Jak sdílet a chránit své Tabulky Google

Tabulky Google jsou výkonný nástroj pro spolupráci s vašimi kolegy. Co když ale potřebujete skrýt citlivé informace v souboru Tabulky Google a zároveň umožnit přístup ostatním uživatelům?

Naštěstí Tabulky Google mají robustní funkce pro sdílení a ochranu osobních údajů, které vám umožňují sdílet konkrétní listy ve vašem souboru, aniž byste ohrozili soukromí ostatních informací.

Zde je návod, jak to udělat.

Jak sdílet svůj soubor Tabulek Google

Pokud plánujete pracovat s více uživateli, měli byste nejprve znát základy sdílení souboru Google Sheet. Chcete-li jej bezpečně sdílet, musíte soubor nejprve uložit. Až to uděláte, postupujte podle níže uvedených kroků.

1. Klikněte na Ikona sdílení v pravém horním rohu obrazovky.
2. A Sdílejte s lidmi a skupinami objeví se okno. Odtud v Přidejte lidi a skupiny zadejte e-mailové adresy lidí, se kterými chcete soubor sdílet.
3. Jakmile zadáte jejich e-mailové adresy, a rozevírací seznam nabídka se objeví hned vedle pole e-mailu. Vybrat Editor aby ho mohli upravovat lidé, se kterými jste soubor sdíleli.
instagram viewer
4. Pro větší zabezpečení klikněte na Ikona nastavení v pravém horním rohu okna Sdílet.
5. Pod Nastavení sdílení s lidmi, určitě odškrtněte Editoři mohou měnit oprávnění a sdílet, a Diváci a komentátoři mohou vidět možnost stahování, tisku a kopírování.
6. Po dokončení klikněte na ikona šipky zpět pro návrat do okna Sdílet s lidmi a skupinami.
7. Pod polem e-mailové adresy klikněte na Informujte lidi zaškrtávacím políčku, abyste zajistili, že do své doručené pošty obdrží oznámení o souboru. Můžete k nim také přidat poznámky nebo pokyny Zpráva pole.
8. Až budete se všemi nastaveními spokojeni, klikněte na Poslat.

To uživatelům umožní zobrazit a upravit soubor Tabulek Google. Zatím byste to však neměli dělat, pokud jste stále nedokončili přípravu souboru.

Příbuzný: Jak chránit heslem a uzamknout své Tabulky Google

Přiřazení editorů pro jednotlivé listy

Jakmile připravíte jednotlivé listy pro různé uživatele, můžete je nyní uzamknout pro přiřazeného uživatele. Tímto způsobem se nemusíte obávat, že by uživatelé zaměňovali zadávaná data pro jiné lidi. Existují kroky k přiřazení jedinečných editorů na list.

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na kartě, kterou chcete sdílet s konkrétní osobou.
2. Klikněte na Chránit list.
3. Volalo se boční okno Chráněné listy a rozsahy otevře.
4. Do volitelného můžete přidat své poznámky k listu Zadejte popis pole.
5. Pod Prostěradlo zkontrolujte, zda je v rozevírací nabídce vybrán správný list.
6. Odtud klikněte na Nastavte oprávnění.
7. The Oprávnění k úpravě rozsahu objeví se. V horní části okna klikněte na Omezte, kdo může upravovat tento rozsah přepínač. Na rozbalovací nabídka v rámci této možnosti vyberte Zvyk.
8. Pokud jste soubor již dříve sdíleli s jinými uživateli, můžete zrušit zaškrtnutí uživatelů, se kterými list sdílet nechcete. V opačném případě můžete přidat nové editory do pole email v dolní části okna.
9. Po dokončení přidávání všech potřebných editorů klikněte na Hotovo.
10. Jakmile Google uloží vaše předvolby sdílení a vy přiřadíte nového editora,Někdo potřebuje přístup k souboru"objeví se okno.
11. Vyber Sdílet s X osobou: Upravit přepínač a poté klikněte na Podíl.

Po dokončení tohoto procesu jste nyní sdíleli konkrétní list s někým jiným.

Nyní, když jste sdíleli některé listy s konkrétními lidmi, možná budete chtít skrýt další listy před všemi ostatními. Tyto listy mohou obsahovat vzorce, poznámky nebo jiné věci, které nechcete, aby viděli. Naštěstí to můžete snadno udělat pomocí níže uvedených pokynů.

1. Klikněte pravým tlačítkem myši kartu, kterou chcete skrýt.
2. Vybrat Chránit list.
3. V Chraňte listy a rozsahy boční okno, ujistěte se, že je vybrán správný list.
4. Klikněte na Nastavte oprávnění.
5. V Oprávnění k úpravě rozsahu okno, klikněte na Omezte, kdo může upravovat tento rozsah přepínač. Poté v rozevírací nabídce vyberte Jen ty.
6. Klikněte na Hotovo.
7. Až budete zpět v souboru tabulky Google, klikněte znovu pravým tlačítkem na kartu, kterou chcete skrýt.
8. Tentokrát klikněte na Skrýt list.
9. List, který chcete skrýt, zmizí ze zobrazení.
10. Pokud chcete list znovu zobrazit, klikněte na ikona nabídky hamburger (hned vedle ikona plus na liště karet listů). Měli byste vidět všechny skryté listy šedě.
11. Klikněte na skrytém listu, který chcete vidět.
12. Skrytý list se znovu objeví na své dřívější pozici v pruhu karet listů. Mohou to však vidět i ostatní uživatelé.
13. Chcete-li jej znovu skrýt, opakujte výše uvedené kroky.

Díky tomu nyní můžete skrýt listy, které nechcete sdílet, aniž byste museli vytvářet jiný soubor Tabulek Google.

Příbuzný: Bláznivé vzorce tabulek Google, které jsou mimořádně užitečné

Odstranění ochrany listu

Někdy můžete chtít odstranit ochranu listu, aby jej viděli všichni ostatní uživatelé. Pokud je tomu tak, je třeba dodržet tyto kroky:

1. V lišta menu, klikněte na Data> Chraňte listy a rozsahy.
2. V Chráněné listy a rozsahy v bočním okně byste měli vidět seznam chráněných položek, které máte.
3. Klikněte na název listu, který chcete odemknout.
4. Po kliknutí na vlastnosti chráněného listu vyberte Ikona koše vedle Pole popisu.
5. Okno se zeptá, Opravdu chcete odstranit tento chráněný rozsah? Vybrat Odstranit.
6. Tabulky Google vás vrátí do hlavního okna tabulky a dříve chráněný list je nyní přístupný všem sdíleným uživatelům.

Sdílejte pouze to, co je nezbytné

Tyto funkce ochrany listů zajišťují, že můžete zachovat integritu svých dat. Tímto způsobem máte jistotu, že pouze určený uživatel má přístup k listům, které potřebujete.

To je také dobré řešení pro pořádek ve vašich souborech. Je to proto, že nemusíte vytvářet samostatné soubory pro sdílení s různými uživateli a výsledky z každého listu můžete snadno propojit s hlavním listem, který můžete skrýt před ostatními uživateli.

Pomocí těchto funkcí Tabulek Google můžete svá data chránit, aniž byste museli platit ani cent.

10 nejlepších rychlých hacků v Tabulkách Google, které jste pravděpodobně nevěděli

Zjistěte, jak můžete Tabulky Google posunout na další úroveň a zvýšit pohodlí ve svém profesním i osobním životě.

Přečtěte si další

O autorovi