Únava funkcí: Jak se vyhnout přetížení pomocí softwaru pro řízení projektů

Nalezení správného softwaru pro řízení projektů může být problém. S každou volbou přichází dlouhý seznam vlastností a funkcí s různými názvy a někdy i nejasným účelem.

Při srovnávání je snadné být ohromen, ale nemusí to tak být. V tomto článku vás provedeme několika tipy, jak snížit únavu funkcí, pokud jde o výběr správného softwaru pro správu projektů pro vás.

1. Než jej vyzkoušíte nebo koupíte, vytvořte si plán pro svůj software pro řízení projektů

Už jste se rozhodli, že vyzkoušíte software pro řízení projektů, nebo o tom alespoň uvažujete. S tolika vynikajícími možnostmi si uděláte obrovskou laskavost tím, že nastíníte, co byste s tím chtěli dělat, než se podíváte na možnosti a funkce každého softwaru.

Nejen, že vám to pomůže najít správný software, ale pomůže vám to také identifikovat a vyloučit ty špatné.

Přemýšlejte o tom, jak teď vy a vaši spolupracovníci komunikujete úkoly. Chcete, aby software nahradil určité typy e-mailů, schůzek a poznámek? Jaké typy podrobností obvykle zahrnujete a jaký je proces, ve kterém přidělujete úkoly?

Další důležitou součástí nastínění toho, jak jej budete používat, je určení, kdo jej bude používat. Kolik lidí máte ve svém týmu? Jaké druhy rolí a oprávnění budete potřebovat pro účet každého člena týmu? Budete muset zahrnout účty hostů pro klienty nebo dodavatele?

Můžete také zvážit, zda budete ve svém softwaru potřebovat soukromé pracovní prostory. Můžete například nastavit seznamy, které vytvoříte ve svých pracovních prostorech ClickUp, jako sdílené nebo soukromé ve výchozím nastavení a kdykoli je přepínat. Opačná představa je, že stránky jsou soukromé, dokud je nesdílíte s hosty, pokud si nepřejete pro týmový účet.

Přestože se mnoho softwaru pro správu projektů může zdát stejný, zodpovězením těchto otázek zjistíte, které funkce budete muset v rámci svého rozpočtu hledat.

2. Rozhodněte se, které funkce potřebujete, na základě toho, co již děláte

Zde se věci mohou trochu zamotat. V softwaru pro řízení projektů je mnoho možností, a proto má každý software dlouhý seznam funkcí.

Zde je třeba mít na paměti, že méně je více. Můžete dokonce nastínit opakující se úkoly nebo pracovní postupy pouze s tabulkou a několika kontrolními seznamy, jak je uvedeno v příkladu s použitím Notion níže. Vše záleží na tom, jak vy a váš tým spolupracujete.

Použití sledování času jako příkladu, jen proto, že to můžete udělat v některém softwaru pro řízení projektů, neznamená, že byste měli. Pokud již máte metodu sledování času, která funguje, nebo v současné době nesledujete svůj čas, a to je v pořádku, proč jít na metodu se sledováním před jedním bez?

Váš software pro řízení projektů by neměl přidávat žádné třenice do vašich každodenních úkolů. V první řadě je to nástroj, který můžete použít efektivně komunikovat projekty, takže přemýšlejte o tom, jak to aktuálně děláte a které funkce by byly nejužitečnější.

Je snadné se nechat rozptýlit dalšími funkcemi, nejen proto, že trávíte čas jejich nastavováním a nepoužíváte, ale navíc vám zaplní pracovní prostor. Tím se dostáváme k dalšímu bodu.

3. Pokud je to okázalé, rozhodněte se, zda je to udržitelné

Pokud určitá funkce upoutá vaši pozornost a rozhodnete se, že ji chcete použít, zeptejte se sami sebe, zda je to něco, co budete dlouhodobě udržovat. Například widgety Llama farm a baterie od Monday.com jsou docela zábavnými doplňky na palubní desce, protože díky nim jsou vaše cíle poněkud herní, ale vzrušení může snadno vyprchat.

Ve skutečnosti se možná budete chtít vyhnout prohlížení widgetů, protože Monday, ClickUp, Notion a Asana jsou skvělé volby i bez nich. Obrázek níže je jednoduchým příkladem a deska žádostí o projekt pomocí některých z mnoha funkcí dostupných v neplacené verzi ClickUp.

Nejlepší je vybrat si software pro řízení projektů na základě jeho základů a ne jeho zvonků – zvláště pokud budou pouze ubírat na vaší produktivitě.

Další položkou, kterou je třeba poznamenat, jsou integrace. Stejně jako widgety je pravděpodobné, že software můžete používat i bez nich. Pokud se vám však líbí, že se integruje s jiným softwarem, podívejte se, jaké úkoly může dokončit, než to necháte stát rozhodujícím faktorem. Integrace může být jen dalším oznámením nebo krokem.

4. Některé užitečné základní funkce, které je třeba hledat

Než se dostaneme k základům, je důležité si uvědomit, že když porovnáváte funkce softwaru pro řízení projektů, navštívíte každý web samostatně. Každý software může pro stejnou funkci používat jiný systém pojmenování, takže se zdá, že druhý software při přímém srovnání nemá konkrétní schopnosti. Konkurence tomu může říkat jinak.

Nejlepším příkladem toho je Notion. I když nenajdete rozsáhlý seznam každého obsahu, můžete na své stránky přidávat úkoly, stavy nebo nástěnky. Pomocí bloků můžete vytvořit efektivní systém řízení projektů.

Bez ohledu na název, některé užitečné základy, které budete chtít sledovat, jsou:

• Úkoly, stránky nebo impulsy— Ať už software používá jakoukoli terminologii, jedná se o prázdné karty v softwaru pro řízení projektů kde můžete při vytváření přidat popis, datum dokončení, prioritu, příjemce a přílohy úkol.
• Komunikační nástroje– spíše než listovat tam a zpět mezi softwarem pro řízení projektů a e-mailem nástroje pro komentování, odpovídání a označování ostatních jsou extrémně užitečné při spolupráci nebo delegování projekty.
• Stavy— součástí toho, co dělá nástroje pro řízení projektů skvělými, je to, že si vy a váš tým můžete navzájem sdělit, že na něčem pracujete, aniž byste to veřejně oznámili.
• Připomenutí—pravděpodobně je budete chtít upravit tak, aby vyhovovaly vašim potřebám, ale budete vděční, že budete mít v softwaru pro řízení projektů připomenutí, zvláště ve chvílích, kdy je budete potřebovat.
• Čisté rozhraní– čistý, minimalistický design vám pomůže soustředit se na nejdůležitější úkoly, které máte po ruce.

Nedovolte, aby funkce překážely funkci

Software pro řízení projektů se může na první pohled zdát zastrašující, ale nemusí to tak být. Pokud do toho půjdete s plánem a budete se ho držet, najdete ten nejlepší pro vás a váš tým.

Nejlepší ze všeho je, že většina společností zabývajících se softwarem pro řízení projektů nabízí bezplatnou zkušební verzi, takže si ji můžete vyzkoušet, než cokoliv zaplatíte. Proč nezkusit několik vytvořením jedné projektové desky v každé?

ClickUp vs. Asana: Co je lepší pro projektové řízení?

Existuje mnoho možností pro software pro řízení projektů, zde je několik tipů, které vám pomohou vybrat mezi Asanou a ClickUp.

Přečtěte si další

O autorovi