Jak nastínit pracovní postup v Notion

Ať už jde o kreativitu, stavbu, administrativu nebo něco jiného, ​​často se v jakémkoli pracovním prostředí setkáte s opakujícími se úkoly. Vytvoření zavedeného pracovního postupu vám a vašim spolupracovníkům pomůže dostat se do rytmu, zvláště když zařazujete někoho nového.

V tomto článku vás provedeme nastíněním pracovního postupu v Notion, abyste vy a váš tým věděli o stavu a krocích každého úkolu, na kterém pracujete.

Výhody nastínění pracovního postupu v konceptu

Uspořádání pracovního postupu v Notion pomůže vašemu týmu vizualizovat a zapamatovat si kroky, které musí udělat, když zahájíte nebo dokončíte úkol. Všem to také pomůže zjistit, v jaké fázi se konkrétní úkol nachází.

Pokud je například psaní příspěvků na blogu opakovaným úkolem, můžete tvůrčí proces rozdělit do čtyř kroků: vytváření konceptů, úpravy, obrázky a nahrávání. Když autoři ve vašem týmu dokončí návrh, mohou svou část úkolu označit jako dokončenou na nástěnce a nastavit osobu odpovědnou za úpravy jako příjemce.

I když pracujete sami, je to skvělý způsob, jak sledovat svůj pokrok, protože budete mít podrobnější přehled o své pracovní zátěži. Pomáhá také rozdělit objemnější úkoly na menší akční předměty, které mohou pomoci zabránit přetížení.

Nastínění pracovního postupu v pojetí se stavy

Použitím jednoduchá tabulková databáze v Notion vám poskytne stručný přehled o vašem pracovním postupu. Můžete rychle zjistit, na kterém kroku je každý úkol, porovnat jej s termínem dokončení a zkontrolovat, kdo na něm pracuje, aniž byste museli příliš posouvat.

V tomto příkladu každý sloupec představuje krok v procesu psaní. Chcete-li začít, rozhodněte se, do kterých kroků chcete rozdělit své opakující se úkoly, a vytvořte novou stránku výběrem možnosti v levém dolním rohu Notion. Jakmile jste na své nové stránce, místo výběru šablony vyvolejte příkazy pomocí lomítka a vyberte Databáze tabulek - Inline.

The název sloupec bude místo, kam zadáte název úkolu, a další sloupec, který se objeví, můžete odstranit. Dále přidejte nový sloupec výběrem symbolu přidání v pravém horním rohu tabulky a v typ majetku menu, vyberte si vybrat.

Klikněte do buňky níže a zadejte stav, který chcete použít, a Notion vás vyzve, abyste jej změnili na volba. Odtud můžete změnit barvu pomocí tří teček vedle ní.

Podle stejných pokynů vytvořte všechny stavy, které chcete použít, a kliknutím na název sloupce vyvolejte nabídku a duplikujte ji, dokud nebudete mít pro každý krok jeden sloupec. Pojmenujte je podle toho.

Nyní, když vy a vaši spolupracovníci půjdete, můžete pomocí stavů sdělit, na kterém kroku jste a jak to jde. Takže místo pouhého označení úkolu za splněný můžete svému týmu ukázat, že na položce pracujete, aniž byste to skutečně řekli.

Příklad používá dělat ukázat, že na tom ještě nikdo nepracuje, probíhá říct, že to probíhá, kompletní ukázat, že je hotovo, Pozastaveno aby ostatní věděli, že je pozastaveno, a uvízl k označení, že zmocněnec potřebuje pomoc.

Příbuzný: Klávesové zkratky Notion pro Windows a Mac

Pokud váš tým potřebuje sdělit podrobnosti, může okomentovat stránku úkolu kliknutím na její název a otevřením. Prázdné pole níže je ideálním místem pro úvodní detaily. Pole pro komentáře je optimální pro kladení otázek, sdělení, že předáváte projekt, nebo návrhy.

Mít tyto konverzace v Notion také umožní všem přístup k informacím, namísto omezení přístupu v přímé zprávě nebo ztráty ve skupinovém chatu.

I když pracujete sami, používání stavů a ​​zanechání komentářů jsou užitečné, když si vybíráte zálohu úkolu.

Nastínění pracovního postupu v představě s kontrolními seznamy

Pokud jste zastánci jednoduchosti a dáváte přednost tomu, abyste ostatním dali vědět, že je úkol dokončen, můžete svůj pracovní postup nastínit pomocí sloupců kontrolního seznamu. Je to také skvělý způsob, jak ušetřit místo, pokud potřebujete do svého pracovního postupu zahrnout mnoho sloupců. Pokud je to možné, je však nejlepší je omezit na minimum.

Přidal jsi sloupce kontrolního seznamu stejným způsobem byste a vyberte sloupec kliknutím na tlačítko Přidat v levém horním rohu tabulky a vše, co musíte udělat, je pojmenovat je.

Díky nim budete mít stále rychlý přehled o tom, kde se vy a váš tým s úkoly nacházíte, s o něco méně nepřehledným vzhledem textu ve stavech. Je to skvělé zejména pro týmy, které chtějí, aby úroveň priority vyčnívala nad vším ostatním.

Příbuzný: ClickUp vs. Pojem: Což je lepší pro spolupráci na projektu

Samozřejmě můžete stále komunikovat v rámci komentářů, ale stav každého kroku není středem zájmu – pouze zda je dokončen nebo ne.

Další položky, které můžete chtít zahrnout do pracovního postupu Notion

Některé další sloupce, které můžete chtít zahrnout do pracovního postupu Notion, jsou a odkazový sloupec pokud jsou vaše projekty v jednotce nebo online softwaru nebo a soubory a sloupec médií pokud předáváte dokumenty tam a zpět.

Pokud zjistíte, že nechcete konkrétní nemovitost Chcete-li se zobrazit jako sloupec v databázi, mějte na paměti, že jej můžete skrýt z tabulky, ale stále se zobrazí v seznamu vlastností, když kliknete do projektu.

Přidání poznámek na stránku nad nebo pod tabulku také pomůže vám a vašim spolupracovníkům naučit se a zapamatovat si kroky ve vašem pracovním postupu.

To je užitečné zejména při začleňování nových členů týmu, protože budou znát všechny kroky a vaše pokyny jim přesně řeknou, co mají udělat, až dosáhnou dalšího.

Dostaňte se do rytmu s představou

Nastíněním pracovního postupu v Notion odstraníte z procesu dohady a rozdělíte větší projekty na menší, organizované milníky. Vy a váš tým tak budete mít vše na jednom místě a nikdo nemusí hledat.

Pokud jste ještě nevyzkoušeli Notion, jeho přizpůsobení a jednoduchost vám umožní spravovat jakýkoli projekt. Pokud se však cítíte zaseknutí, můžete začít s některými z mnoha jeho šablon a učit se za pochodu.

Jak začít s myšlenkou: 7 základních tipů a triků

Notion je jedním z nejlepších nástrojů produktivity a rychle roste. Zde je několik triků a tipů, které můžete použít, abyste mohli začít.

Přečtěte si další

O autorovi