Jak snadno naplánovat projekt pomocí Dropbox Paper

Plánování projektu může být zdlouhavé a zdrcující, zvláště když vyžaduje, aby celý váš tým spolupracoval na samostatných úkolech, brainstormingech a dalších.

Naštěstí existují technické nástroje, které mohou zjednodušit proces plánování projektu. A co je nejlepší, některé z nich jsou zdarma. Dropbox Paper je bezplatný nástroj pro tvorbu a úpravu dokumentů nabízený prostřednictvím Dropboxu. Vše, co potřebujete, je účet Dropbox.

Plánování Projektů S Dropbox Papírem

Papír Dropbox obsahuje všechny nástroje, které potřebujete ke snadnému a rychlému plánování projektů. Můžete například použít nástroj časové osy k nastavení dat pro úkoly a do vizualizovat celý svůj projekt.

Můžete také vytvořit seznamy úkolů a označit konkrétní členy týmu, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé úkoly. Nejlepší část? To vše můžete udělat v jediném dokumentu, takže budete mít snadný přehled o všech podrobnostech.

Papír Dropbox je vhodný pro brainstorming

Než se ponoříme, chceme se podělit o toto: Před použitím těchto nástrojů nemusíte mít promyšlený celý projekt. Také možná budete chtít

zjistěte více o tom, co to Dropbox Paper vlastně je.

Je snadné spolupracovat se svým týmem na brainstormingu na projektech, jak je plánujete. Všichni členové vašeho týmu mohou současně prohlížet a upravovat dokumenty Dropbox Paper.

Vývoj časových os pomocí časové osy projektu

Nejprve si vytvoříme základní časovou osu projektu. Otevřete nový dokument Dropbox Paper a pojmenujte jej podle svého projektu. Poté postupujte takto:

1. V dolní části dokumentu uvidíte panel nástrojů Dropbox Paper. Vyberte ikonu časové osy, která vypadá jako miniaturní kalendář.
2. Zobrazí se vaše časová osa. Poté vyberte šipku vedle 2 týdny zvolit délku svého projektu.

Nastavení milníků

Dalším krokem je nastavení projektových milníků, které má váš tým v průběhu projektu splnit. Udělat to tak:

1. Umístěte ukazatel myši na datum a a Ikona vlajky objeví se. Vyberte to.
2. Pojmenujte svůj milník.

Pokud zadáte milník špatně nebo jej jednoduše chcete odstranit, klikněte na milník na časové ose a vyberte ikonu koše.

Přidávání do Úkolů

Se všemi zadanými milníky nyní budete chtít projít a přidat konkrétní úkoly do termínu dokončení. Toto jsou úkoly, které musíte splnit, abyste dosáhli každého milníku.

1. Umístěte ukazatel myši na prázdné místo pod každým datem, aby se zobrazila šedá oblast. Vyberte jej pro otevření Okno Nová položka.
2. Zadejte název úkolu a v případě potřeby přidejte popis úkolu.
3. Přiřaďte úkol výběrem Přiřadit ikonu (tělo s kruhem kolem něj).

Pokud chcete upozornit na konkrétní úkoly, můžete je barevně odlišit výběrem Ikona palety v pravém horním rohu okna. Můžete například vybarvit úkoly s vysokou prioritou červeně.

Organizace úkolů pomocí seznamu úkolů

Pokud se chcete vzdát časové osy, můžete použít nástroj Seznam úkolů. Nebo můžete použít Seznam úkolů s nástrojem Časová osa k další organizaci projektových úkolů.

Můžete například umístit klíčové milníky na časovou osu a své úkoly s daty do seznamu úkolů. Po dokončení úkolů jednoduše zaškrtnete políčko vedle úkolu.

Chcete-li nastavit seznam úkolů:

1. Vybrat Ikona seznamu úkolů (což vypadá jako zaškrtnutí) na panelu nástrojů ve spodní části obrazovky.
2. Zadejte název úkolu.
3. Vyberte datum a zadejte datum.
4. Pokud chcete úkol přiřadit někomu z vašeho týmu, vyberte Přiřadit ikonu a zadejte jejich jméno nebo e-mail.

A je to! Chcete-li přidat komentáře ke konkrétním úkolům, můžete tak učinit výběrem možnosti Ikona komentáře (který vypadá jako bublina) vedle úkolu.

Další funkce pro plánování projektu

Po vyplnění časové osy projektu a seznamu úkolů jste na dobré cestě k plánování dokonalého projektu. Chcete-li plánování projektu posunout ještě dále, zde jsou některé další funkce, které mohou být užitečné.

Označování dokumentů

Máte více dokumentů pro každý projekt, na kterém pracujete? To může být pro váš tým rychle matoucí a frustrující. Nejjednodušší způsob, jak uspořádat své projektové dokumenty, je pomocí tagování.

Tagování (#) vám umožňuje umístit štítek na vaše dokumenty a soubory, abyste je mohli snadno najít při vyhledávání. Označení dokumentů:

1. Najděte dokument nebo soubor, který chcete označit v Dropboxu, a vyberte jej.
2. V okně vpravo přidejte značku do Přidejte značku box.
3. Použijte značky, které jsou pro váš projekt popisné. V tomto příkladu by fungovala například #March2022MarketingCampaign.

Když chcete najít dokumenty se svými štítky, zadejte štítek do vyhledávacího pole Dropbox.

Šablona plánování projektu

Nechcete vytvářet projekt v Dropboxu od začátku? Dropbox to zjednodušuje pomocí šablony plánování projektu, kterou najdete tady.

Jednoduše vyberte Použijte šablonua šablona se otevře ve vašem účtu Dropbox Paper. Tato šablona obsahuje seznam úkolů a časovou osu a také další informace, jako jsou informace o projektu.

Vyplňte své údaje a můžete vyrazit. Je také plně upravitelný, takže můžete provádět změny, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám.

Dalším skvělým způsobem, jak udržet soubory projektu pohromadě, je propojit tyto soubory s hlavním dokumentem projektu.

Chcete-li použít tuto funkci, otevřete dokument plánování projektu. Poté postupujte takto:

1. Na panelu nástrojů vyberte Vložit ikonu souborů Dropbox, který vypadá jako otevřená krabice.
2. Pomocí vyhledávací lišty najděte soubor, který chcete vložit do dokumentu. Může to být cokoli od smluv po prezentace. Dokumenty můžete také nahrát výběrem Nahrát soubory.
3. Zvýrazněte dokument a vyberte Vybrat.
4. Soubor, dokument nebo obrázek bude vložen do vašeho dokumentu. Kliknutím na soubor jej dále otevřete a zobrazíte na celé obrazovce.

Co dalšího můžete dělat se svým účtem Dropbox?

Dropbox Paper je skvělý nástroj pro vše od plánování projektů až po vytváření dokumentů doplněných vizuály. Co dalšího tedy můžete se svým účtem Dropbox dělat? Nebe je konečná hranice.

3 Jedinečné a kreativní využití pro účty Dropbox

Účty Dropbox mají řadu jedinečných využití, které si můžete užít s nástroji pro sdílení a nástroji třetích stran. Zde je několik k vyzkoušení...

Přečtěte si další

O autorovi