Jak vytvořit desku projektových žádostí v ClickUp

Delegování úkolů nebo žádost o pomoc může někdy způsobit, že se lidé budou cítit trapně. Ať už je to úzkost z toho, že se budete ptát špatným způsobem, nebo strach z toho, co si někdo může myslet, jde o běžnou výzvu na pracovišti.

Dokonce i ti, kteří jsou zkušení v rozdávání úkolů, by mohli mít prospěch z toho, že stráví méně času sdělováním podrobností. Může být vyčerpávající sledovat vše, o čem jste diskutovali v e-mailech, zprávách a schůzkách – zvláště když ztratíte přehled o příloze, detailu nebo otázce.

V tomto článku vás provedeme tím, jak vytvořit nástěnku pro žádost o projekt v ClickUp, díky které bude delegování rychlé a bezbolestné.

Jaké sloupce zahrnete na nástěnku žádostí o projekt?

Při vytváření nástěnky projektových požadavků v ClickUp, cílem je ušetřit čas. Budete chtít ujasnit, komu projekt přidělujete, kdy chcete, aby to provedl, a úroveň priority a také toho, kdo podává žádost. Můžete to rychle udělat přidáním sloupců zmocněnec, datum splatnosti, přednost, a vytvořil k vaší desce.

Pokud se ptáte, proč vytvořil sloupec je důležitý, a to ze dvou důvodů. Pomáhá vašim spoluhráčům vědět, koho se zeptat, pokud narazí na otázku. Také jim dává vědět, komu se hlásí, pokud máte více lidí, kteří přidělují projekty.

Nemůžete změnit, kdo se objeví v vytvořil sloupec, takže pokud vytváříte úkol jménem někoho jiného, ​​můžete si to poznamenat v popisu.

Navíc si můžete všimnout zmocněnec sloupec standardně obsahuje jeden název. Pokud chcete do úkolu zapojit více než jednu osobu, můžete zapnout více příjemců. Chcete-li tak učinit, klikněte na ikonu svého profilu v levém dolním rohu a přejděte na Nastavení, vyberte Klikněte na Aplikacea zapněte Více zmocněnců in možnosti.

Pokud chcete do projektu přivést někoho dalšího, kdo na něm aktivně nepracuje, můžete ho přidat jako pozorovatel, nebo chcete-li, aby si vaši spoluhráči úkoly nárokovali sami, můžete jednoduše nechat sloupec prázdný.

Příbuzný: ClickUp vs. Asana: Co je lepší pro projektové řízení?

Kromě čtyř výše uvedených sloupců ClickUp nabízí mnoho dalších, které vám pomohou komunikovat specifika projektu. Například, pokud jsou vaše úkoly citlivé na čas, můžete použít datum vytvoření sloupec, který ukazuje, jak dlouho sedí. Můžete také použít časový odhad dejte svým spoluhráčům vědět, jak dlouho může projekt trvat.

Chcete-li zjistit, které sloupce byste chtěli použít, věnujte chvíli přemýšlení o tom, jak váš tým již rozdává úkoly, vyberte, co funguje, a přizpůsobte si nástěnku tak, aby vyhovovala vašim potřebám.

Jak nastavit desku projektových žádostí v ClickUp

Prvním krokem při vytváření vývěsky projektových požadavků je vytvoření nového seznamu ve vašem pracovním prostoru. Chcete-li tak učinit, umístěte ukazatel myši na název vašeho pracovního prostoru v postranním panelu a klikněte na tlačítko Přidat. Pojmenujte svůj seznam podle toho.

Dále vložte sloupce, které chcete použít, pokud tam ještě nejsou. Když vyberete možnost přidat v pravém horním rohu seznamu, najdete jejich dlouhý seznam. Mějte na paměti, že méně je více. Pokud na svou nástěnku přidáte příliš mnoho informací, může to nakonec zmást vaše spolupracovníky – zejména ty, kteří začínají se softwarem pro řízení projektů.

Budete také chtít zaujmout minimální přístup ke stavům. Chcete-li upravit své stavy, umístěte ukazatel myši na Dělat nebo na jakékoli stavové kartě na nástěnce, klikněte na tři tečky napravo a přejděte na Spravovat stavy. Vybrat Zvyk a vytvořte ty, které chcete používat ke komunikaci se svým týmem.

Příklad používá dělat, probíhá, a kompletní, ale pokud chcete, můžete být kreativnější. Pokud používáte nástěnku pro přihlašování projektů, možná budete chtít použít otevřeno místo to-do and have an přiděleno stav dát sobě i ostatním vědět, že je na něm někdo jiný, i když ještě nezačali pracovat.

Můžete také použít možnosti jako uvízl komunikovat spoluhráč potřebuje pomoc, popř Pozastaveno rychle sdílet, že projekt neprobíhá ani není dokončen.

Jak pracovat v rámci rady projektových žádostí

Myšlenkou, která stojí za panelem projektových žádostí, je omezit komunikaci při delegování úkolů. Ne, že nebudete sdílet podrobnosti nebo odpovídat na otázky, ale vše děláte na jednom místě, takže vy a váš tým víte, kde informace najdete.

Podrobnosti ve sloupcích poskytují nabyvateli rychlý přehled o očekáváních projektu. Kromě toho můžete do úkolu vložit podrobné poznámky kliknutím na jeho název.

Zde najdete místo, kde můžete úkol popsat svému spoluhráči, připojit soubory a komunikovat tam a zpět v komentářích.

Do projektu můžete také přidat pozorovatele kliknutím na symbol oka v pravém horním rohu. Když to uděláte, je to podobné, jako když někomu pošlete kopii v e-mailu.

Jakmile váš spoluhráč začne na úkolu pracovat, změní stav na probíhá ukázat, že probíhá a kompletní až skončí. ClickUp automaticky skryje dokončené úkoly, ale můžete je kdykoli zobrazit kliknutím představení uzavřeno v pravém horním rohu.

Mějte na paměti, že kdokoli může přiřadit projekty v ClickUp, takže vaše deska žádostí o projekt bude fungovat oběma způsoby. Pokud tedy máte kolegu, který s něčím potřebuje vaši pomoc, může vytvořit úkol i pro vás.

Příbuzný: Co je ClickUp? Nejlepší funkce projektového řízení

Pokud pracujete s velkým týmem a zjistíte, že vaše rada projektových žádostí je příliš zaneprázdněná, možná budete chtít vytvořit samostatné pro každé oddělení. Můžete také vytvořit nástěnky pro žádosti o projekty pro jednotlivé lidi, pokud má vaše společnost mnoho úkolů nebo někdo potřebuje extra trochu individuálního zaměření.

Pokud navíc zjistíte, že máte ve svém týmu nějaké vizuální lidi, možná budete chtít přidat pohled na tabuli který používá systém karet místo seznamu.

Zaměřte se na nástěnku projektových žádostí

Vytvoření nástěnky projektových žádostí je rychlý projekt, do kterého se mohou pustit začátečníci i zkušení uživatelé ClickUp. Použití jednoho pomůže nejen omezit přeskakování mezi e-maily a zprávami při delegování úkolů, ale může také snížit množství času, který strávíte na schůzkách, plánovaných i neplánovaných.

Nezapomeňte svému týmu vysvětlit, jak to funguje, a dejte mu vědět, že i oni vás nebo sebe mohou požádat o pomoc, když ji budou potřebovat.

ClickUp vs. Pojem: Co je lepší pro spolupráci na projektu?

ClickUp a Notion jsou dva nejlepší nástroje pro spolupráci na projektech. Zjistěte, co je pro vás lepší.

Přečtěte si další

O autorovi