4 nejlepší tipy, jak snížit přetížení e-mailů

Trávit hodiny svého pracovního dne komunikací většinou není nejproduktivnější využití vašeho času. V ideálním případě by vám komunikační nástroje, jako je e-mail, měly umožnit odvést co nejlepší práci, nikoli naopak.

Bohužel, e-mail se stal všeobjímající formou komunikace, která vám může snadno zkazit den a okrádat váš čas a produktivitu.

V tomto článku představíme některé praktické strategie a nástroje pro boj s přetížením e-mailů.

Co je to přetížení e-mailů a jak to ovlivňuje vaši produktivitu?

Přetížení e-mailem je neschopnost držet krok s počtem e-mailů, které obdržíte nebo odešlete. Dochází k němu, když máte v doručené poště více zpráv, než můžete rozumně řešit.

Jaké jsou tedy známky toho, že se potýkáte s přetížením e-mailů?

• Máte pocit, že jste se svým e-mailem neustále pozadu a zdá se, že to nikdy nemůžete dohnat.
• Jste vystresovaní pokaždé, když kontrolujete svůj e-mail, protože máte spoustu zpráv, které musíte řešit.
• Dostáváte příliš mnoho následných e-mailů, protože se snažíte držet krok se svými zprávami.
instagram viewer
• Máte silné nutkání neustále kontrolovat svůj e-mail, i když jste zaneprázdněni jinými úkoly nebo když se snažíte odpočívat doma.

Pokud pociťujete některé z těchto příznaků, nejste sami. Přetížení e-mailů je častým problémem, kterému čelí mnoho lidí, ale jak jsme se sem dostali? Existuje mnoho důvodů, proč se přetížení e-mailem stalo takovým problémem, zejména rozsáhlé přijetí e-mailu jako primárního prostředku mezinárodní komunikace na pracovišti.

To se zhoršilo s expanzí vzdálené pracovní síly, protože osobní interakce se změnily na e-mailovou komunikaci. V neposlední řadě kultura práce v reálném čase a stále zapnutá znamená, že se očekává, že lidé budou vždy k dispozici, aby mohli odpovídat na e-maily, a to i mimo pracovní dobu.

Všechny tyto faktory vedly k situaci, kdy lidé tráví stále více času na e-mailu, což vede k několika negativním důsledkům, včetně:

• Zvýšená hladina stresu
• Potíže udržet koncentraci
• Potíže s dodržováním termínů
• Zvýšené pocity zahlcení
• Snížený produktivita díky přepínání kontextu.

Tyto důsledky se neomezují na jednotlivce, protože mohou mít dominový efekt na tým nebo společnost. Jak tedy můžete bojovat proti přetížení e-mailem a znovu získat kontrolu nad svým časem a produktivitou?

Nejlepší tipy, jak řešit přetížení e-mailů

1. Hromadná emailová aktivita

Dávkování úkolů je efektivní technika produktivity to zahrnuje seskupení podobných úkolů a jejich dokončení v určených časech. Tento přístup můžete aplikovat na e-mail tak, že všechny aktivity související s e-mailem budete dávkovat do konkrétních časových úseků.

Vzhledem k tomu, že čtení nebo odpovídání na e-maily není nutně psychicky náročný úkol, můžete si nastavit čas mimo vaši produktivní dobu, abyste to udělali, například brzy ráno nebo pozdě odpoledne, v závislosti na vašem chronotypu. Tato strategie vám může pomoci vyhnout se pokušení neustále kontrolovat e-maily a nechat se vtáhnout do e-mailového víru.

Můžeš použít aplikace pro dávkování času jako Kalendář Google zablokovat čas pro aktivity související s e-mailem. Můžete si také přizpůsobit e-mailová upozornění tak, aby se zobrazovala pouze během časových úseků vaší e-mailové aktivity.

2. Odhlaste se z odběru nepotřebných e-mailů

Všechny ty otravné zpravodaje a propagační e-maily, k jejichž odběru jste se před lety přihlásili, ale nikdy jste je nečetli, mohou být významným zdrojem přetížení e-mailem. Odhlášení z odběru těchto e-mailů může způsobit zaneřádění vaší doručené pošty.

Existuje mnoho způsobů, jak se odhlásit z odběru e-mailů, ale nejběžnější je najít odkaz „odhlásit se“ ve spodní části e-mailu. Pokud jste se však přihlásili k odběru stovek e-mailů, odhlášení jednoho po druhém může být skličující úkol. Pokud je tomu tak, je jich mnoho nástroje, které vám pomohou uspořádat vaše e-maily, počítaje v to Unroll.me, který vám umožňuje hromadné odhlášení z odběru e-mailů pomocí pouhých několika kliknutí.

Nakonec si také můžete nastavit samostatný e-mailový účet pro propagační zprávy, abyste uklidili svou primární doručenou poštu. Tímto způsobem omezíte přístup ke své primární/pracovní e-mailové adrese pouze na důležité zprávy.

3. Nastavení e-mailových filtrů

Filtry efektivně spravují váš e-mail automatickým řazením zpráv do konkrétních složek na základě určitých kritérií. Můžete například nastavit filtr, který automaticky odstraní e-maily od konkrétního odesílatele, než se dostanou do vaší doručené pošty.

Filtry vám mohou pomoci efektivněji spravovat váš e-mail:

• Pomáháme vám udržet si pořádek.
• Zabraňte tomu, aby nepodstatné e-maily zahlcovaly vaši doručenou poštu.
• Umožňuje vám rychle najít e-maily na základě konkrétních kritérií.

Ve svém e-mailovém klientovi můžete nastavit filtry; můžete například využít tyto chytré filtry Gmailu nebo použijte službu filtrování e-mailů, např SaneBox.

V ideálním případě by e-mail neměl být jediným komunikačním prostředkem na vašem pracovišti. E-mail můžete použít pro specifické účely, například k aktualizaci klienta o projektu nebo k doručování dlouhého obsahu.

V mnoha případech můžete využít další nástroje interní komunikace, jako např.

• Slack je pracovní aplikace pro zasílání zpráv, která vám umožňuje komunikovat se spolupracovníky a týmy. Můžete jej použít pro různé účely, jako je sdílení souborů, skupinové konverzace a vytváření kanálů pro konkrétní projekty.
• Kroutit je asynchronní komunikační nástroj který umožňuje kolegům vyměňovat si zprávy bez tlaku nebo očekávání okamžité odpovědi. Je ideální pro týmy, které chtějí překonat neustálé vyrušování z oznámení a mít větší kontrolu nad svým časem.
• ásana je nástroj pro řízení projektů, který vám umožňuje sledovat průběh úkolů, sdílet soubory a komunikovat se členy týmu. Je to vynikající nástroj pro projektovou práci nebo týmy, které potřebují spolupracovat na úkolech.
• Špice je e-mailové řešení typu vše v jednom, které vám může pomoci překonat přetížení e-mailem a zvýšit produktivitu. Pomocí Spike můžete integrovat všechny své stávající e-mailové účty, organizovat si doručenou poštu, spolupracovat s kolegy a další.

Získejte znovu kontrolu nad svou e-mailovou schránkou a zvyšte svou produktivitu

Přetížení e-mailem může být hlavním zabijákem produktivity. Využitím strategií a nástrojů popsaných v tomto článku však můžete omezit nepořádek svou doručenou poštu a znovu získat kontrolu nad svou e-mailovou komunikací, čímž zvýšíte svou produktivitu v tomto procesu.

Jak zabránit tomu, aby se vaše e-maily dostaly do spamu: 6 tipů

Vaše e-maily se nemusí pravidelně dostávat do doručené pošty vašich příjemců, pokud je blokují spamové filtry. Zde je návod, jak tomu můžete zabránit.

Přečtěte si další

O autorovi