Jak používat pouze textovou komunikaci ke zlepšení efektivity virtuální práce

Virtuální týmy nemají možnost komunikovat tváří v tvář jako jejich kolegové v kanceláři. Ke vzájemné komunikaci ze vzdálených míst se spoléhají na různé nástroje.

Kvůli rozdílům v umístění a časových pásmech nejsou telefonní hovory vždy nejlepší. Textové zprávy jsou lepší alternativou, protože členové týmu mohou posílat zprávy kdykoli, aniž by se navzájem obtěžovali. Ale ani textová komunikace není dokonalá. Pokud se neberou v úvahu určité faktory, míjí se dobře.

V tomto článku diskutujeme o tom, jak mohou virtuální týmy efektivněji využívat pouze textovou komunikaci.

Jak psaní textových zpráv zlepšuje komunikační dovednosti

Textové zprávy vnášejí do komunikačního stolu jiný pocit. Textová komunikace zlepšuje komunikaci dvěma hlavními způsoby. Pojďme se na ně podívat.

Textová komunikace zlepšuje komunikaci dvěma hlavními způsoby.

1. Vylepšete dovednosti čtení a psaní

Používání zkratek a emotikonů je trendem v textových zprávách, zejména pro neformální chaty. Tento způsob psaní textových zpráv vás odvádí od používání správné angličtiny.

Když komunikujete se svým šéfem, spolupracovníkem nebo obchodním partnerem, nekomunikujete s nimi tak, jako byste komunikovali se svými přáteli nebo drahou polovičkou. Jste povinni psát ve správné angličtině, což vyžaduje kompletní přečtení a restrukturalizaci. To také pomáhá zachovat formálnější tón v komunikaci.

2. Podporujte jasnou komunikaci

Komunikace pouze pomocí textu také vytváří jasné komunikační dovednosti. Při komunikaci prostřednictvím textu jste nuceni zůstat ve své komunikaci na místě. Vzhledem k tomu, že vaším záměrem jsou obchodní účely, není zde prostor pro přemrštěná slova nebo věty.

7 tipů pro používání pouze textové komunikace pro virtuální práci

Vzhledem k tomu, že textové zprávy jsou životně důležitou součástí práce na dálku, je důležité pochopit, jak ji ještě zefektivnit. Pokud to uděláte nesprávným způsobem, váš tým utrpí komunikační výpadky, které narušují váš pracovní postup. Zde je několik tipů, které vám pomohou učinit vaše zprávy jednoduchými a komplexními.

1. Vyhněte se používání těsnopisu

Bez ohledu na to, jak blízko jste ke svým obchodním partnerům nebo kolegům, komunikace s nimi by neměla být neformální. Používání zbytečných zkratek nebo zkratek ve zprávách vytváří neprofesionální pohled.

Nemusíte být ve svých zprávách extrémně přísní, ale používání zkratek jako „U“ místo „Vy“ v pracovní konverzaci je neetické. Pro většinu lidí, kteří očekávají jednotné a strukturované textové zprávy, by to mohl být zásadní problém.

2. Používejte uzávěry přiměřeně

Velká písmena jsou vhodná pro určité účely psaní. Jedním z nich je použití velkých písmen v celé větě nástrahám, kterým byste se měli při psaní textových zpráv vyhnout. Protože jsme zvyklí číst text malými písmeny, není snadné číst celý text velkými písmeny.

Text s velkými písmeny také dodá vaší zprávě ostrý podtón. Vypadá to, že jste naštvaní nebo křičíte na přijímač. Pokud chcete zveřejňovat příspěvky na sociálních sítích, při psaní textu velkými písmeny budete vypadat jako hledač pozornosti.

3. Dobře načasujte

Pouze textová komunikace vám dává právo odpovědět na zprávu ve vhodnou dobu. Nemělo by to však být na úkor vašeho přijímače.

Je například nevhodné posílat textovou zprávu uprostřed noci nebo v časnou ranní hodinu, pokud vám výslovně neřeknou, že to není problém. Na takovou zprávu byste neměli očekávat rychlou odpověď. Všechny zprávy související s prací je nejlepší posílat během pracovní doby.

4. Vyhněte se dlouhým větám

Nejlépe napsaná gramatika nudí, je-li příliš zdlouhavá bez přerušení odstavců. Pozornost lidí může být nižší než u zlaté rybky. Objemná textová zpráva je může přimět procházet obsahem, místo aby jej četli.

Skimming může způsobit, že ve zprávě vynechají důležité detaily a změní váš záměr jako odesílatele.

5. Emojis používejte pouze v případě potřeby

Emoji nejsou špatné. Ve skutečnosti mají pozitivně ovlivnil způsob, jakým komunikujeme. Emoji vám pomohou vhodně vyjádřit určité emoce.

Při odesílání textu souvisejícího s prací nemusíte zcela eliminovat použití emotikonů ve svém textu. Místo toho byste měli vědět, kdy je vhodné je použít, abyste nevzbudili špatný dojem. Pokud si nejste jisti, kdy je použít, vynechejte je.

6. Nevytvářejte si domněnky

V textových zprávách existuje tendence předpokládat, kdy a jak příjemce na vaši zprávu odpoví. Pokud to uděláte, může to negativně ovlivnit vaši náladu, protože jejich reakce může být úplně jiná.

Bez ohledu na to, jak pozdě váš přijímač odpoví, nikdy nepředpokládejte, co si myslí. Počkejte, až se vám ozvou. Pokud je to naléhavé, můžete poslat připomenutí.

7. Zkontrolujte vaši zprávu

Nespěchejte a stiskněte „odeslat“ bez korektury zprávy. Je velmi snadné si nevšimnout drobných chyb ve svém zápisu, takže si dejte čas na zachycení a opravu pravopisných a gramatických chyb.

Vyřešení problémů způsobených špatně napsanou SMS, chatem nebo e-mailem zabere více času, než jejich vyřešení hned napoprvé. Už vás nebaví ruční korektury zpráv? Gramaticky je v tomto ohledu velmi nápomocný.

3 nejlepší pouze textové komunikační nástroje, které můžete použít

Rostoucí obliba práce na dálku byla v posledních letech svědkem zavedení několika nástrojů pro workflow. Některé z těchto nástrojů odvádějí skvělou práci tím, že dávají virtuálním týmům příležitost prosperovat ve své práci pomocí pouze textové komunikace. Pojďme se na pár z nich podívat.

Slack, primárně aplikace pro zasílání zpráv pro podniky, umožňuje členům týmu scházet se pod jednou střechou pro pracovní účely. Nabízí možnost komunikace jeden na jednoho mezi dvěma členy i skupinovou komunikaci se třemi a více členy.

Pokud pracujete na projektech s několika vybranými lidmi, můžete omezit komunikaci mezi těmito lidmi ve vyhrazeném prostoru zvaném kanály. Členové v místnosti mohou volně komunikovat, aniž by se museli obávat, že ostatní členové týmu přistupují k jejich zprávám.

Microsoft Teams je nástroj pracovních postupů založený na chatu pro obchodní komunikaci. Vhodné pro virtuální týmy, umožňuje členům týmu spolupracovat na úkolech s možností sdílet pracovní soubory a dokumenty.

S ohledem na různé komunikační potřeby virtuálních týmů mohou členové týmu chatovat mezi sebou jednotlivě a také chatovat ve skupině při spolupráci na projektech. Členům týmu lze poskytnout různé úrovně přístupu na základě jejich zapojení do projektů.

Basecamp je online komunikační a workflow nástroj. Dobrá volba pro virtuální týmy, umožňuje týmovou spolupráci pomocí pouze textové komunikace.

Úkoly můžete delegovat na konkrétní pracovníky a komunikovat s nimi individuálně. Ve stejném duchu mohou členové týmu spolupracovat na úkolech a otevřeně komunikovat s každým, kdo je ve smyčce toho, co se děje. Nabízí také připomenutí úkolů, které pohánějí spoluhráče k plnění termínů.

Zaměřte se na důležité informace pomocí textové komunikace

Odpovídání na četné telefonní hovory související s prací vám zabere čas víc, než si myslíte. Nakonec mluvíte o neproduktivních věcech dlouho poté, co byla zpráva předána.

U textové komunikace píšete pouze důležité detaily, které jsou potřeba. Každý dostane informace, které potřebuje, aby byl v práci efektivní. Je zde malý nebo žádný prostor pro nedorozumění, protože slova jsou jasně napsána, aby je všichni viděli.

Výhody a nevýhody používání pouze textové komunikace na virtuálním pracovišti

Jsou nástroje pouze textové komunikace tím správným řešením pro vaše pracoviště? Zde je několik výhod a nevýhod, které je třeba zvážit.

Přečtěte si další

O autorovi