S rozmachem práce z domova se týmy při práci na dálku silně spoléhají na nástroje pro spolupráci. Existuje několik dostupných nástrojů pro správu vzdálených týmů, sledování jejich pokroku, pořádání virtuálních setkání a udržování spojení, které jim pomůže zůstat produktivní.
Stejně tak spolupráce na dokumentech má stejně důležité místo pro efektivní komunikaci. Aby bylo vytváření, sdílení a spolupráce dokumentů efektivnější, zde jsou některé z nejlepších nástrojů pro spolupráci na dokumentech, které byste měli vyzkoušet.
Pro spolupráci na dokumentech jsou nejlepší volbou Dokumenty Google. Pomáhá udržet náskok před hrou spolupráce, aniž by to stálo desetník. Odstraňuje frustraci odesílatele i příjemce tím, že každému dokumentu přiřadí jedinečné odkazy a uživatelům umožňuje bezproblémové sdílení jediným kliknutím.
Funkce sdílení dokumentů Google Docs pro spolupráci umožňuje více uživatelům upravovat stejný dokument, sledovat a přijímat návrhy a sledovat změny synchronizované v reálném čase, abyste měli vždy aktuální informace verze. Kromě toho umožňuje editorům přidávat komentáře a návrhy v reálném čase.
PŘÍBUZNÝ: Jak udělit a omezit oprávnění v Dokumentech Google
Jako vlastník dokumentu si můžete upravit práva na úpravy podle svých potřeb. Můžete přidat lidi, jako jsou redaktoři nebo diváci, pomocí jejich e-mailových adres. Dokument můžete také nastavit na „Pouze prohlížet“ nebo „Omezeno“, aby k němu měli přístup pouze lidé s e-mailovými ID ze stejné domény. Navíc můžete řídit, kdo může sdílet váš dokument s ostatními členy týmu.
Většina lidí se však při používání Dokumentů Google potýká s jedním problémem. Uživatelé si nejsou vědomi možností pozvání a sdílení odkazů v Dokumentech Google. Příjemce si může stáhnout, upravit a odeslat e-mailem přijatý dokument, pokud neví, jak spolupracovat v Dokumentech Google. Proto, pokud to používají poprvé, možná je budete muset trochu vzdělávat.
Notion vám dává úplnou kontrolu nad sdílením dokumentů. S ním můžete snadno ovládat, kdo může upravovat, prohlížet, komentovat nebo sdílet vaše stránky Notion. Dokumenty lze sdílet s jednou osobou nebo s celým týmem najednou.
Ve skupinovém sdílení můžete omezit, kdo má přístup k dokumentům, zda celý tým nebo jen pár členů z celé skupiny. Můžete například umístit své zástupce redaktorů do jedné skupiny a udělit jim přístup k úpravám důvěrných informací jediným kliknutím. Nebo můžete udělit přístup k úpravám několika editorům a přitom dokument sdílet s celou skupinou úprav.
PŘÍBUZNÝ: Základní tipy a triky, jak začít s myšlenkou
Na levém postranním panelu Notion uchovává záznamy o vašich soukromých a sdílených stránkách. V důsledku toho můžete rychle přetahovat stránky z jedné sekce do druhé a zároveň nastavit přístupová oprávnění tak, aby odpovídala těm, která jsou již nastavena v sekci soukromé stránky. Pro vnořené stránky platí stejná přístupová oprávnění, ale později je můžete podle potřeby změnit.
Administrátor má také právo buď změnit oprávnění k dokumentu již sdíleného dokumentu několika členům z pozvané skupiny, nebo někomu odebrat přístup k němu. Pokud si pokazíte oprávnění pro úpravy, stačí stisknout Obnovit. Proto je Notion dobrou volbou pro malé týmy s takovou kontrolou sdílení dokumentů.
Notion se integruje se Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp a mnoha dalšími službami pro snadné sdílení dokumentů. Bezplatný plán přichází s omezeními, jako je počet hostů, které můžete pozvat, a sledování historie. Chcete-li získat maximální výhody, zvažte upgrade na placený plán. Podívejte se na Stránka s cenami pojmu Více podrobností.
Zoho Writer také umožňuje uživatelům bezproblémově sdílet dokumenty pro spolupráci, podobně jako Google Docs. Sdílení dokumentů se svým týmem pro účely recenzí a zároveň jim umožnit komentovat soubory v reálném čase je velmi snadné. Když své návrhy zanecháte v komentářích, váš tým ví, co má upravit, a může rychle jednat.
Během práce můžete dokonce chatovat o svém pokroku. Jako vlastník dokumentu můžete zapnout přepínač sledování změn, takže každá změna provedená v dokumentu od této chvíle bude snadno znovu zkontrolována. Navíc s Zoho Writer můžete také externě sdílet dokumenty se zákazníky, kteří nejsou ve vašem pracovním prostoru.
Dokumenty jsou uloženy v dobře organizované cloudové knihovně a lze je rychle vyhledávat a načítat. Kromě toho můžete Zoho Writer snadno integrovat s aplikacemi jako Google Drive, Dropbox, Evernote a Zoho Mail. Kromě toho má Zoho Writer profesionální rozhraní a nemá strmou křivku učení. Nebudete mít tedy problém si na to zvyknout.
PŘÍBUZNÝ: Zoho Spisovatel vs. Dokumenty Google a Microsoft Word Online: Je čas přejít?
Pokud jde o ceny, Zoho Writer je pro jednotlivce zdarma. Chcete-li si však užít další výhody, jako je další prostor nebo ochrana heslem, budete muset použít jeho placené plány. Zkontrolovat Cenová stránka Zoho Docs Více podrobností.
Některé z užitečných funkcí, které si můžete užít s Zoho Writer, jsou:
- Ukládání dokumentů v reálném čase.
- Uzamčení citlivých dat.
- Asistent psaní s umělou inteligencí.
- Plánování nebo přímé publikování článků na WordPress.
- Funguje i offline.
ClickUp Docs je dalším vysoce účinným nástrojem pro vzdálené sdílení dokumentů. Prostřednictvím úžasného rozhraní pro spolupráci, nabitého funkcemi, může každý v pracovním prostoru spolupracovat, upravovat a pracovat na úkolech současně.
Umožňuje společné úpravy ve stylu Dokumentů Google. Když někdo upravuje dokument, můžete vidět pohyb kurzoru, přičemž jeho jméno je zobrazeno nad kurzorem. Kliknutím na žlutou ikonu dalekohledu můžete také vidět, kdo si prohlíží vaši práci.
Změny v reálném čase jsou navíc synchronizovány na všech zařízeních, aby bylo zajištěno, že každý člen týmu bude mít přístup k nejnovější verzi dokumentu. Při sdílení dokumentů se svým týmem budete mít možnost zachovat některé dokumenty soukromé, zatímco jiné jsou přístupné všem.
Navíc tím, že budete chránit své dokumenty, můžete konkrétním členům týmu zabránit v přístupu k těmto dokumentům, aniž by od vás požadovali povolení. Nesting je další z unikátních funkcí ClickUp. Umožňuje seskupit stránky v dokumentu a pomocí funkce Vztahy můžete v dokumentu propojit související stránky.
Svou práci můžete také importovat z jiných aplikací, včetně Evernote, Dokumentů Google a dokonce dokumentů Microsoft Word. Pokud hledáte vysoce citlivý nástroj pro spolupráci na dokumentech, měli byste ClickUp vyzkoušet.
Platforma Dropbox Paper je další pokročilou možností spolupráce na dokumentech dostupnou vzdáleným týmům. S ním můžete bez problémů sdílet dokumenty se členy týmu a zároveň jim umožnit přístup k dokumentu prostřednictvím e-mailových adres.
Přidělování úkolů členům týmu pomocí pouhých několika kliknutí a okamžité vytvoření termínu hned vedle toho udrží všechny v obraze. Kromě toho můžete plánovat schůzky propojením událostí kalendáře ve sdíleném dokumentu.
PŘÍBUZNÝ: Vyzkoušejte tyto nejlepší vlastnosti papíru Dropbox
Jako spolupracovník můžete rychle zjistit, které úkoly vám byly přiděleny podle dokumentu nebo dokumentu, a procházet úkoly přiřazené ostatním a ty, které již byly dokončeny. Na rozdíl od Google Docs navíc Dropbox Paper podporuje sdílení multimediálních souborů, díky čemuž je spolupráce atraktivnější.
Kromě toho vám Dropbox Paper umožňuje importovat dokumenty Microsoft Word, Excel a PowerPoint a propojit dokumenty Google Docs, Sheets a Slides. Pokud tedy hledáte pro svůj tým nástroj pro spolupráci s bohatými funkcemi, vyzkoušejte Dropbox Paper.
Posuňte svou spolupráci na dokumentech na další úroveň
Dokument Collaboration existuje již desítky let. Vyzkoušejte nástroje v seznamu, aby se spolupráce na dokumentech s vaším týmem posunula na vyšší úroveň. Chcete-li určit, který nástroj je pro tým nejlepší, musíte jej nechat spustit a vybrat řešení, které odpovídá požadavkům týmu.
Máte členy týmu v různých částech světa? Domluvit důležitou schůzku by bylo nepochybně náročné, pokud byste neznali časové pásmo. Pokud ano, měli byste se podívat na převodníky časových pásem, abyste si usnadnili práci.
Potřebujete pracovat s lidmi z jiného časového pásma? Použijte nástroje pro převod časových pásem pro včasnou spolupráci.
Přečtěte si další
- Produktivita
- Nástroje pro spolupráci
- Digitální dokument
- Správa úkolů
- Práce na dálku
Shan Abdul je absolventem inženýrství. Po dokončení studia a MS začal svou kariéru jako spisovatel na volné noze. Píše o používání různých nástrojů a softwaru, které lidem pomáhají být produktivnější jako student nebo profesionál. Ve svém volném čase rád sleduje videa na Youtube o produktivitě.
Přihlaste se k odběru našeho newsletteru
Připojte se k našemu zpravodaji a získejte technické tipy, recenze, bezplatné e-knihy a exkluzivní nabídky!
Chcete-li se přihlásit k odběru, klikněte sem
