6 tipů pro správu času, jak si zorganizovat vlastní pracovní zátěž

Zaměstnání, kde získáte autonomii nad tím, co děláte, jsou skvělá, pokud se vám nelíbí, že vám někdo říká, co máte dělat, a nabízí spoustu uspokojení. Se svobodou však přichází potřeba organizovat a řídit vlastní práci.

To vyžaduje dovednosti řízení času a úkolů a není to něco, co nutně přichází přirozeně. Podívejme se na několik spolehlivých způsobů, jak můžete upevnit své schopnosti v této oblasti a začít efektivně přebírat svou vlastní pracovní zátěž.

1. Zvykněte si používat kalendář

Spoléhat se při sledování svého rozvrhu pouze na svou paměť je vystaveno velkému množství lidských chyb. Nejjednodušší způsob, jak zvládnout dobrý time management, je používat kalendář na všechno a dělat to pravidelně.

Existuje mnoho aplikací digitálního kalendáře, které můžete využít, jako např Výhled a Kalendář Google. Navíc se můžete rozhodnout pro Tweek, pokud dáváte přednost plánovači založenému na úkolech.

Příbuzný: Jak barevně kategorizovat kalendář Outlooku

Cílem je vložit do kalendáře vše, včetně schůzek, částí práce a událostí a v podstatě všeho, o čem víte, že musíte udělat. Pokud víte, že něco můžete zapomenout, vložte to. Je dobrým zvykem naplnit si kalendář tak dlouho, jak jen můžete, takže si na začátku týdne vyhraďte nějaký čas, abyste to udělali.

2. Uspořádejte své e-maily do složek

Uchovávání všech e-mailů ve složce Doručená pošta může způsobit chaos, zvláště pokud potřebujete později najít důležitý příchozí e-mail. Chcete-li to napravit, měli byste své e-maily uspořádat do příslušných složek.

Složky, které vytvoříte, by měly být specifické pro vaši práci a roli a měly by být vytvořeny tak, abyste rychle našli informace. To může zahrnovat složky pro projekty, firemní oznámení a aktualizace, členy týmu, e-maily, které potřebujete sledovat, a tak dále.

Nejlepší je vyhnout se mazání e-mailů souvisejících s prací, protože i když se vám teď něco nezdá relevantní, neznamená to, že tomu tak nebude v budoucnu.

Možná hned neuvidíte přínos organizace komunikace tímto způsobem, ale z dlouhodobého hlediska vám pomůže udržet si kontrolu nad svou pracovní zátěží.

3. Uspořádejte si disk souborů

Není nic škodlivějšího pro vaši produktivitu než souborová jednotka se stovkami volných souborů. Díky tomu je obtížné a zdrcující najít to, co potřebujete, což vede k prokrastinaci a vyhýbání se.

Stejně jako u e-mailů je důležité uspořádat soubory do složek, abyste měli o své práci přehled. V podstatě byste neměli mít žádné soubory, které nejsou uloženy ve vyhrazené složce.

Příbuzný: Produktivní nástroje ke zlepšení soustředění v rušivých kancelářích

Pokud to uděláte, automaticky se nezlepšíte ve správě pracovní zátěže, ale pomůže vám to s řízením času a budete konzistentní. Slyšeli jste někdy rčení „uklizený domov je uklizená mysl“? Totéž platí pro váš digitální pracovní prostor!

4. Mějte přehled o své práci

Autonomie v práci znamená, že se od vás očekává, že budete sledovat své vlastní probíhající úkoly a jak to zapadá do širšího týmového úsilí. Proto je samozřejmé, že k tomu potřebujete praktický způsob.

Můžete si vytvořit tabulku, která uvádí veškerý váš pracovní postup, od klientů, se kterými pracujete, až po plánování projektu. Microsoft Excel a Tabulky Google mají spoustu šablon, které můžete použít, nebo si můžete jednu vytvořit úplně od začátku. V ideálním případě by vám tabulka měla poskytovat přehled o:

• Jaký je kus práce.
• Termíny.
• Indikátory pokroku.
• Úkoly s tím spojené.

Alternativně můžete použít software pro řízení práce, např ásana, který za vás něco organizuje. Bez ohledu na to, jak se rozhodnete sledovat svou práci, pokud máte výhradní odpovědnost za svou pracovní zátěž, je nezbytné, abyste měli určitý vizuální přehled.

Příbuzný: Asana Hacks, které potřebujete vědět

5. Upřednostňujte své úkoly efektivně

Když vám nikdo neříká, co máte dělat, musíte zjistit, které úkoly mají přednost před ostatními. Tato dovednost je často tou, se kterou mají lidé největší potíže, protože vyžaduje myslet na širší obraz a předvídat budoucí výsledky.

Naštěstí existují některé osvědčené metody, jak to udělat, aby vám pomohly. The Metoda Moskva vám pomůže uspořádat úkoly do těch, které musíte mít, měli byste mít, mohli byste mít a nebudete mít. Je to stupňovitý systém, který vám umožňuje zjistit, které úkoly jsou zásadní a které ne.

The Eisenhowerova matice je další metoda, která kategorizuje vaše úkoly do mřížky 2x2: naléhavé, důležité, neodkladné a nedůležité. Pokud tedy váš úkol spadá do pole Naléhavé/Důležité, znamená to, že ho musíte udělat hned. Zatímco pokud spadá do pole Není naléhavé/není důležité, pravděpodobně byste jej prozatím mohli ignorovat.

6. Ušetřete čas na opakující se úkoly

Lidé tráví asi 25 % svého času v práci opakujícími se úkoly; je to obrovská část času a je to neuvěřitelně neefektivní. Mohou to být e-maily, které posíláte s identickým obsahem, nebo bloky textu, které píšete do zpráv.

Dobrou zprávou je, že můžete automatizovat rutinní práci, jako je tato, pomocí Rozšíření Magical Text Expander pro Chrome. Je to bezplatná aplikace, která vám umožní vytvořit až 10 zkratek namísto vypisování stejného textu, znovu a znovu.

Příbuzný: Každodenní úkoly, které můžete automatizovat pomocí Zapier

Spouštěcí klávesová zkratka může být kombinací symbolů a písmen. Když je zadáte, automaticky vytvoří úplný text, který potřebujete. Například psaní #zpráva vytvoří úplnou kostru zprávy a vy můžete jen vstoupit a upravit jakékoli relevantní podrobnosti.

Mějte přehled o své pracovní zátěži

Je velmi snadné stát se neorganizovanými a dělat chyby, pokud jde o řízení vlastní pracovní zátěže. Proto je nezbytné zajistit, abyste měli vše na svém místě, abyste to minimalizovali.

Jako lidé si můžeme v mozku uložit jen tolik informací, takže se nezatěžujte snahou si vše zapamatovat. Pomocí zde prozkoumaných tipů budete na dobré cestě k efektivnímu řízení své vlastní zátěže a časem se to stane druhou přirozeností.

4 Aplikace Digital Board pro spolupráci a plánování projektů

Digitální desky pro spolupráci jsou cestou vpřed, ale kterou byste měli použít? Zde jsou nejlepší aplikace pro spolupráci a plánování projektů.

Přečtěte si další

O autorovi