5 Časově úsporných výhod používání softwaru pro řízení projektů

Díky týmové práci sen funguje – kromě případů, kdy dojde na nedorozumění. Při projednávání nového projektu může přehnaná komunikace, nedorozumění a nedorozumění zabrat spoustu času.

Pravděpodobně jste strávili nějaký čas hledáním útržků informací nebo souborů, které žijí v našich schránkách, instant messengerech nebo poznámkách ze schůzek a telefonních hovorů.

Pokud umíte komunikovat, můžete mít prospěch z používání softwaru pro řízení projektů. V tomto článku vás provedeme seznamem časově úsporných výhod, které tento typ softwaru nabízí, s příklady od ClickUp, Notion a Asana. I když pracujete sólo, můžete najít nějaké poznatky.

1. Už žádné odesílání a vyhledávání e-mailů

Díky softwaru pro správu projektů můžete upustit od odesílání e-mailů s přiřazením.

Místo toho můžete použít sloupec assignee ve vašem ClickUp projektové desky. To vám umožní přiřadit vlastnictví projektu někomu jinému.

Jakmile přidáte popis projektu, termín dokončení a další podrobnosti, které chcete zahrnout, jednoduše přidejte svého spolupracovníka do tohoto sloupce a on obdrží upozornění nebo to uvidí v úkolu seznam.

Pokud byste chtěli, aby více než jedna osoba převzala vlastnictví projektu, můžete pomocí ClickApps ClickUp povolit sloupec s více příjemci.

Tuto možnost máte možnost povolit při vytváření pracovního prostoru. Pokud jej však potřebujete přidat později, přejděte na svůj profilový avatar v levém dolním rohu a kliknutím na něj vyhledejte Klikněte na Aplikace v nabídce.

Odtud procházejte možnosti a vyhledejte Více zmocněnců, zapněte jej a zaškrtněte u pracovního prostoru, ve kterém jej chcete používat.

Sloupec přiřazený je pro ty, kteří provádějí akci na projektu. Pokud chcete někoho v projektu CC, přidejte jej jako pozorovatele kliknutím na symbol oka v pravém horním rohu karty úkolu.

Příbuzný: Představa vs. Evernote: Který je pro vás ten pravý?

Nyní jsou příjemci a sledující ve smyčce pro pozdější aktualizace, včetně osoby, která úkol vytvořila – a nikdo nemusí procházet e-mail o délce 50 vláken, aby získal podrobnosti.

2. Méně zbytečných schůzek

Pokud jste někdy slyšeli někoho říkat, že schůzka mohla být e-mailem – může to být také stránka v Notion.

Místo toho, abyste se scházeli nebo pořádali brainstorming pro menší projekty a nápady, vytvořte novou stránku a spolupracujte na ní.

Pokud jste v Notionu nováčkem, Týmové úkoly šablona vám pomůže začít. Chcete-li vytvořit novou stránku v pohled na desku této šablony klikněte na tlačítko Přidat ve spodní části sloupce. Pokud preferujete zobrazení seznamu, jednoduše přidejte nový řádek do seznamu.

Než přidáte své spoluhráče, vyplňte vlastnosti, jako je datum dokončení a priorita, a také podrobnosti a nápady, které máte. Zahrňte výzvu pro své spolupracovníky, aby přidali své myšlenky a návrhy, a poté je přidejte jako příjemce.

Tuto vlastnost můžete také nazvat spoluhráči, pokud dáváte přednost něčemu neutrálnějšímu.

Ukázkový obrázek používá popisek, aby vynikl účel stránky. Níže může kdokoli přidávat informace pomocí textu, záhlaví, obrázků, příloh, odkazů a mnoha dalších užitečných příkazů.

Pokud vy nebo váš spolupracovník omylem odstraníte něco smysluplného, ​​můžete si zobrazit předchozí verze stránky kliknutím na ikonu hodin v pravém horním rohu.

3. Není třeba vícekrát vysvětlovat projekt

Nepotřebujete příliš mnoho sloupců nebo vlastností, abyste zajistili, že podrobnosti přiřazení budou jasné a konzistentní. Ve skutečnosti vám pravděpodobně projde používáním pouze příjemce, datum splatnosti a priorita.

Příbuzný: Kreativní způsoby, jak z ásan vytěžit maximum

Než přidáte své spolupracovníky jako přidělené nebo spolupracovníky k úkolu ve správě projektu softwaru, vyplňte informace v každém sloupci a otevřete kartu úkolu nebo stránku a vyplňte popis.

Zde je návod, jak to vypadá pomocí jednoduchého rozvržení bezplatná verze Asana.

Díky jasnému rozvržení a štítkům bude každý vědět, kdo je zmocněnec nebo spolupracovník, jakmile je přidáte. Kromě podrobností budou mít také jasné pokyny, kdy je termín dokončení, úroveň priority úkolu a do kterého projektu nebo sekce úkol přispívá.

4. Vyhýbáte se odpovědi na stejnou otázku při opakování

Pokud někdo požádá o vysvětlení prostřednictvím Slacku nebo e-mailu, ne každý má přístup k odpovědi. Pokud se zeptají v sekci komentářů příslušného úkolu ve vašem softwaru pro správu projektů, uvidí to všichni.

Zde je příklad použití ClickUp.

Na komentářích ClickUp je skvělé, že každý z nich vytvoří nové vlákno. Pokud obdržíte dvě otázky, můžete na ně odpovědět samostatně výběrem odpověď pod komentářem. K otázce můžete také někoho přiřadit, pokud máte pocit, že by mohl mít lepší odpověď.

Veřejná otázka a odpověď by měla zabránit tomu, aby se objevily stejné otázky. Pokud však otázku dostanete znovu a není to rychlá odpověď, můžete svého spolupracovníka nasměrovat správným směrem tím, že je k odpovědi také přiřadíte.

5. Mnohem méně honění druhých za jejich prací nebo hledání souborů

Protože software pro řízení projektů podporuje spolupráci, máte spoustu nástrojů pro komunikaci se svými spolupracovníky. Pokud chcete rychlou aktualizaci stavu, vše, co musíte udělat, je označit je v komentáři – v Notion. Můžete tak učinit pomocí zavináč (@) a vytažením jejich jména do vyhledávacího pole.

Také nebudete muset probírat e-maily nebo žádat své spolupracovníky, aby vám poslali dokument e-mailem, protože je mohou přidat přímo do kopie stránky projektu. Pokud však chcete, aby se dokumenty objevovaly pokaždé na stejném místě, můžete do svého sloupce dokumentu přidat stránka nástěnky projektu.

Sloupec dokumentu dělá zázraky, pokud máte spoluhráče, který je známý tím, že vás žádá o opětovné zaslání souboru pokaždé, když o něm ztratí přehled. Můžete jim laskavě říct, že je to tam na nástěnce projektu, pokud o tom znovu ztratí přehled.

Zvyšte svou produktivitu pomocí softwaru pro správu projektů

Týmová práce je zábava, zvláště když projekt běží hladce. Spravováním úkolů v softwaru pro správu projektů můžete pomoci snížit tření a ušetřit vám i vašim spolupracovníkům spoustu času tím, že budete mít vše uspořádané na jednom místě.

I když pracujete sami, stále budete mít prospěch z toho, že budete vědět, kde najdete všechny podrobnosti a dokumenty, které potřebujete. Jaký software si vyberete, je jen na vás. S mnoha vynikajícími dostupnými možnostmi je více než pravděpodobné, že najdete tu, která bude vyhovovat vám a vašemu týmu.

Notion, ClickUp a Asana jsou skvělé možnosti, pokud hledáte nějaké návrhy, jak začít.

ClickUp vs. Asana: Co je lepší pro projektové řízení?

Existuje mnoho možností pro software pro správu projektů, zde je několik tipů, které vám pomohou vybrat mezi Asanou a ClickUp.

Přečtěte si další

O autorovi