3 důvody, proč byste měli měřit svou produktivitu

Někdy je snadné mít pocit, že jste toho za den moc nestihli, i když tvrdě pracujete. Možná si však neuvědomujete, kolik toho ve skutečnosti děláte, pokud si neděláte žádné poznámky o tom, jak trávíte svůj produktivní čas.

V tomto článku vás provedeme tím, proč je měření produktivity užitečné, a několik příkladů toho, jak si můžete vytvořit jednoduchý seznam úkolů v různých typech softwaru.

3 důvody, proč byste měli měřit svou produktivitu

Existuje řada důvodů, proč je měření vaší produktivity výhodné. Nejen, že vám pomůže vědět, kde se nacházíte se svými důležitými úkoly, ale také vám pomůže s motivací a celkovou zkušeností s plánováním dne.

Měření vaší produktivity začíná vedením jednoduchého denního seznamu úkolů, který si vytvoříte následující ráno nebo ráno, ale neomezuje se jen na položky, které tam máte. V ideálním případě se budete držet seznamu, který jste si vytvořili, nicméně není neobvyklé, že vás odstrčí nový úkol, na který jste byli upozorněni.

I když nový úkol dokončíte předtím, než ho zařadíte do seznamu úkolů, poznamenejte si ho tam. Získáte tak lepší obrázek o tom, kterým úkolům trávíte čas.

Zde jsou tři důvody, proč je vedení takového seznamu užitečné.

1. Uvidíte, že máte věci hotové

Sepsání seznamu úkolů vám nejen pomůže soustředit se na priority dne, ale budete mít také způsob, jak si při odškrtávání položek dokázat, že věci děláte.

V žádném případě se nejedná o závod o to, kolik toho dokážete odškrtnout. Navíc budete vědět, že jste své důležité úkoly odnesli z cesty – nebo alespoň přispěli k nějakému většímu řešení některých akcí.

Příbuzný: Microsoft To Do vs. Taskade: Který nástroj pro správu úloh je lepší?

Nejen, že se na konci dne budete cítit lépe, ale může vás také motivovat vidět, čeho jste předešlého dne dosáhli, a udržet si tempo.

2. Můžete si stanovit lepší cíle

Každý cíl musí být měřitelný. Pokud však nemáte základní linii, nebudete vědět, kde začít.

Zapisováním úkolů a sledováním toho, čeho jste dosáhli, dáváte své produktivitě měrnou jednotku – počet dokončených úkolů. Pomocí tohoto čísla můžete získat lepší představu o tom, kolik úkolů můžete v průměru udělat za den, což je váš výchozí stav.

Odtud si můžete nastavit realističtější cíl nebo denní počet úkolů a podle potřeby upravit nahoru nebo dolů.

3. Budete vědět, kdy je čas dát si pauzu

Někdy je těžké vědět, kdy odložit práci, projekt nebo studium. Tím, že si každý den dáte stanovený počet úkolů, které musíte splnit, budete vědět, kdy je čas dát si pauzu.

To neznamená, že je musíte splnit všechny. Ve skutečnosti, expert na produktivitu Ivy Lee doporučil, aby skupina vedoucích pracovníků dokončila šest úkolů denně, a ať už neudělali cokoliv, měli se jednoduše přesunout na další den a učinit z toho nejvyšší prioritu.

Příbuzný: Jak optimalizovat svůj seznam úkolů, abyste byli efektivnější

Jeho metoda také nenaučila vedoucí pracovníky, aby neustále doplňovali seznam, jakmile dokončili svých šest denních úkolů. Chcete-li to udělat, bylo by to stejné, jako byste jednou posunout cílovou čáru, než si dovolíte oslavit své vítězství.

Znáte svou pracovní náplň lépe než kdokoli jiný. I když jste ve svém seznamu jen částečně, budete moci lépe odhadnout, zda byste měli tlačit přes jednu další, nebo pokud jste toho udělali dost, a po některých můžete pokračovat tam, kde jste přestali tolik potřebný odpočinek.

Jak rychle změřit produktivitu v softwaru pro zpracování textu

Tento příklad ukazuje Apple Pages. K tomu, abyste mohli začít, však nepotřebujete konkrétní software, jako to udělá jakýkoli textový procesor.

Začněte tím, že vytvoříte nový dokument a podle toho jej pojmenujete. Přidejte datum tučně, aby vyniklo, a své úkoly napište do bodového formuláře.

Při plnění úkolů změňte nějakým způsobem formátování, abyste věděli, že jste je dokončili – například přeškrtnutím textu nebo změnou barvy.

Jakékoli nedokončené úkoly můžete zkopírovat a vložit na začátek seznamu na další den. Můžete také vyjmout a vložit, pokud nechcete vidět nedokončené úkoly, ale může vám pomoci sledujte je také, abyste mohli upravit svůj cíl a zjistěte, jaké typy úkolů můžete najít více náročný.

Pokud zjistíte, že jste úkol přesunuli více než jednou, možná budete muset vymyslet způsob, jak to provést, např. sníst žábu Metoda, kde si vybídnete, abyste nejprve dostali z cesty těžší nebo méně žádoucí úkoly.

Některé příklady měření vaší produktivity v jiném softwaru

1. Představa

Zde je příklad toho, jak by mohl vypadat váš denní seznam úkolů v Notion. Tento seznam používá blok seznamu úkolů Notion, který vám dává políčka, která můžete zaškrtávat, když dokončujete položky. Během toho za vás software položky automaticky škrtá.

2. ClickUp

Můžete také použít jednoduchý seznam v ClickUp, který vám pomůže měřit vaši produktivitu. Seznam v příkladu používá dny v týdnu jako skupiny, a když dokončíte položky, přejdou do kompletní skupinu, abyste stále viděli vše, co jste udělali.

K tomu použijte datum uzavření vám pomůže sledovat, který den jste dokončili položku.

3. Tabulka

Jednoduchá tabulka je dalším způsobem, jak můžete mít přehled o své produktivitě – zamýšlené slovní hříčkou. V tomto příkladu byste použili jeden soubor na celý měsíc. Na každé kartě je uveden týden v daném měsíci a každý sloupec je den v týdnu.

Tabulky jako Tabulky Google nabízejí zaškrtávací políčka, díky kterým bude označování položek hračkou.

Sledujte svou produktivitu

Měření vaší produktivity vám pomůže cítit méně stresu z věcí, které jste nestihli, protože sami sobě ukazujete, že děláte pokroky. Také vám to umožní stanovit si lepší cíle a vědět, kdy je čas si odpočinout.

Naštěstí to nemusí být příliš komplikované a možná již máte software, který potřebujete, abyste mohli začít.

5 způsobů, jak zvýšit produktivitu a udělat více za méně času

Chcete zvýšit svou produktivitu a udělat více za kratší dobu? Zde je několik účinných způsobů, které můžete použít.

Přečtěte si další

O autorovi