Jak nastavit milníky projektu pro zvýšení produktivity

Spustit projekt bez milníků je jako pracovat celý den bez přestávek. Kromě toho, že se vyčerpáte, budete znuděni.

Milníky projektu vám dávají důvody k nadšení ze svého projektu, i když je konec ještě daleko. Ukazují vám odměny za vaše úsilí a inspirují vás k tvrdší práci.

V tomto článku probereme důležitost projektových milníků a jak nastavit efektivní projektové milníky pro úspěch.

Co je milník projektu?

Milníky projektu jsou konkrétní body, které označují, kdy je v projektu dokončena událost, fáze nebo cíl. Efektivní milníky vám pomohou sledovat projekt a věci potřebné k jeho dokončení.

Projektové milníky pokrývají celou dobu životnosti projektu, od začátku do konce. Stejně jako ukazatele na silnici vás nutí dokončit projekt.

Některé běžné příklady projektových milníků jsou schválení projektu, financování projektu a sestavování členů projektového týmu.

Proč jsou milníky projektu důležité?

Milníky jsou pilíře, které drží úspěšný projekt. Bez projektových milníků by vám váš projekt mohl začít připadat únavný nebo nudný. To platí zejména u velkých projektů, jejichž realizace trvá dlouho. Projektové milníky patří k věcem, které udržují váš tým motivovaný po celou dobu cesty.

Zde jsou některé z důležitých milníků projektu.

1. Efektivní spolupráce

Mít v projektu milníky vám pomůže delegovat úkoly směrem k odškrtávání milníků. Místo toho, aby členové týmu zůstali nečinní, budou se neustále zapojovat a pozitivně přispívat k projektu.

Pokud ano, dojde ke zvýšení produktivity spolupráce v rámci týmua každý ví, co musí v každém okamžiku udělat. Výsledky budou znát na jejich výkonech.

Milníky, které zahrnují testy a inspekce, povzbudí zaměstnance, aby správně zvládli své úkoly, aby prošli testem.

2. Udržujte vysoké standardy

Jakého standardu chcete ve svém projektu dosáhnout? Zaměřit se na konkrétní standard v konečném výstupu vašeho projektu bez milníků není možné. Je snazší splnit dohodnuté standardy, když je měříte v různých milnících.

Ujistěte se, že milníky dosahují stanovených standardů, než je zaškrtnete jako dokončené. Nemůžete dosáhnout stanovených standardů, když je kvalita jakýchkoli milníků pod očekáváním.

3. Čiňte informovaná rozhodnutí managementu

K tomu vám pomůže nastavení milníků dělat lepší skupinová rozhodnutí abyste svůj projekt dokončili včas. Budete znát kroky, které je třeba podniknout, potřebné zdroje a množství času, které na projekt potřebujete. Uvědomění si těchto důležitých faktorů sníží lenost a plýtvání časem.

Váš tým může pokračovat v projektu i ve vaší nepřítomnosti, protože ví, že má zdroje na to, aby činil správná rozhodnutí. To také zvýší produktivitu a váš tým bude více zaměřený na akce.

4. Identifikujte možné výzvy

Efektivní způsob, jak vyřešit problém, je identifikovat problém předem a milníky vám k tomu pomohou. Problémy v rámci vašeho projektu mohou být nedostatečný rozpočet, nedostatek zdrojů nebo členů týmu.

Dokážete rozpoznat výzvy, které mohou bránit úspěšnému dokončení milníku, a okamžitě je řešit. Pokud tyto výzvy zanedbáte, následky se mohou objevit, když je nejméně čekáte.

5. Motivujte tým

Motivace týmu je zásadní pro úspěch projektu. Jako projektový manažer musíte motivovat svůj tým abyste nepřestali tlačit, a můžete to udělat pomocí milníků.

Milníky odhalují současnou fázi projektu a povzbuzují tým, aby vynaložil větší úsilí na jeho dokončení. Při absenci milníků nemůže váš tým měřit svůj výkon.

6. Sledujte termíny

Chcete mít kontrolu nad termíny svých projektů? Milníky vám dají vědět, kdy je třeba začít a dokončit konkrétní úkol. Sledování vašeho projektu vám to umožní dodržet termín a dokončit úkoly bez zbytečného tlaku.

Pokud nebudete mít své termíny pod kontrolou, může to vést k nízké produktivitě a nakonec projekt nedokončíte.

5 tipů pro nastavení efektivních milníků projektu

Před dokončením milníků projektu si musíte být jisti, že jsou reálné a dosažitelné. Stanovit si milníky, abyste se vzrušili, je kontraproduktivní. Budete zklamáni, když se vám nepodaří dosáhnout milníků, a to ovlivní váš postoj k celému projektu.

Zde je několik tipů pro nastavení efektivních milníků projektu.

1. Vyberte si správné načasování

Mít své milníky příliš blízko u sebe vytváří falešný pocit pokroku. Rozmístěte své milníky dostatečně dobře, aby výsledky byly významné pro celý projekt.

Ujistěte se, že vaše milníky jsou náročné a zabere vám určitý čas, než je dokončíte. Nenechávejte je však příliš daleko od sebe, protože by to mohlo vést ke ztrátě motivace.

Nejste si jisti, jak rozmístit svůj projekt? Použijte nástroj jako ProofHub rozdělit svůj projekt do několika milníků a sledovat dobu realizace.

2. Zaměřte se na pokrok

Aby byly vaše milníky efektivní, musíte zajistit, aby vás posunuly o několik kroků blíže ke konci vašeho projektu. Dobrý milník vás přesune z bodu A do bodu B. Pokud vás milník ponechá na stejném místě, není progresivní.

Aby byly vaše milníky progresivní, musíte zajistit, aby se nepřekrývaly. Každý milník by měl být nezávislý na jiném. Používejte nástroje pro řízení projektů, např Brightpod abyste zajistili, že se vaše milníky nebudou překrývat, aby byl pracovní postup v pohybu.

3. Zjednodušte milníky

Nejúčinnější milníky jsou jednoduché a snadno srozumitelné všem v týmu. Pokud členové týmu nerozumí složkám milníku a tomu, jak ho dosáhnout, budou mít potíže s jeho uskutečněním.

Můžete využít nástroje pro řízení projektů jako např Plánovač milníků zjednodušit své milníky do ucelených částí pro snadné pochopení.

4. Vytvořte snadnou dostupnost

Jako projektový manažer byste měli své milníky projektu vždy zpřístupnit členům svého týmu. Skrytí jakékoli části milníku způsobí zpoždění v pracovním postupu. Pokud se nejedná o soukromý projekt, mějte své milníky otevřené, aby členové týmu sledovali vývoj. Budou vyvíjet větší tlak, aby dosáhli blízkých milníků.

Použijte nástroj pro řízení projektů, např Kissflow abyste své projektové milníky zpřístupnili členům vašeho týmu. Mohou kdykoli vzdáleně přistupovat k řídicímu panelu projektu na jeho cloudovém úložišti.

Milníky vašeho projektu nebudou účinné, pokud je nikdo nebude brát vážně. Nechte členy svého týmu, aby pochopili důležitost dosažení každého milníku tím, že je poženete k odpovědnosti.

Pokud se týmu nepodaří dosáhnout milníku, někdo nebo skupina lidí za to musí nést odpovědnost. V opačném případě se vaši zaměstnanci budou zdráhat práci provést.

Zůstaňte motivováni s milníky projektu

Spokojenost s úspěšným dokončením projektu je k nezaplacení. Členové týmu budou na sebe hrdí, že odvedli skvělou práci.

Milníky projektu jsou ukazatele toho, že jste vy a váš tým na správné cestě. Když se projekt dostane do tuhého a budete mít chuť skončit, milníky, které jste dokončili, vás budou motivovat pokračovat. Pokud dokážete dosáhnout těchto milníků, můžete dosáhnout těch, které jsou před vámi.

5 Časově úsporných výhod používání softwaru pro řízení projektů

Pomocí softwaru pro řízení projektů můžete mít vše uspořádané na jednom místě, což šetří čas. Zde jsou některé z jeho výhod, které šetří čas.

Přečtěte si další

O autorovi