Jak se vyhnout nadměrnému používání nástrojů pro komunikaci a spolupráci

Nástroje pro spolupráci a komunikaci jsou zásadní pro úspěch jakéhokoli projektu, zejména pro vzdálené týmy. Pomáhají zvyšovat produktivitu a propojení mezi zaměstnanci a zároveň jim umožňují přístup k informacím odkudkoli a kdykoli.

Příliš mnoho možností však může být stresujících, zvláště když musíte každý pracovní den začít žonglovat mezi různými nástroji, abyste zůstali ve smyčce. Tento článek prozkoumá některé tipy a nástroje, které vám pomohou efektivněji využívat nástroje pro spolupráci.

Přetížení vašeho týmu spoluprací nástroje nejsou řešením pro lepší produktivitu; naopak to může vést k:

• Nižší produktivita, protože váš tým tráví více času hledáním informací na více platformách, než prováděním úkolů.
• Zpožděné projekty, protože komunikace mezi trhlinami padá.
• Snížená spolupráce, protože někteří lidé mohou mít potíže s obeznámením se s více platformami pro spolupráci.
• Obtížný přístup k informacím, když je potřebujete.
• Žonglování mezi mnoha aplikacemi pro spolupráci může vést k přepínání kontextu a nižší účinnost.
instagram viewer
• Nehospodárné utrácení, protože mnoho z těchto softwarových řešení má překrývající se funkce a vyžaduje předplatné.

Pokud jsou tedy nástroje pro spolupráci klíčové pro týmovou práci, jak se můžete těmto problémům vyhnout?

1. Upřednostněte potřeby svého týmu a společnosti

Je důležité začít tím, že si uvědomíte, že efektivní spolupráce není o technologiích, ale o vašich lidech a jejich vzájemné interakci, abyste dosáhli společných cílů. K tomu slouží nástroje pro spolupráci a komunikaci, které to umožňují a usnadňují.

Proto byste měli začít posouzením potřeb vaší společnosti a toho, jakou kulturu chcete pro svůj tým vybudovat. Kromě toho získáte jasný přehled o tom, jaké úkoly váš tým každodenně plní a jaké jsou nejlepší způsoby vzájemné interakce.

Pokud chcete například podpořit důvěru a svobodu pracovat během flexibilní pracovní doby, vyberte si digitální řešení, která umožňují asynchronní komunikaci a spolupráce, jako Kroutit a Yac, mohl fungovat nejlépe. Tyto nástroje umožňují vašim lidem zůstat soustředění během jejich nejproduktivnější časové osy.

Na druhou stranu, pokud je váš tým většinou na cestách a oceňujete komunikaci v reálném čase, nástroje, které usnadňují synchronní komunikaci a nabízejí jak stolní, tak mobilní přístup, např. Slack, může být vaše nejlepší volba.

Jakmile budete mít jasnou představu o svých potřebách a druhu kultury, kterou chcete propagovat, je snazší zúžit počet možností, které odpovídají vašemu pracovnímu přístupu. Výběr nástroje pouze proto, že je oblíbený, může neúmyslně změnit firemní kulturu a operační systém, což vede k neproduktivním výsledkům.

2. Využijte Workspace Suites

Po posouzení potřeb vaší společnosti a ve snaze snížit počet nástrojů pro spolupráci, které používáte, vy můžete začít tím, že se podíváte na all-in-one nebo všestranné platformy, které nabízejí řadu funkcí potřebných k provozu vašeho počítače podnikání.

Tato řešení jsou speciálně navržena tak, aby spojila vše dohromady kombinací základních funkcí a funkce z více aplikací na jedinou platformu, což odstraňuje potíže s otevíráním několika programů pro přístup informace.

Pomáhají tak šetřit čas a peníze a zároveň usnadňují všem práci, aniž by přišli o aktualizace. Jsou ideální pro malé a středně velké podniky, které nutně nepotřebují nejnovější zvonky a píšťalky, ale spíše jednoduché, přímočaré řešení, které jim pomáhá hladce fungovat.

Tyto nástroje vám umožňují vyměňovat si zprávy, volat, dělat si poznámky, přidělovat úkoly a dokonce plánovat projekty – to vše z jednoho místa. Některé příklady nejlepší sady pro pracovní prostory které poskytují několik funkcí pro zefektivnění vašeho pracovního postupu Špice nebo Stejná stránka. Pomocí jednoho z těchto nástrojů můžete spojit všechny své aktivity.

Předpokládejme, že se vaše organizace specializuje na konkrétní oblast práce a vaše víceúčelová platforma se zdá být „Jack of all trades, master of žádný." V takovém případě byste měli zvážit nalezení nejlepších vhodných řešení pro jednotlivé funkce, které lze snadno integrovat s každou z nich jiný.

Pokud je vaším hlavním zaměřením projektové řízení, možná budete chtít prozkoumat nástroje s funkcemi, jako je vytváření úkolů a přiřazení, robustní vyhledávací funkce, více pohledů na řídicí panel, hlášení o stavu projektu a projektu šablony.

Příbuzný: Integrace Zapier, které zautomatizují váš pracovní postup správy úloh

Měli byste však také zvážit řešení projektového řízení, která nabízejí možnosti integrace s jinými nástroji, např. Úl, monday.com, nebo Wrike. Tímto způsobem můžete použít několik nástrojů vhodných pro konkrétní účely a propojit je, abyste dosáhli ještě lepších výsledků.

Kromě toho jsou tyto nástroje uživatelsky přívětivé, takže je pro každého snazší naučit se je a efektivně je používat.

4. Vytvořte centralizované úložiště znalostí

Jak jsme uvedli výše, jednou z hlavních nevýhod používání příliš mnoha nástrojů pro spolupráci je to, že zaměstnanci plýtvají drahocenným časem přeskakování z jedné platformy na druhou za účelem přístupu k informacím nebo odposlouchávání ostatních kolegů otázkami, na které bylo několik zodpovězeno časy.

Abyste tomu zabránili, můžete všechny důležité informace ukládat do centralizované znalostní báze, ke které je snadný přístup odkudkoli. Můžete použít an interní firemní wiki jako nástroj Tettra uchovat cokoli od celopodnikových zásad a návodů až po informace o konkrétních produktech. Kdokoli s oprávněním může přidávat a upravovat soubory a vytvářet tak intuitivní platformu pro spolupráci, která zaměstnancům pomáhá sdílet informace mezi sebou.

Myšlenka je taková, že každý člen týmu může zamířit přímo do této znalostní báze, aby našel informace a získal odpovědi na jakékoli otázky nebo problémy, které by mohl mít.

Vydejte se na cestu k efektivní komunikaci a spolupráci

Pokud se v současné době potýkáte s příliš velkým nepořádkem, pokud jde o nástroje pro komunikaci a spolupráci, zvažte implementaci výše uvedených řešení.

Používáním nejlepších možných digitálních řešení a strategií pro spolupráci pro vaše podnikání přijímáte velký krok k vyšší produktivitě, dlouhodobé úspoře peněz a zlepšení celkového výkonu.

Jak rostete a vaše podnikání se stává náročnějším, můžete své procesy vždy revidovat, aby vyhovovaly vašim měnícím se potřebám.

Jak zvýšit produktivitu svého pracoviště pomocí sdílení znalostí

Sdílení znalostí na pracovišti může být mocné, ale pouze pokud vytvoříte prostředí, které to povzbudí. Zde je několik nástrojů a tipů, které vám pomohou.

Přečtěte si další

O autorovi