Jak archivovat položky v Notion

Možná jste si všimli, že Notion, na rozdíl od některého jiného softwaru pro správu projektů, neobsahuje možnost archivace. To však neznamená, že to nemůžete udělat.

Ve skutečnosti existuje mnoho způsobů, jak můžete uložit předchozí úkoly a projekty, aniž byste museli přecházet na jiný software. V tomto článku vás provedeme třemi možnostmi, ale nejprve si probereme, proč je archivace důležitá.

Proč můžete chtít archivovat položky v Notion

Někteří rádi zaujmou minimalistický přístup ke správě projektů a úkolů a odstraňují položky, jakmile je dokončí. Jiní rádi drží poznámky ke každému projektu, kterého se kdy dotkli.

Oba přístupy jsou v pořádku. Mnozí by však pravděpodobně souhlasili s tím, že je snazší pracovat se softwarem bez nepořádku.

Na druhou stranu hledat staré poznámky k projektu, abyste si uvědomili, že jste je smazali, není nikdy zábavné. Zde se hodí archivace.

Když archivujete položku, zbavujete se věcí, které již nejsou aktuální, ale stále k nim máte přístup pro případ, že byste je později potřebovali.

Pokud vás zajímá, proč si někdo může chtít ponechat staré informace, předchozí poznámky k projektu a data mohou být velmi užitečné při plánování vašich dalších projektů. Můžete jej také použít k odstraňování problémů, pokud nastane problém, nebo ke sdílení podrobností s ostatními, kteří by mohli mít později dotazy k procesu nebo výsledku.

Příbuzný: Jak začít s myšlenkou: Základní tipy a triky

Vedení záznamů o vaší práci vám navíc může pomoci v dalších oblastech, jako je stanovování cílů, psaní případových studií nebo prezentace vaší práce při kontrole výkonu.

1. Archivujte své položky v Notion odstraněním

Jeden způsob, jak můžete archivovat své položky Představa je smazat je. I když to může znít trvale, vše, co v aplikaci smažete, jde do koše, než se toho rozhodnete nadobro zbavit.

Chcete-li najít položky v koši, otevřete jej kliknutím na ikonu v levém dolním rohu. Objeví se panel, kde můžete použít vyhledávací lištu v horní části nebo procházet seznam a najít to, co hledáte.

Mějte na paměti, že tato metoda může fungovat lépe pro někoho, kdo příliš nearchivuje.

Jednou z hlavních nevýhod této metody je, že položky a stránky bude obtížné najít, pokud jich máte více se stejným názvem. Je to také místo, kam jde všechno, nejen důležité věci, takže pokud si přesně nepamatujete název, budete toho muset hodně probrat.

A co víc, nemůžete přeuspořádat nebo uspořádat svůj odpadkový koš kromě přepínání mezi nimi všechny stránky a na aktuální stránce. Toto je však nejrychlejší způsob archivace položek, pokud hledáte okamžité řešení.

Pokud máte obavy z nechtěného smazání všeho v přihrádce, Notion vám umožňuje smazat pouze jednu položku najednou. Před dokončením akce se vás navíc zeptá, zda jste si jisti.

2. Vytvořte stránku obecného archivu v Notion

Pokud nechcete své položky posílat do koše, můžete vytvořit obecnou archivní stránku, která bude fungovat jako univerzální. To bude obsahovat vše, co si chcete ponechat na později, bez ohledu na téma.

Chcete-li jej vytvořit, klikněte Nová stránka v levém dolním rohu a pojmenujte svůj archiv podle toho. Dále najděte položku nebo stránku, kterou tam chcete odeslat, a vyberte tři tečky, které chcete zobrazit nabídka možností.

Vybrat Přesunout do v nabídce možností a vyberte stránku archivu ze seznamu. Položka zmizí a nyní ji najdete ve svém archivu.

Protože Notion tyto položky neumisťuje za vás, budete je muset přetáhnout tam, kam chcete. Abyste své archivované položky našli rychleji, zkuste na stránku umístit nějaká záhlaví a podle toho je uspořádat.

Pokud to pomůže, můžete své názvy a uvedené stránky barevně odlišit, abyste je našli ještě rychleji. Vše, co musíte udělat, je vybrat jeden nebo vícenásobné podržení klávesy Shift, kliknout pravým tlačítkem, vybrat barvu a vybrat požadovaný odstín ze seznamu.

Mimo jiné rozsáhlé možnosti přizpůsobení Notion důvodů, udělejte z něj jeden z nejlepších. Mějte na paměti, že pokud jde o organizaci vaší stránky, neexistuje nic správného nebo špatného, ​​pokud vám to funguje.

3. Archiv na stránce v Notion

Pokud nějakou stránku hojně používáte, možná budete chtít vytvořit archiv na stránce, který vám pomůže udržet si přehled o starých položkách. Tímto způsobem můžete jednoduše přetáhnout položky, které chcete uložit na později, a všechny budou souviset se stejným tématem.

Chcete-li to provést, umístěte kurzor vedle názvu stránky na postranní panel a vyberte ikonu plus, abyste rychle přidali novou stránku na konec aktuální stránky.

Jinak můžete stisknutím lomítka na klávesnici vyvolat příkazy a přidat novou stránku. Pomocí příkazů se dostanete přímo na novou stránku, takže můžete přidat šablonu nebo jej začněte upravovat.

Nyní vše, co musíte udělat, je přetáhnout položky do archivu tak, že na ně kliknete kurzorem a přetáhnete je přes stránku archivu. Budete vědět, že to půjde dovnitř, když blok stránky zvýrazní jinou barvu.

Podobné jako Přesunout do možnost, věci, které přesunete, nebudou v pořádku, jakmile je vložíte. Je však rychlé uspořádat položky pod záhlaví, kde můžete seskupit podobné projekty.

Příbuzný: Užitečné navigační funkce v Notion, abyste měli pořádek

Další návrhy, jak uspořádat stará data, mohou být abecedně nebo podle data. Můžete to dokonce zkusit seřadit do tabulky místo seznamu. Vše závisí na typu dat, se kterými pracujete, a na tom, co vám nejlépe vyhovuje.

Udržujte si pořádek v pojmech s archivací

Nyní, když máte nějaké možnosti archivace v Notion, je čas začít čistit své stránky – nebo prohrabávat se v koši a hledat důležitá data, která byste možná chtěli uložit jinde. Skrytím projektů a úkolů, které aktuálně nejsou relevantní, budete moci rychleji najít položky, které hledáte, a zároveň omezit rozptylování.

Notion je skvělé místo pro uspořádání všech vašich osobních a pracovních úkolů a projektů díky snadnému přizpůsobení a rozsáhlým funkcím. I když nemá vestavěný archivační systém, jeho všestrannost vám usnadňuje vytvoření vlastního řešení.

Více než 100 klávesových zkratek Notion pro Windows a Mac

Notion je vynikající pracovní prostor typu vše v jednom. Naučte se navigovat a používat jej jako profesionál pomocí těchto šikovných klávesových zkratek.

Přečtěte si další

O autorovi