Jak používat zobrazení vývěsky v kalendáři Microsoft 365

Každý má občas potíže s hledáním informací, a to i ve svých vlastních souborových systémech a aplikacích. Kalendář v Microsoft 365 pro web obsahuje často opomíjený nástroj, který může pomoci.

Zobrazení tabule vám umožňuje spravovat svůj plán a úkoly na jednom místě a zároveň mít rychlý přístup k souvisejícím souborům, poznámkám a pamatovat si cíle. Provádí mnoho stejných úkolů souvisejících s řízením projektů jako Trello a OmniFocus. Ale lidem, kteří používají Microsoft 365, může sloužit jako organizační síla.

Jak používat Board View v Microsoft 365

Board View je k dispozici v Microsoft 365 na webu. Otevřete kalendář Outlooku a klikněte na cokoli Pohled používáte (den, týden, měsíc). Ve spodní části rozbalovací nabídky uvidíte Prkno.

Klikněte na Výchozí vyvolat hlavní kalendář a všechny úkoly. Případně můžete kliknout Nová deska vytvořit nástěnku zaměřenou na konkrétní projekt.

Zobrazení desky otevře plátno, na které se můžete kliknutím pohybovat. Můžete přiblížit pomocí Ctrl + ] a ven, Ctrl + [. Užitečné je, že Board View má mnoho klávesových zkratek pro rychlou navigaci.

Při načítání plátna pravděpodobně uvidíte několik předinstalovaných widgetů. Můžete změnit jejich velikost a přesunout je po plátně. Chcete-li přidat další widgety, klikněte na Přidat na nástěnku vlevo nahoře. V rozevíracím seznamu uvidíte následující widgety:

• Kalendář
• Poznámka
• Seznam úkolů
• Sbírka
• Fotbalová branka
• Soubor
• Odkaz
• Počasí
• Hodiny
• Osoba
• Umístění

Kliknutím na kterýkoli z těchto widgetů je přidáte na plátno. Chcete-li widget odebrat, klikněte na tři tečky na jeho vrcholu a vyberte Odstraňte z desky.

Příbuzný: Nejlepší vylepšení Trello pro maximalizaci týmové spolupráce

Každý z widgetů Board View má své vlastní využití pro správu projektů.

1. Kalendář

Widget kalendáře se může zdát samozřejmý. Zobrazení můžete změnit, abyste viděli své celková agenda, pracovní týden, týden nebo měsíc. Hlubší pohled odhalí další možnosti přizpůsobení, které stojí za zmínku.

Nejde jen o možnost vytvořit kalendář pro konkrétní projekt. Můžete se přihlásit k odběru kalendáře mimo Microsoft 365 prostřednictvím odkazu nebo nahrát kalendář ze souboru .ics.

Jako souhlas s geograficky rozptýlenou povahou moderní práce je možné přidat mezinárodní svátky ze zemí celého světa. Obzvláště užitečná funkce plánování, to znamená, že pracovníci sídlící ve Spojených státech již nemusí být překvapeni, když zjistí, že jejich evropští kolegové jsou o další dovolené opět mimo kancelář!

Můžete také přidat kalendáře pro televizní pořady a sporty, které sledujete, užitečné při rozhodování, co by stálo za to sledovat.

2. Poznámka

Poznámky vytvořené v zobrazení tabule se také zobrazí ve vašem kanálu OneNote. Můžete provést základní formátování textu v každé poznámce a vložit obrázek. Je dokonce možné, aby vaše deska trochu oživila změnou barvy každé noty.

K poznámkám můžete také přiřadit termín dokončení. Označte jej jako dokončený nebo odeberte termín dokončení, to vše v zobrazení desky.

3. Seznam úkolů

Widget Seznam úkolů má sloužit jako centrum, které zobrazuje úkoly uložené v aplikaci Microsoft To Do a poznámky s termíny dokončení. Seznam úkolů se synchronizuje s Úkoly, takže v dané aplikaci můžete vidět úkoly z dané nástěnky. Každá deska má svůj vlastní seznam.

Úkoly, které vytvoříte v seznamu zobrazení desky v rámci Úkolů, se budou synchronizovat s tímto seznamem úkolů, což je jeden z mála prvků tohoto nástroje pro mobilní zařízení, jak bude popsáno níže.

4. Sbírka

Můžete vytvořit kolekci pro seskupení souvisejících widgetů. To může být zvláště užitečné, pokud pracujete na projektu s více kroky nebo dlouhým časovým rámcem.

Po umístění kolekce na plátno do ní můžete přetáhnout další widgety. Sbírka se rozšiřuje s přidáváním widgetů. Každou vytvořenou kolekci můžete pojmenovat.

5. Fotbalová branka

Tato funkce je zaměřena na udržení pozornosti. Cíle můžete přidat na plátno Board View nebo do jednotlivých sbírek.

Přiřaďte datum splatnosti a objeví se odpočítávání s počtem zbývajících dnů. Cíl bude automaticky přidán do vašeho kalendáře. Můžete také změnit barvu pozadí každého cíle.

6. Soubory

Chcete skočit do konkrétního souboru? Můžete jej přidat jako miniaturu a odkazovat přímo na plátno nebo sbírku.

Jedná se o spořič v reálném čase, protože překonává klikání na OneDrive nebo dokonce vyhledávání souboru podle názvu. Pokud spolupracujete s kolegy nebo rodinnými příslušníky, můžete zajistit, aby měli přístup ke správnému souboru umístěním přímo na plátno.

Zde můžete umístit odkaz na plátno. Název stránky a obrázek jsou vytaženy na tabuli. Opět zde platí, že pomůckou je umístit informace relevantní pro váš projekt na jedno místo, takže je příjemné mít funkci odkazu.

8. Počasí a hodiny

Tito dva jsou skvělí, když pracujete s mezinárodně rozptýleným týmem. Můžete přidat aktuální počasí a místní čas na jiném místě.

Funkce, jako jsou tyto, vám mohou v nejlepším případě poskytnout kontext o jiné osobě a alespoň zajistit, že jim nebudete volat uprostřed noci.

9. Osoba

Chcete tuto osobu rychle kontaktovat? Jejich kontaktní údaje můžete přidat přímo na plátno, takže je budete mít jen pár kliknutí. Tato funkce je zvláště dobrá, pokud vaše projekty zahrnují externí podporu, která není v adresáři společnosti.

10. Umístění

Funkce umístění je také dobrá pro pochopení situace ostatních lidí, protože vám umožňuje ukládat adresy přímo na plátno. Později můžete zkopírovat adresu nebo otevřít trasu k místu pomocí map Bing.

Příbuzný: Jak používat PowerPoint Speaker Coach ke zlepšení vašich prezentačních dovedností

Na mobilu chybí zobrazení desky

Board View má spoustu silných funkcí pro řízení projektů. Hlavním úskalím je však nedostatečná mobilní integrace, i když má tento nástroj poskytnout 360stupňový pohled na to, co musíte udělat.

Můžete vidět úkoly zobrazení rady v Úkolech, cíle v Kalendáři a poznámky ve OneNotu. Přesto, že nemáte mobilní možnost pro Board View, působí to jako nástroj, který je stále ve vývoji.

Neexistence silné mobilní schopnosti pro nástroj, který obsahuje funkce pro určování polohy, tento dojem umocňuje a vyvolává některé otázky ohledně závazku společnosti Microsoft udržovat Board View. Naštěstí Microsoft tak rychle nezabíjí nástroje, na rozdíl od svého konkurenta Google, který je nechvalně známý tím, že zahajuje projekty a následně je zabíjí.

Pohled na palubu spojuje vše dohromady

Board View nabízí pohlcující přehled vašich projektů na jednom místě. Ačkoli je absence vyhrazené mobilní aplikace frustrující, pokud používáte Microsoft 365 na webu, je to nástroj bohatý na funkce pro správu toho, co potřebujete udělat.

5 Časově úsporných výhod používání softwaru pro řízení projektů

Pomocí softwaru pro řízení projektů můžete mít vše uspořádané na jednom místě, což šetří čas. Zde jsou některé z jeho výhod, které šetří čas.

Přečtěte si další

O autorovi