5 nástrojů, které můžete použít, když zaostáváte v práci

Jste zavaleni množstvím úkolů, které musíte dokončit v krátkém čase?

Pokud ano, je pravděpodobné, že jste uvízli v pozici, kdy je všechno důležité a vše je třeba udělat hned. A možná jste si začali myslet, že žít na kávě, zůstat vzhůru celou noc a dokončit práci je jediná zbývající možnost.

Naštěstí tomu tak není. Zde uvedeme pět nejdůležitějších věcí, které musíte udělat, když zaostáváte v práci; a přemoci se mezi ně nepatří. Takže, začněme.

1. Komunikujte otevřeně a přijímejte pomoc Kouzlo

První věc, kterou musíte udělat, je otevřeně komunikovat se svým šéfem a spolupracovníky. Pokud vám váš šéf neustále zadává nové úkoly, pak je na čase, abyste se s ním sešli a probrali problém, se kterým se aktuálně potýkáte.

Avšak místo toho, abyste jim hned řekli, že toho máte na talíři hodně a už si nemůžete vzít žádnou práci, proberte s nimi projekty, na kterých právě pracujete. Požádejte je, aby vám pomohli stanovit priority úkolů, na kterých chcete, abyste pracovali jako první.

Když to bude vědět, váš šéf situaci pochopí. Je pravděpodobné, že nové úkoly zadají někomu jinému. A pokud budete mít štěstí, mohou vám prodloužit termíny i těm, na kterých právě pracujete. Kromě toho byste si měli s kolegy promluvit o svém pracovním vytížení a oni by byli schopni vymyslet akční plán, jak práci dokončit včas.

Nakonec přijmi pomoc. Online platforma Magic vám pomůže najít virtuálního asistenta, kterému budete muset platit za minutu. Tomuto asistentovi můžete delegovat všechny věci, které musíte udělat, ale nevyžaduje to vaši odbornost. Například rezervace schůzek, zkoumání něčeho nebo dokonce objednávání jídla a kávy.

Kromě toho si můžete najmout asistenty za velmi levné sazby z webů, jako je Upwork nebo Fiverr pro složitější úkoly. Mohou vám pomoci dokončit některé dílčí úkoly projektu, které můžete snadno delegovat – například úprava nebo korektura obsahu.

2. Upřednostňujte úkoly s Trello

Když máte málo času a vše se zdá být naléhavé, klíčem je stanovení priorit.

Tak, upřednostňovat úkoly na základě termínů a času, který bude trvat jejich dokončení. Pokud vám například zbývají čtyři dny na odeslání úkolu, jehož dokončení by zabralo 4–5 hodin a týdenní termín pro další projekt, jehož dokončení vám může trvat 18–20 hodin, upřednostňujte bývalý. Delší úkol můžete také rozdělit do více dílčích úkolů, abyste to měli jednodušší.

Jakmile dokončíte stanovení priorit, použijte Trello, abyste dostali tyto dílčí úkoly a úkoly do svého seznamu úkolů s termínem, který jste pro každý z nich nastavili.

Platforma je zdarma pro individuální použití a umožňuje vám vytvářet více nástěnek a karet a vypisovat pod nimi své úkoly. Pokud například musíte odeslat projekt X do tohoto týdne a projekt Y do dalšího týdne, zvažte vytvoření dvou karet Kanban board Trello a seznam všech dílčích úkolů, které musíte dokončit, s termíny odevzdání před konečným odesláním datum.

Do seznamu můžete také přidat další členy týmu. Zmiňte se o nich, přidělte úkoly a v případě potřeby o věcech diskutujte v sekci komentářů. jestli ty najmout virtuální asistentku, můžete jim přímo přidělovat úkoly z Trello a vědět, zda věci běží včas.

3. Resetujte svůj mozek pomocí řízené meditace

Když zaostáváte v práci, zůstáváte vzhůru dlouho do noci, hltáte jednu kávu za druhou a pracujete, dokud vaše oči prostě nestíhají, může vás zaujmout. Ale přemýšlejte znovu; náš mozek a tělo potřebují doplnit palivo. Užívání a celý noční spánek vám pomůže obnovit a pracovat s maximální rychlostí. Na druhou stranu, pokud tak neučiníte, může to mít za následek průměrný výkon.

Když však zaostáváte v práci, stresování a neschopnost spát se zdá být ospravedlnitelné. Ale můžete to opravit. Jediné, co musíte udělat, je dorazit do kanceláře o dvě hodiny dříve následující den, abyste dokončili svůj čekající úkol. Na dokončení práce si také vyhraďte pár hodin o víkendech.

S ohledem na to je možné spát bez jakékoli úzkosti. Aby to bylo jednodušší, provádějte řízenou meditaci. Stáhněte si aplikaci Calm nebo si uložte níže uvedené video na YouTube a přehrajte si ho, až budete v posteli.

Stažení: Klid pro Android | iOS (Zdarma, k dispozici nákup v aplikaci)

4. Prokrastinujte produktivně s FocusMe

Když jste zahlceni, prokrastinujete. Je to nejsnazší únik ze všech problémů světa. Ale to přichází s vyšší cenou. Ale co kdybyste mohli otálet a přesto si věci ze svého seznamu úkolů odškrtávat?

Stačí reverzní inženýrství, jak prokrastinace funguje. Začněte blokováním nepotřebných věcí, které vás mohou svádět při prokrastinaci, a pracujte na menších dílčích úkolech, které musíte udělat. Platforma FocusMe může pomoci blokovat nepotřebné věci z vašeho počítače nebo Macu a Trello může pomoci se seznamem položek, které je třeba udělat pro produktivní prokrastinaci.

Tímto způsobem budete produktivní a zvládnete věci, i když budete prokrastinovat. Motivace pochází z akce a nikdy to není naopak. Tímto způsobem, když se začnete cítit trochu zvláštně tím, že pracujete na úkolech s nízkou prioritou, budete cítit nutkání vrátit se k těm důležitějším.

5. Dělejte si produktivní přestávky

Kromě práce navíc a prokrastinace je stejně důležité dělat si produktivní přestávky. Můžete buď zvážit přestávku každých 90 minut práce nebo po úplném dokončení jednoho úkolu.

Během těchto přestávek zvažte, zda jíte něco zdravého, udělejte něco, co vás uvolní, jako je poslech hudby nebo se jděte projít.

Musíte se však vyhnout plýtvání těmito přestávkami kontrolou e-mailů nebo sociálních médií. Aby to fungovalo, zvažte, že před zahájením práce strávíte 20–30 minut odpovědí na každou potřebnou konverzaci. Poté vypněte oznámení.

Také se musíte ujistit, že budete sledovat čas, když jste na přestávce. Nastavte si tedy časovač v běžné aplikaci Hodiny v telefonu a vraťte se ke svému stolu, jakmile skončí váš volný čas.

Příbuzný: Jak nastavit časovač aplikace na Androidu k ovládání času u obrazovky

Nestresujte se tím, že zaostáváte v práci

Teď už jste jistě pochopili, že je možné dokončit svou práci, aniž byste byli zavaleni. Jediné, co musíte udělat, je otevřeně komunikovat, upřednostňovat své úkoly, zajistit si řádný spánek a přestávky a využít prokrastinace.

Mohou se zdát jako malé tipy, ale pokud je budete správně dodržovat, dokážou zázraky.

7 nejlepších aplikací, díky kterým budou vaše projekty rychleji hotové

Pokud chcete urychlit svůj pracovní postup a dokončit projekty včas, zde jsou některé z nejlepších aplikací, které můžete použít.

Přečtěte si další

O autorovi