Výhody a nevýhody používání pouze textové komunikace na virtuálním pracovišti

Textové zprávy jsou trendy v sociálních interakcích a na pracovišti postupně nabývají na síle. Virtuální týmy se vzdalují telefonických hovorů, aby si osvojily pouze textovou komunikaci, aby zlepšily svůj pracovní postup. Ale dosahují požadovaných výsledků?

Podstata komunikace je poražena, pokud zprávy nejsou předávány efektivně. Pokud se chystáte přijmout pouze textovou komunikaci, musíte zvážit pro a proti, abyste věděli, do čeho jdete.

Na konci dne chcete svému týmu poskytnout všechny informace, které potřebuje, aby prosperoval. Přečtěte si, jak diskutujeme o dynamice textové komunikace mezi virtuálními týmy.

Co je textová komunikace?

Pouze textová komunikace je proces komunikace prostřednictvím psaných slov pomocí mobilního zařízení. Zahrnuje SMS, chaty WhatsApp a e-mailovou komunikaci.

Efektivní komunikace zvyšuje motivaci a angažovanost zaměstnanců. Jsou inspirováni k tomu, aby při dosahování organizačních cílů vydali to nejlepší. Pokud je textové zprávy uvedou do takového stavu mysli, je to vítaný vývoj.

Výhody textové komunikace na virtuálním pracovišti

Obliba virtuálního pracoviště v poslední době exponenciálně roste. Organizace se nezabývají tím, že členové týmu jsou fyzicky přítomni v kanceláři, ale jejich schopností vykonávat práci z jakéhokoli místa.

Kromě různých nástrojů interní komunikace pro spolupráci využívají pouze textovou komunikaci, aby ze svých virtuálních týmů vytěžili maximum.

Pouze textová komunikace zlepšuje pracovní tok vzdálených týmů následujícími způsoby:

1. Založte důvěru

Důvěra na pracovišti je klíčová. Usnadňuje efektivitu týmu tím, že vytváří prostředí umožňující spolupráci na virtuálním pracovišti.

Odeslání textu kolegům ukazuje určitou úroveň důvěry v jejich úsudek. To také naznačuje vaši ochotu vyhledat pomoc, sdílet zpětnou vazbu a diskutovat o problémech s kolegy.

Pouze textová komunikace má významný vliv na výkon týmu. Dá se to považovat za hřebík, který drží spolupráci mezi vámi a vašimi zaměstnanci pohromadě.

2. Ušetřete náklady

Jednotlivci a organizace celosvětově hledají levnější ekonomické možnosti. Virtuální práce může být zatěžující kvůli finančním závazkům a nedostatku řádného řízení času vašich každodenních činností.

Textové zprávy jsou levné. Když posíláte zprávy pomocí aplikací, jako je WhatsApp a SMS, abyste své zprávy předávali kolegům, zjistíte, že je to levnější a zabere to méně času.

3. Vytvořte pohodlí

Flexibilní načasování je jedním z tipy pro efektivní správu vzdálených týmů. Posílání SMS zpráv vám dává určitou svobodu, kterou volání neposkytuje. Umožňuje vám odpovídat na přijaté zprávy v čase, který vám nejvíce vyhovuje.

U hovorů jste pod tlakem reagovat v reálném čase. Možná neodpovíte nejlépe. Textové zprávy vám na druhé straně poskytují dostatek času na vytvoření dobře promyšlených odpovědí na přijaté zprávy.

4. Poskytněte soukromí a větší dostupnost

I když se práce rychle stává virtuální záležitostí, musíte mít jistotu svého soukromí. Pouze textová komunikace zajišťuje, že nebude narušeno vaše soukromí.

Hluk na pozadí přerušuje význam zpráv. Je možné, že toho druhého neslyšíte jasně nebo vám uniknou klíčové body jeho sdělení. Textové zprávy způsobují, že hluk nebo špatná kvalita zvuku nejsou pro interakci relevantní.

Jednou z významných výhod textových zpráv je, že jsou přístupné lidem se sluchovým postižením.

Příbuzný: Nejlepší nástroje interní komunikace pro vaše pracoviště

Nevýhody pouze textové komunikace na virtuálním pracovišti

Pouze textová komunikace není bez určitých obav. Když si budete užívat výhod diskutovaných výše, můžete na cestě zaznamenat několik překážek. Pro některé organizace tyto problémy narušují dohody, které znemožňují pouze textovou komunikaci. Podívejme se.

1. Špatná komunikace

Personalizace je důležitá při komunikaci, zejména se spolupracovníky. Mnoho digitálních nástrojů pomáhá virtuálním týmům zůstat ve spojení. Některým z těchto nástrojů však chybí personalizace tradičních osobních interakcí na pracovišti.

Textová komunikace postrádá řeč těla, tón a další neverbální signály, na které se možná budete muset spolehnout pro úspěšný projekt. Absence těchto prvků zvyšuje pravděpodobnost chybné interpretace.

Je také známo, že někteří lidé jsou zdrženliví k používání textových digitálních kanálů kvůli stopám, které zanechává. Díky tomu je velmi nepravděpodobné, že se budou účastnit schůzek nebo volně odpovídat na texty.

2. Špatná interpretace

Při odesílání textových zpráv se může interpretace zprávy příjemcem lišit od záměru odesílatele. Zprávy mohou být snadno nepochopeny nebo vytrženy z kontextu, protože odesílatel není k dispozici, aby na místě objasnil svůj záměr.

Při přidělování úkolů na virtuálním pracovišti by si vedoucí měli dávat pozor na negativa, která se objevují, jako je nedorozumění, domněnky a nepředvídatelné závěry. Když se členové týmu cítí napadeni zprávami, které jim byly zasílány, jakýmkoliv způsobem je zatlačí, což ovlivňuje celkový výkon.

3. Neochota jednat

Pracovní morálka se mezi členy týmu liší. Na virtuálním pracovišti, kde mají vedoucí týmů omezenou schopnost prosazovat pokyny, nemusí někteří zaměstnanci brát pouze textovou komunikaci vážně. Lidé mohou ve virtuálním prostředí ignorovat požadavky na textové zprávy nebo zpožďovat odpovědi.

Definujte základ pro komunikaci mezi členy vašeho týmu. Nastavte časové limity pro odpovědi a odpovědi, aby zprávy nezdržovaly příliš dlouho.

4. Konflikt v generačních preferencích

Použití pouze textu jako prostředku komunikace s virtuálními týmy odhaluje propast mezi tím, jak generace používají různé komunikační nástroje. Zatímco starší generace může mít z komunikace tváří v tvář dobrý pocit, Millennials a Gen Z by raději přijali nebo poslali textovou zprávu. Rozdíl v preferencích může bránit pracovnímu postupu.

Zajistěte jednoduchost své textové komunikace

Mnoho problémů s virtuálními pracovišti pramení z komunikačních překážek kvůli týmům pracujícím na oddělených místech. To vede k nižším úrovním důvěry a vyšším úrovním konfliktů než zaměstnanci spolupracující společně.

Jako vedoucí musíte zůstat ostražití při hodnocení práce členů týmu a poskytování průběžné zpětné vazby k řešení problémů. Skvělý způsob, jak toho dosáhnout, je osvojit si schopnost co nejjednodušší komunikace. Nenechávejte při psaní SMS prostor pro nedorozumění nebo domněnky. Řekněte to co nejjasněji, aby zprávu dostal kdokoli, aniž by si lámal hlavu.

7 tipů a nástrojů pro komunikaci s klienty a týmy v reálném čase

Ať už pracujete na plný úvazek nebo na volné noze, znalost toho, jak komunikovat o záležitostech souvisejících s prací, vám pomůže udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Zjistit více!

Přečtěte si další

O autorovi