Jak si dělat poznámky během schůzek se zoomem jako profík

Ať už se jedná o týmovou schůzku nebo hovor s klientem, schůzky Zoom se staly nezbytnou součástí života každého vzdáleného pracovníka. Většina lidí však po skončení schůzky na diskusi zapomene. Pokud si nebudete pamatovat nejdůležitější body schůzky, budete neefektivní, což může vést k neproduktivitě. Jak si tedy udržet přehled o všech svých online schůzkách?

Zadejte poznámky ke schůzce. I když se nejedná o nový koncept, mnoho lidí nemá zavedený správný systém psaní poznámek, který by jim pomohl držet krok s jejich hovory. Jak si ale dělat poznámky během schůzek Zoom? Pojďme to zjistit.

Zápisky ze schůze vs. Minuty: Jaký je rozdíl?

Většinu času lidé používají poznámky ze schůze a zápisy ze schůze zaměnitelně. Nejsou to však stejné věci a pochopení jejich rozdílů může pomoci zvýšit vaši efektivitu.

Poznámky a zápisy jsou akce, které zaznamenávají podstatné body projednávané na schůzce, ale jsou zaměřeny na různé věci. Poznámky ze schůzky jsou zkrácené informace o nápadech, plánech, cílech, akcích, termínech zmíněných na schůzce. Obsah můžete upravit v závislosti na vašem účelu a záměru.

Na druhou stranu jsou zápisy z jednání formální detaily, které mohou sloužit jako právní dokumentace jednání, do kterých mohou auditoři a soudy nahlížet. Zápisy v podstatě zachycují informace, jako jsou účastníci a nepřítomní schůzky, diskutovaná témata, čas začátku a konce schůzky, přijatá rozhodnutí a další. Na rozdíl od poznámek, které lze měnit, mají zápisy určitou strukturu.

Příbuzný:Nejlepší šablony zápisů z jednání pro profesionály

Jak si dělat poznámky na schůzce se zoomem

Kromě osobního použití mohou poznámky ze schůzek sloužit také jako zdroj, který mohou vaši kolegové použít, zvláště pokud jste ochotni se podělit o své. Vzhledem k tomu, že mají všechny důležité informace prodiskutované na schůzce, může to pomoci zvýšit produktivitu vašeho týmu.

Poznámky ze schůzky by však měly mít strukturu. Jinak je nikdo nepochopí. Zde je návod, jak si můžete dělat poznámky ze schůzek jako profesionál:

1. Seznamte se se základy psaní poznámek

Při psaní poznámek existuje několik témat, která byste měli probrat. Níže jsou uvedeny věci, které byste měli zahrnout:

PŘED SETKÁNÍ: Než schůzka začne, zapište si podrobnosti, které již máte k dispozici, abyste neztráceli čas. Tady jsou:

• Datum a čas: Pomůže vám to dobře organizovat a třídit poznámky.
• Účastníci a typ schůzky: Je to hovor s klientem nebo týmová schůzka? kdo se toho zúčastnil?
• Denní program: Shrnutí toho, o čem schůzka je.
• nápady: Máte něco, o co byste se chtěli během setkání podělit? Zapište si je, ať na ně nezapomenete.

BĚHEM SCHŮZKY: Jakmile schůzka začne, můžete své poznámky zaměřit na důležité věci zmíněné během schůzky, jako například:

• Akční předměty: Pokud se během schůzky projednávají nějaké plány, napište je. Uveďte uvedené podrobnosti, jako jsou zúčastněné osoby, přiřazení a odpovědnosti, časový plán a termín.
• fakta: Jakékoli důležité skutečnosti uvedené během jednání.
• Otázka a odpověď: Zaznamenejte si otázky položené na schůzce a jejich odpovědi, abyste se na ně mohli v případě potřeby odkázat.

Příbuzný: Tipy, jak si dělat lepší poznámky s Microsoft OneNote

2. Nezaznamenávejte vše, co slyšíte

Psaní poznámek není o zachycení všeho, o čem je řeč Zoom setkání. Zapsat si celou schůzku je přístup ze staré školy; profíci to už nedělají. Pokud vyzkoušíte starou metodu, s největší pravděpodobností neuspějete. Je to proto, že celý proces je časově náročný a maří hlavní účel psaní poznámek. Bude to také matoucí vás nebo kohokoli, kdo to bude číst, protože bude obsahovat nadbytečné informace, které jsou zbytečné.

Místo toho zaznamenávejte pouze klíčová slova a úkoly. V podstatě vezmete klíčová slova a vytvoříte shrnutí bodu a všeho, co je s tím potřeba udělat. Můžete se podívat na základy psaní poznámek, aby byly vaše poznámky stručné a snadno srozumitelné.

3. Vytvořte šablonu

Chcete-li celý proces psaní poznámek urychlit, musíte vytvořit šablonu. To vám ušetří čas na přemýšlení o tom, který detail kam. Zároveň nemusíte trávit více času jeho úpravami po schůzce, protože je již naformátován.

Můžete si vytvořit šablonu, která bude vyhovovat vašim potřebám, nebo můžete také použít různé strategie psaní poznámek. Můžete například vyzkoušet metodu kvadrantů a rozdělit své poznámky do čtyř částí: otázky, úkoly, přiřazené a poznámky. Pokud jste vizuální člověk, myšlenková mapa může být ideální šablonou.

Kromě strategií můžete také použít aplikace na psaní poznámek aby bylo pro vás snazší vše organizovat. Některé aplikace již mají šablonu připravenou k použití, takže nemusíte přemýšlet o jejím vytváření nebo hledání.

Příbuzný: Čisté a jednoduché aplikace na psaní poznámek, které fungují offline

4. Definujte svůj cíl

Pokud chcete být úspěšní v psaní poznámek ze schůzek Zoom, nejdůležitější věcí, kterou musíte zvážit, je váš cíl. Zeptejte se sami sebe: Proč si píšete poznámky? Chcete toho využít k tomu, abyste byli efektivní a pokročili ve své kariéře? Píšete si poznámky jako součást své práce? Chcete je sdílet? Děláte to proto, abyste byli více organizovaní? co z toho chceš mít?

Definování cíle pro psaní poznámek vám umožní být více motivováni, abyste to dělali lépe. Pokud víte, čeho chcete dosáhnout, stane se psaní poznámek ze schůzky procházkou růžovým sadem, protože budete mít jasnější představu o tom, jaký je váš požadovaný výsledek. Pamatujte, že vaše poznámky ze schůzek by vám měly pomoci zlepšit se ve vaší kariéře. To není jen něco, co děláte; může vám výrazně pomoci postupovat a stát se v práci mnohem efektivnější.

Je praktické si vždy dělat poznámky během schůzek se zoomem?

Na schůzkách si nemusíte vždy dělat poznámky. Musíte se však naučit odhadnout důležitost každého hovoru, který přijmete. Pokud se například jedná pouze o zarovnání a nejsou uvedeny žádné důležité podrobnosti, můžete poznámky přeskočit a soustředit se na samotný hovor.

Přesto je psaní poznámek základní dovedností, kterou byste se měli naučit, abyste pokročili ve své kariéře. Kromě toho, že pomáhá efektivitě, může vést k lepšímu zadržování, což může zlepšit vaši dlouhodobou paměť. Buduje také odpovědnost a zvyšuje výkon vašich spoluhráčů, což jim umožňuje lépe si uvědomit, co mají dělat. Nakonec dává směr, takže víte, kam zaměřit svou pozornost.

Digitální vs. Papírové poznámky: Které byste měli použít?

Vaše návyky při psaní poznámek mohou být základem vaší produktivity. Rádi chodíte do staré školy s papírovými poznámkami nebo dáváte přednost digitálním aplikacím na psaní poznámek?

Přečtěte si další

O autorovi