Jak vést úspěšnou úvodní schůzku projektu

Zahajovací schůzky projektu jsou perfektní příležitostí, jak dostat všechny členy týmu na stejnou vlnu a pracovat na společném cíli. To je důvod, proč by měly být dobře připravené a promyšlené, protože vám pomohou vytěžit maximum z vaší diskuse s klientem.

V tomto článku se podělíme o několik tipů a nástrojů, které vám pomohou uspořádat úspěšné úvodní setkání s vaším týmem.

Co je zahajovací setkání projektu?

Na úvodní schůzce projektu se projektový manažer setká s týmem a někdy i klientem, aby představil cíle projektu, vysvětlil, jak jich bude dosaženo, a zkontroloval role všech. Obvykle se koná na samém začátku nového projektu, i když může být vhodné uspořádat jej později, pokud se objeví nové překážky nebo otázky.

Tento typ schůzky vám pomůže zahájit váš nový projekt na pevných základech tím, že jasně sdělíte, co se očekává, jak se bude měřit pokrok a jaká úskalí vás mohou čekat. Celkově vzato nastavuje kurz hladké spolupráce na projektu se všemi zúčastněnými stranami.

Výhody úvodní schůzky projektu

Jak již bylo zmíněno výše, zahajovací schůzky projektu jsou příležitostí k tomu, aby se všichni seznámili s vizí vašeho projektu a jeho rolemi v něm. Níže jsou uvedeny některé další významné výhody úspěšného úvodního setkání:

• Projekty běží efektivněji, když všichni členové týmu rozumí svým povinnostem.
• Úvodní schůzky vám ukáží, jak daleko je váš tým v pochopení toho, co projekt obnáší. To vám může pomoci identifikovat všechny potenciální problémy, které mohou na cestě nastat.
• Zahajovací schůzky pomáhají budovat vztah mezi vámi a vaším klientem tím, že na začátku procesu dostanou všechny na stejnou úroveň.
• Včasné plánování všeho snižuje pravděpodobnost změn, které mohou způsobit potenciální zpoždění později během projektu.
• Váš klient bude mít příležitost poskytnout cennou zpětnou vazbu a nápady, než půjde příliš daleko do životního cyklu projektu.
• Úspěšná úvodní schůzka projektu zvyšuje pravděpodobnost dodržení rozpočtu a harmonogramu.

5 tipů pro úspěšné zahájení projektu

Při přípravě na úvodní schůzku projektu je třeba provést následující kroky:

1. Vytvořte svou agendu

Váš program dává schůzce jasný směr, kterým se má ubírat, a proto je klíčové si jej vytvořit a distribuovat před úvodní schůzkou. Plánování agendy předem vám pomůže zůstat soustředěný a na úkol.

Můžete použít aplikaci na psaní poznámek jako Evernote vytvořit plán schůzek, ke kterému budou mít přístup všichni členové. Můžete začít od nuly nebo ušetřit čas použitím jednoho z nich šablony schůzek.

Přidejte všechny relevantní podrobnosti o projektu, jakmile zvládnete základy, včetně doby trvání schůzky a předsedy (projektového manažera). Ačkoli to bude záviset na konkrétním projektu, na kterém pracujete, zde je několik obecných nápadů, které je třeba zvážit:

• Pozdravy a představení
• Jasné vysvětlení toho, čeho chcete během úvodní schůzky dosáhnout
• Účel projektu
• Rozsah projektu
• Omezení související s časem a rozpočtem
• Současná známá rizika
• Seznam výstupů
• Otevřená diskuse a otázky.

2. Pozvěte ty správné lidi

V této fázi se chcete zaměřit na pozvání všech klíčových zainteresovaných stran. Nicméně ve vaší dychtivosti rozjet se můžete být v pokušení pozvat každého, kdo má s projektem cokoli, byť jen vzdáleně souvisejícího. To si může vybrat daň na vaší schůzce, protože zvládnutí velkého davu bude náročnější. Měli byste zahrnout pouze členy týmu, kteří mají v projektu určitou roli (a mohou poskytnout cenné informace).

Účastníky schůzky můžete pozvat e-mailem nebo ještě lépe prostřednictvím nástroj interní komunikace jako Slack. Tento nástroj můžete použít k vytvoření kanálu (skupiny), který budete používat ke sdílení programu schůzky a dalších relevantních dokumentů, aby si je každý mohl před schůzkou projít.

3. Udělejte schůzku interaktivní

Udržujte svou úvodní schůzku interaktivní tím, že poskytnete otevřenou platformu pro vyjádření nápadů nebo návrhů. Cílem je zajistit, aby se všichni aktivně účastnili setkání. Zde je několik nápadů, co byste mohli udělat:

• Skupinové brainstormingy: Toto funguje nejlépe, pokud má několik členů týmu podobnou oblast odborných znalostí. Podle brainstorming nápady společně, můžete rychle stavět na vzájemných znalostech a vyvíjet kreativní řešení, která připraví cestu k úspěchu.
• Střídejte se v předsedání schůze: I když je ideální, aby úvodní schůzku usnadnil projektový manažer, můžete střídat předsedy, abyste neztratili pozornost lidí. Umožňuje každému střídat se ve vedení konkrétních aspektů programu schůze nebo při předkládání prezentací, což také může týmu pomoci cítit se více zapojeni do projektu.
• Požádejte o zpětnou vazbu: Kdykoli prezentujete něco nového, zeptejte se účastníků, zda k tomu mají nějaké dotazy, aby si každý na schůzce řekl své. Můžete také využít této příležitosti a objevit další myšlenky nebo obavy, které by mohly mít že nejistoty se v průběhu času nehromadí – primární příčina frustrace mezi lidmi zapojenými do a projekt.

Tyto interaktivní techniky zajistí, že všechny vaše zainteresované strany budou aktivně zapojeny do úvodní schůzky.

4. Vyjasněte si role a odpovědnosti

Za předpokladu, že každý rozumí celému projektu a tomu, jak do něj zapadá, by dalším krokem bylo definovat své role a odpovědnosti. Využijte této příležitosti k zopakování předchozích diskuzí o tom, co od sebe všichni očekávají. Můžete použít online nástroj jako ásana vytvořit kontrolní seznamy, aby každý viděl, za jaké úkoly je odpovědný.

Můžete začít přiřazením úkolů, které je třeba dokončit v dohodnutém termínu, a poté je rozdělit mezi členy týmu. Seřaďte tyto činnosti podle priority, přičemž nejdůležitější úkoly jsou uvedeny jako první. Tímto způsobem můžete zajistit dodržování termínů, aniž byste museli lidi příliš napínat.

5. Přidejte shrnutí schůzek do své interní Wiki

Jakmile je schůzka hotová, přeměňte své poznámky na dobře uspořádaný dokument, abyste si usnadnili budoucí použití. Můžete použít svůj interní wiki jako online úložiště, ke kterému má snadný přístup každý v projektu.

Tímto způsobem můžete vždy odkazovat na poznámky ze schůze, kdykoli se vyskytnou otázky týkající se něčeho, co se týká zahajovacího zasedání. Svou wiki můžete také použít k přidávání aktualizací v průběhu životního cyklu projektu.

Nastavte správný tón pro celý projekt pomocí úvodní schůzky

Úvodní setkání je zásadním krokem v každém projektu, protože udává tón pro celý životní cyklus projektu a vede všechny zúčastněné stejným směrem.

Výše uvedené tipy a nástroje můžete využít k tomu, abyste všechny své zainteresované strany dostali na stejnou stránku a připravili cestu pro produktivní pracovní postup.

6 snadných způsobů, jak zvýšit produktivitu vašich schůzek

Pokud chcete vědět, jak vést úspěšnou týmovou poradu, podívejte se na těchto 6 základních tipů, které byste měli dodržovat.

Přečtěte si další

O autorovi