Jak napsat profesionální odpověď na e-mail mimo kancelář

Pokud jde o e-maily, může být náročné stanovit profesní hranice. Koneckonců, mnoho společností předpokládá, že pokud máte internet, můžete volně odpovídat na jakékoli zprávy.

Zatímco dříve se očekávalo, že profesionálové budou vždy v pohotovosti, časy se pomalu mění. V dnešní době je stále běžnější, že lidé jsou ve volné dny offline, a to z dobrého důvodu.

Pokud jedete na dovolenou, berete si volno kvůli zdravému rozumu nebo potřebujete být mimo kancelář z jakéhokoli jiného důvodu, zde je několik tipů, jak napsat profesionální e-mailovou odpověď mimo kancelář.

1. Vymazat hlavičku předmětu Mimo kancelář

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak lidem sdělit, že nejste v kanceláři, je změnit záhlaví předmětu odpovědi na e-mail. Namísto pouhého psaní „Mimo kancelář“ můžete také uvést typ dovolené, kterou si berete, pokud vám vyhovuje její sdílení.

Zde je několik příkladů hlaviček předmětu e-mailů mimo kancelář:

• Mimo kancelář – dovolená (25. prosince – 4. ledna)
• [Mimo kancelář] Zdravotní dovolená
instagram viewer
• Mimo kancelář | Otcovská dovolená
• *Mimo kancelář* Nouzová dovolená
• Mimo kancelář (volno na pozůstalé)
• Mimo kancelář | Mateřská dovolená
• Mimo kancelář ~ Práce v terénu
• [Mimo kancelář] Prázdniny (Štědrý den)
• Mimo kancelář – nemocenská
• Mimo kancelář – svatba!

2. Uveďte, jakou dovolenou si berete

Pro některé lidi je běžné předpokládat, že jakýkoli e-mail mimo kancelář slouží pro rekreační účely. Ne vždy to však platí pro všechny.

Někteří lidé také používají e-maily mimo kancelář, když pracují, ale nemají přístup k e-mailu po celý den. Například obchodní zástupci nebo pracovníci v terénu mohou potřebovat cestovat do oblastí bez připojení k internetu.

Kromě toho je také možné, že si berete volno na osobní záležitosti, jako jsou návštěvy nemocnice, pohřby nebo zotavení z nemoci. Díky tomu může být nepříjemné odpovídat na: „Doufám, že jste měli dobrou dovolenou.“

Příbuzný: Způsoby, jak udělat dovolenou zábavnější pomocí technologie

Abyste tomu zabránili, můžete místo toho vložit podrobnosti o dovolené do těla e-mailu. Pokud je vám to nepříjemné, nemusíte být o své situaci upřímní, ale upřímnost vůči svému šéfovi, spoluhráčům nebo klientům vám může pomoci vybudovat empatii.

Například, pokud jste měli autonehodu a potřebujete nějaký čas na zotavení ze zranění, nechte vaše kontakty vědí, že jim pomáhá řídit jejich očekávání ohledně vašeho zpožděného výstupu a očekávaného vrátit se.

3. Vyhněte se zbytečným omluvám

Pro mnoho workoholiků je běžné zahrnout omluvy do e-mailů mimo kancelář, jako například „Omlouvám se, že nemohu odpovědět hned!“ Je však důležité pochopit, že byste se neměli omlouvat za to, že jste si vzali volno v práci, zvláště pokud je to nadobro. důvod.

Místo toho, abyste řekli promiň, můžete místo toho použít několik výrazů:

• "Děkuji, že jste se ozvali!"
• "Děkuji za email."
• "Tento e-mail byl přijat."

Místo omluvy můžete zdvořile potvrdit, že jejich zpráva byla oficiálně přijata. Díky tomu se můžete rozhodnout pro jazyk, který se zaměřuje na poděkování za jejich čas a úsilí.

4. Nezaručujeme datum odpovědi

Pro mnoho lidí může být ohromující vidět obrovské množství nevyřízených e-mailů, jakmile se vrátí do kanceláře po dlouhé nepřítomnosti. Ve skutečnosti se úzkost může dokonce zdvojnásobit, když použijete fráze jako "Odpovím, jakmile se vrátím do kanceláře."

Nejen, že to může přidat spoustu zbytečného tlaku na zaručení odpovědi v první den vašeho návratu, ale také to nastaví nesprávná očekávání pro lidi, kteří se vás snaží kontaktovat.

Příbuzný: Tipy, jak přimět lidi, aby otevřeli a četli vaše e-maily

I když je správné potvrdit přijetí e-mailu, není nutné zaručit okamžitou odpověď na něj. Abyste se vyhnuli přehnanému závazku, když jste schopni odpovědět, je nejlepší držet se široké odpovědi nebo obecného rozsahu.

Zde je několik příkladů vět, které můžete použít:

• Odpovím, až budu po prázdninách k dispozici.
• Odpověď ode mě očekávejte do konce _______.
• Pokud to není naléhavé, očekávejte odpověď do ________.

Pamatujte, že pokud je e-mail kritický, lidé se vám buď pokusí zavolat, nebo vás po nějaké době kontaktují. S tím je důležité umístit nárazníky, aby lidé nedoufali v rychlou odpověď.

U některých rolí je běžné mít záložní kontakty, které převezmou zátěž, když jste pryč. Než však pověříte šéfa, kolegu nebo člena týmu, aby převzal břemeno, když nejste k dispozici, je nezbytné získat souhlas.

Vzhledem k tomu, že mnoho lidí je již zavaleno vlastní prací, může být stresující přebírat povinnosti jiných lidí, i když je to jen na krátkou dobu. Navíc jim nemusí být příjemné poskytovat klientům nebo zákazníkům přístup k určitým e-mailovým adresám nebo osobním telefonním číslům.

Z tohoto důvodu se před přidáním něčích kontaktních údajů do vašeho e-mailu v nepřítomnosti ujistěte, že jste se jich zeptali, zda je to pro vás v pořádku, a jaké podrobnosti jsou spokojeny se sdílením.

6. Vytvářejte různé e-maily mimo kancelář pro interní nebo externí strany

V závislosti na tom, kdo e-mail obdrží, se může množství informací, které budete ochotni sdílet ve své e-mailové odpovědi v nepřítomnosti, lišit. Koneckonců, musíte stále brát opatření na ochranu soukromí, zvláště když jste na dovolené.

I když se například cítíte pohodlně sdílet, kam cestujete, se svými kolegy v kanceláři, možná to nebudete chtít dělat s náhodnými lidmi.

Pomocí systémů pro správu e-mailů můžete nastavit jinou odpověď v nepřítomnosti v závislosti na tom, kdo ji obdrží. Díky tomu můžete lidem poskytnout správné množství kontextu o vaší situaci mimo kancelář.

Vytvářejte lepší pracovní hranice pomocí odpovědí mimo kancelář

Ve světě, kde se od nás očekává, že budeme vždy k dispozici, může e-mail mimo kancelář, který ukazuje hranice, změnit. Tím, že budete důslední ve svém osobním volnu, můžete naučit lidi kolem sebe také hodnotě svého osobního života.

Kromě toho tím, že požádáte ostatní, aby respektovali váš čas, můžete také povzbudit ostatní, aby udělali totéž. I když to nezní jako tak velký problém, může to pro týmy znamenat vše, když jsou v kanceláři nastaveny zdravé standardy.

Jak napsat zprávu Mimo kancelář na LinkedIn

Chcete své síti LinkedIn sdělit, že jste mimo kancelář? Zde je návod, jak napsat zprávu mimo kancelář na LinkedIn.

Přečtěte si další

O autorovi