracovat v nevýhodě a způsobit problémy, jako například:

• Potíže s time managementem.
• Neefektivita s procesy.
• Špatná organizace informací.
• Celofiremní komunikační bariéry.

Příbuzný: Tipy pro formátování tabulek Google pro vytváření profesionálně vypadajících tabulek

Identifikace rozsahu, v jakém jsou tabulky používány k informování vaší práce, může otevřít možnosti pro nové, produktivnější způsoby práce. Podívejme se na několik způsobů, jak můžete toto nadměrné používání zvládnout a dosáhnout lepších výsledků v dlouhodobém horizontu.

2. Zjednodušte data sloučením a přepracováním tabulek

Příliš mnoho tabulek je často důvodem, že se nepoužívají intuitivně. Budete vědět, že se to děje, pokud budete muset použít dva samostatné listy pro jednotlivý úkol; například máte jeden na dovolenou za kalendářní rok a jeden na krytí směn.

V tomto konkrétním případě je můžete snadno spojit do jednoho, všezahrnujícího listu. Můžete to udělat tak, že je rozdělíte na různé karty.

Případně můžete obě zahrnout jako tabulky na jeden list a podle následujících kroků automaticky aktualizovat tabulku mezer ve směnách údaji z roční dovolené:

1. Ve vaší druhé tabulce, kde byste zaznamenávali mezery v posunu, zadejte vzorec =IF(vyberte buňku, "mezera", "FULL")
2. Kde výše uvedený vzorec říká Vyberte Buňka, zadejte číslo buňky, která obsahuje data roční dovolené, například B2.
3. Když do vybrané buňky vložíte datum, automaticky se vyplní slovo „GAP“ tam, kde zadáte vzorec.
4. Pokud není žádné datum, automaticky se doplní slovo „FULL“ tam, kde zadáte vzorec.

Tento vzorec lze použít pro cokoli, bez ohledu na hodnotu buňky, a může být užitečným způsobem, jak spravovat podobné části informací mezi tabulkami.

Příbuzný: Jak propojit data Excelu s prezentací v PowerPointu

Kombinace listů a částí dat do jednoho místa snižuje počet souborů požadovaných pro konkrétní úkoly a umožňuje vám efektivněji organizovat vaši práci. Zkontrolujte svůj seznam tabulek a zjistěte, zda by některé z nich nebylo možné zkombinovat, aby byla práce jasná a snadno sledovatelná.

Někdy není možné sloučit tabulky dohromady, protože data spolu přímo nekorelují. U složitějších procesů, které zahrnují více než jednu úlohu, však možná budete stále potřebovat přístup k více listům.

V těchto případech by mohlo být užitečné přidat do svého listu hypertextové odkazy, které vám umožní rychlý přístup k jinému. To také slouží jako užitečná připomínka celého procesu. Pokud například zadáváte data o klientech, můžete zahrnout hypertextový odkaz na list zpětné vazby od klienta.

Příbuzný: Typy Excelových grafů a grafů a kdy je použít

To lze snadno provést v Excelu a Tabulkách Google současným stisknutím CTRL + K na vaší klávesnici. To vyvolá a Hypertextový odkaz okna, kde můžete Vyhledávání pro soubor a název text, který chcete v buňce zobrazit.

Můžete dokonce vytvořit kartu, která obsahuje hypertextové odkazy na všechny vaše další tabulky s informacemi o tom, kdy je použít. To je skvělý nápad, pokud chcete zajistit, že vy a vaši kolegové budete všichni na stejné stránce a budete pracovat se stejnými soubory, nikoli se zastaralými.

4. Zvažte alternativní software

Tabulky umí jen tolik, a pokud trpíte nadměrným používáním, může to být způsobeno tím, že potřebujete speciální software, který tuto zátěž zvládne. Opravdu potřebujete například tabulku roční dovolené, pokud je to pro vás sledováno v HR systému?

Jak se firma rozrůstá, často přeroste tabulkové procesory a začne vyžadovat software pro správu masy informací. ásana je fantastická aplikace pro řízení projektů a je jich spousta alternativy softwaru pro řízení projektů který za vás zvládne manuální pracovní postupy.

Místo abyste se snažili držet krok se stále rostoucími požadavky společnosti, podívejte se na jiné způsoby ukládání a správy informací. Ušetří vám i vašim kolegům čas a zautomatizuje spoustu úkolů, které by běžně vyžadovaly další dohled.

Příbuzný: Ásana vs. Jira: Co je lepší v agilní metodologii?

5. Zkontrolujte své procesy a odstraňte duplicitu

K nadměrnému používání tabulek může dojít v důsledku snahy o organizaci, ale někdy to může zajít příliš daleko. V těchto scénářích můžete ve skutečnosti skončit mikrosprávou sebe nebo svých kolegů, i když to ve skutečnosti zabere čas od důležitých úkolů.

Sledování informací v práci je nezbytné pro hladký chod, ale občas se může stát, že se budete snažit sledovat příliš mnoho nepotřebných věcí. Zamyslete se nad svými aktuálními procesy a zvažte, zda k nim skutečně potřebujete tabulku.

Stejně tak používání tabulkového procesoru k záznamu dat, která jsou již uložena jinde, vytváří zbytečnou duplikaci práce a je vysoce neefektivní. Odložte tyto odpovídající tabulky a pracujte ze zdroje.

Tabulky mohou pracovat proti vám

S výše uvedenými tipy budete mít spoustu způsobů, jak vyčistit složku s tabulkami a začít pracovat efektivněji. Řiďte se svým instinktem, které práce si zaslouží vyhrazená data a které lze spravovat jinak.

Pokud si stále nejste jisti, věnujte v následujících týdnech velkou pozornost tomu, jak budete pracovat. Možná si začnete všímat, kde by bylo možné věci zjednodušit, a můžete vytvořit časově efektivnější a organizovanější digitální prostor.

8 nejlepších způsobů, jak používat Google Workspace Apps pro řízení projektů

Aplikace Google Workspace mohou splnit většinu vašich potřeb projektového řízení. Zde jsou některé z nejlepších způsobů, jak je používat.

Přečtěte si další

O autorovi