4 tipy pro zvýšení produktivity pro kontrolu doručené pošty

Všichni jsme tam byli. Když dostanete e-mail od spolupracovníka, soustředíte se na daný úkol, který vás odvede od právě probíhajícího úkolu. Zvědavě na něj kliknete, abyste viděli, jak můžete pomoci, ale ve skutečnosti to není něco, co vyžaduje okamžitou reakci.

Přesto si možná říkáte, jestli byste se k nim měli vrátit hned teď, nebo se pokusit znovu získat pozornost – což může být obzvláště náročné, když se to často objevuje během dne.

V tomto článku vás provedeme několika tipy, které vám pomohou zůstat produktivní při kontrole e-mailů.

1. Omezte počet kontrol vaší doručené pošty denně

Pokud se pokaždé, když dostanete e-mail, proklikáte do své doručené pošty – nebo na něj čekáte –, neustále přerušujete svou pozornost. Také byste měli zvážit čas, který vám zabere, než se po vyrušení vrátíte do práce, zvláště pokud na každý e-mail odpovídáte okamžitě.

I když se můžete cítit zaneprázdněni, toto tam a zpět nemusí být nejproduktivnější způsob práce. Chcete zkontrolovat svůj doručené pošty s úmyslem vyprázdnit seznam e-mailů.

Pokud vaše práce skutečně nevyžaduje okamžitou odpověď na všechny e-maily, zkuste omezit počet kontrol své doručené pošty denně. Jako návrh můžete chtít kontrolovat a upřednostňovat své e-maily dvakrát až třikrát denně – jednou, když se dostanete do práce, jednou po přestávce na oběd a možná hodinu předtím, než skončíte celý den.

Nejlepší je však přijít s rutinou, která bude fungovat s vaším rozvrhem a těmi, se kterými pracujete. I když můžete reagovat okamžitě, neznamená to, že musíte vždy, zvláště pokud se soustředíte na důležitý úkol nebo konečný termín.

Samozřejmě budete mít lidi, ke kterým se budete muset vrátit dříve než později, ať už to bude váš šéf, klient nebo prioritní spolupracovník. Při kontrole doručené pošty udělejte svou odpověď na ně prioritou. Můžete také zapnout upozornění, když vám daná osoba pošle e-mail na Nerušit – nebo jednoduše upravit, kolikrát vaše doručená pošta zkontroluje novou poštu.

Je jen na vás, zda chcete upravit nastavení oznámení tak, aby některé e-maily zcela ztišily. Abyste však nezmeškali něco mimořádně důležitého, možná budete chtít v oznámení jen mrknout na příjemce a předmět a rychle se vrátit zpět, jestli to může počkat.

2. Neřešte dvakrát stejný e-mail

Už jste někdy otevřeli a četli stejný e-mail několikrát, abyste se osvěžili, než začnete jednat? Může to být ztráta času a soustředění.

Tomu můžete zabránit tím, že při každém otevření nějaké akce provedete akci. Rozhodněte se, zda vyžaduje odpověď, můžete ji uložit nebo archivovat, nebo zda je to nevyžádaná pošta nebo něco, co můžete jednoduše smazat.

To, že se na něj rozhodnete odpovědět, neznamená, že se to musí stát hned, ale přidejte příznak nebo nějakou připomínku, abyste věděli, že to máte udělat, až budete příště vyřizovat své e-maily.

Vaše doručená pošta může mít také funkci pro e-mailová připomenutí. Spark vám například umožňuje odložit zprávy na určitou dobu a v konkrétní datum a čas vám je připomene. Umožňuje vám také nastavit připomenutí pro sledování odeslaného e-mailu, pokud jste ještě nedostali odpověď od příjemce.

Cokoli ve vaší doručené poště, co nevyžaduje odpověď, soubor, nevyžádanou poštu nebo to hned vyhodit do koše – většina poskytovatelů e-mailu to velmi usnadňuje, takže je nejlepší to prostě udělat a dokončit.

Pomáhá také vymyslet si pro sebe nějaká pravidla na základě objemu e-mailů, které dostáváte. Například kdo je prioritou a vaše doba odezvy. Ostatní si na to také zvyknou a poznají, že jim poskytnete skvělou odezvu, jen ne hned.

Pokud zjistíte, že existuje e-mail, který jste odkládali, použijte jíst žabí metodou aby to bylo hotové.

3. Odhlaste se z odběru zbytečných newsletterů a marketingových e-mailů

Je pravděpodobné, že během dne dostanete dostatek oznámení, aniž byste museli přidávat hluk z bulletinů a marketingových e-mailů. Je snadné to nechat sklouznout a nechat je hromadit se ve vaší doručené poště, protože jste zaneprázdněni.

Jejich prosévání je však další úkol, který vám vezme soustředění a produktivitu. To platí zejména v případě, že odesílatel napsal e-mail dostatečně dobře, abyste si jej proklikali a přečetli, aniž byste skutečně věděli, proč jste.

Pokud se nejedná o něco, s čím skutečně zasáhnete, jako je čtení obsahu tvůrce nebo využití prodeje společnosti, odhlaste se. Ušetřete čas a energii, kterou byste do těchto e-mailů vložili, a věnujte je něčemu smysluplnějšímu nebo odpočinkovějšímu.

Pokud máte newslettery a marketingové e-maily, které rádi čtete, možná budete chtít vyzkoušet poskytovatele e-mailu, jako je Spark, který nabízí Smart Inbox.

Funkce Smart Inbox odděluje newslettery a zprávy ze služeb od osobních e-mailů. Ztlumí také upozornění od cizích lidí a automatické zprávy.

4. Blokovat nevyžádané e-maily – adresy a domény

Pokud jde o filtrování nevyžádané pošty, někteří poskytovatelé e-mailu odvádějí lepší práci než jiní. Ani populární volba, jako je Outlook, není dokonalá a umožňuje průchod nevyžádané pošty.

Pokud vám však někdo posílá spam, můžete jeho e-mailovou adresu zablokovat. Můžete také zablokovat celou doménu, pokud zjistíte, že dostáváte e-maily od různých uživatelských jmen, ale stejné webové adresy.

Pokud používáte Outlook, můžete tuto funkci najít v Nevyžádaná pošta sekce Pošta v části Nastavení a Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook. Gmail je dalším poskytovatelem, který vám to umožňuje snadno blokovat e-mailové adresy a společnosti.

Pokud používáte jiného poskytovatele e-mailu, vyhledejte tuto funkci blokovat e-mailovou doménu a název poskytovatele, kterého používáte.

Mějte na paměti, že je nejlepší neklikat na odhlášení z odběru ve spamovém e-mailu, protože by vás to mohlo přesměrovat na útržkovitý web, kde chcete získat své osobní údaje. Ve skutečnosti s nimi vůbec nekomunikujte, pokud je neoznačíte jako spam nebo je nesmažete.

Zvyšte svou produktivitu omezením e-mailů

E-mail je užitečný nástroj v komunikaci. Může se však také stát rozptýlením, když nedáváme velkou pozornost.

Pokud zjistíte, že ve své doručené poště trávíte spoustu času, proč nezkusit jeden nebo více z těchto tipů, abyste zjistili, zda to pomáhá?

Jak převzít kontrolu nad svou e-mailovou schránkou a zůstat produktivní

Průběžná kontrola e-mailů může zabrat spoustu času. Tyto tipy vám pomohou ovládat doručenou poštu a udělat více.

Přečtěte si další

O autorovi