6 nejlepších nástrojů, jak překonat běžné plýtvání časem na pracovišti

Několik příležitostných výkyvů během pracovního dne je nevyhnutelné. Pokud se však tato rozptýlení stanou konzistentními návyky, mohou poškodit kvalitu vaší práce a produktivitu.

Zatímco někteří zabijáci produktivity jsou zjevní, jiní se maskují jako nezbytné úkoly. Pokud si nedáte pozor, tito žrouti času se mohou snadno vplížit do vašeho dne a ztrácet hodiny. Rozpoznání těchto činností a použití vhodných nástrojů k jejich potlačení vám může pomoci znovu získat kontrolu nad svým časem.

1. Špice ke snížení přetížení e-mailů

Čtení e-mailů a odpovídání na ně je jednou z těch pracovních činností, které se mohou zdát neškodné, ale pokud nejsou správně řízeny, může vám rychle sníst čas. Přetížení e-mailem může být způsobeno několika faktory, jako je přeplněná schránka, nedostatečná organizace nebo nepoužívání vhodných nástrojů interní komunikace. Pokud není zaškrtnuto, přetížení e-mailů se také může stát významným zdrojem stresu a úzkosti.

Enter Spike, uživatelsky přívětivý, ale robustní e-mailový nástroj pro spolupráci, který vám může pomoci získat a

manipulujte s přeplněnou schránkou a zvyšte svou produktivitu. Pro začátek vám Spike umožňuje sjednotit všechny vaše e-mailové účty na jednom místě, takže můžete snadno spravovat všechny své zprávy ze stejného řídicího panelu. Poskytuje také řadu funkcí, které vám pomohou organizovat a upřednostňovat vaše e-maily, jako je např Prioritní pošta, který odděluje důležité zprávy od neprioritních e-mailů, což vám umožňuje soustředit se na vaši nejdůležitější komunikaci.

Navíc máte úplnou kontrolu nad svými e-mailovými upozorněními. Můžete také využít Spikovy funkce odložení a připomenutí, abyste si vyhradili čas na čtení a odpovídání na e-maily (dávka vaší e-mailové aktivity), spíše než je nechat plýtvat produktivními hodinami vaší práce pracovní den.

Stažení: Spike pro Android|iOS | Okna | Operační Systém Mac (K dispozici zdarma, prémiové účty)

Shrnutí nejčastějších plýtvačů času na pracovišti by nebylo úplné bez zmínky o sociálních sítích. Může být těžké odolat lákadlu kontroly Facebooku, Twitteru nebo TikToku, ale tyto aktivity vám mohou rychle pohltit pracovní den, aniž byste si uvědomovali, kolik času jste ztratili.

Pokud se při práci nemůžete soustředit, Unpluq je nástroj, který vám pomůže překonat rušivé aplikace tím, že vám ztíží jejich používání. Vše, co musíte udělat, je přidat aplikaci, kterou chcete zablokovat, a vybrat si překážku rozptýlení, například naskenovat QR kód, zatřást telefonem po dobu 5 sekund nebo klepnout na 7 tlačítek. Můžete si také přizpůsobit úrovně obtížnosti těchto překážek.

Unpluq zablokuje všechna upozornění z aplikace a zabrání vám ji otevřít, dokud neuplyne nastavený čas nebo dokud vědomě neprovedete překážku rozptýlení. Cílem je pomoci vám zbavit se zvyku bezmyšlenkovitě procházet kanály sociálních sítí a místo toho se soustředit na svou práci.

Stažení: Odpojit pro Android (Zdarma, nabídky při nákupu)

3. IFTTT k automatizaci opakujících se úloh

Stejně jako vaše e-mailová aktivita, i opakující se úkoly se mohou stát vlky v rouše vašeho pracovního dne, vplížit se a hltat váš čas, aniž byste si to uvědomovali. Opakování stejných úkolů může být významným zdrojem promarněného času a nudy na pracovišti, zvláště pokud dokážete tyto procesy zautomatizovat a využít svůj čas a dovednosti na úkoly s vysokou hodnotou.

IFTTT je platforma, která vám umožňuje propojit různé aplikace a zařízení a vytvářet „recepty“, které automatizují úkoly. Abyste mohli používat IFTTT, nemusíte být programátor; vše, co potřebujete, je a základní pochopení tvorby receptury.

Můžete to například použít pro automatické zveřejňování denních připomenutí na váš kanál Slack nebo přidat dokončené úkoly Asana do tabulky Googlemísto toho, abyste to museli dělat ručně. Můžete použít jeden z několika již vytvořených receptů nebo si vytvořit vlastní na základě svých specifických potřeb.

Tento nástroj efektivně automatizuje všední, opakující se úkoly, které by jinak ubíraly váš čas a energii.

Stažení: IFTTT pro Android | iOS (K dispozici zdarma, prémiová verze)

4. Yac zkrátit čas strávený na schůzkách

Schůzky mohou být nezbytnou součástí pracoviště, ale mohou se také rychle stát ztrátou času, pokud je neřídíte dobře. Vzdálení pracovníci jsou zvláště postiženi zbytečnými schůzkami, protože se staly běžným způsobem, jak týmy zůstat ve smyčce.

Jedním z hlavních problémů schůzek, zejména na vzdálených pracovištích s týmy roztroušenými po celém světě, je to, že oni vyžadují, aby všichni účastníci byli online a současně dostupní, což může být náročné kvůli časovému pásmu rozdíly. A co víc, synchronní komunikace není vždy tím nejproduktivnějším způsobem práce, protože může vést k rozptýlení a přerušení.

Můžeš použít asynchronní komunikační nástroje jako Yac, abyste zkrátili čas strávený na schůzkách. Yac je chatovací aplikace, která vám umožňuje nahrávat a sdílet hlasové zprávy s vaším týmem.

Chcete poskytnout zpětnou vazbu k návrhu nebo vysvětlit proces? Namísto zahájení další schůzky Zoom můžete nahrát rychlou zprávu Yac a využít jeho možnosti sdílení obrazovky, které vám pomohou ilustrovat váš názor.

Odeslání hlasové zprávy je rychlejší než psaní a její asynchronní charakter znamená, že ji lidé mohou poslouchat, jak se jim to hodí, což vám pomůže vyhnout se zbytečným schůzkám a ušetřit čas.

Stažení: Yac pro Android | iOS | Okna | Operační Systém Mac (K dispozici zdarma, prémiová verze)

5. RecueTime abyste se vyhnuli multitaskingu a odhalili další plýtvače času

Multitasking je často nabízen jako podpora produktivity, ale výzkum vypráví jiný příběh. Multitasking může ve skutečnosti vést ke snížení produktivity kvůli kognitivnímu přetížení. Kromě toho může být multitasking významným zdrojem rozptýlení, což vede k tomu, že ztratíte pozornost a strávíte více času úkoly, které nepotřebujete.

RecueTime je aplikace pro sledování času, která vám může pomoci sledovat, jak trávíte čas, a blokovat vaše největší rušivé vlivy, aby vám pomohla zvládnout jednoúlohovou práci. Běží na pozadí vašich zařízení a sleduje aplikace a webové stránky, které používáte nejčastěji, a také to, jak dlouho na každé z nich strávíte.

Tyto informace vám mohou pomoci určit, které úkoly vám zabírají nejvíce času a které činnosti způsobují, že ztrácíte pozornost. Tyto informace pak můžete použít k odhalování a odstraňování dalších plýtvačů času. RescueTime má také a Zaměřte se na práci funkce, která vám umožní soustředit se na svou práci po stanovenou dobu.

Stažení: RecueTime pro Android | iOS | Okna | Operační Systém Mac (bezplatná zkušební verze, k dispozici prémiová verze)

6. Náhlavní souprava ANC pro snížení hluku na pozadí

Najít klidné místo, kde byste se mohli soustředit na svou práci, v dnešních otevřených kancelářích může být náročné. Vzdálení pracovníci mohou také bojovat s hlukem domácích zvířat, dětí nebo jiných lidí v okolí. Hluk na pozadí může být významným rozptýlením, které vám brání dostat se do zóny.

Sluchátka ANC (aktivní potlačení hluku) mohou být skvělým způsobem, jak snížit hluk na pozadí a zlepšit vaše soustředění. Potlačením zvuku z vašeho okolí vytvoří sluchátka ANC pracovní prostor bez šumu, který vám umožní soustředit se na váš úkol.

Získejte znovu kontrolu nad svým časem a zvyšte svou produktivitu

Klíčem k úspěchu v jakékoli oblasti je dostat se do silné pozice, která vám umožní stihnout více za kratší dobu. Chcete-li znovu získat kontrolu nad svým časem a zlepšit svou produktivitu, musíte být proaktivní při rozpoznávání běžných plýtvačů času na pracovišti a hledání nástrojů a strategií k jejich odstranění. Nástroje, které jsme zmínili v tomto článku, vám s tím mohou pomoci.

Jak se vyhnout nadměrnému používání nástrojů pro komunikaci a spolupráci

Cítíte se někdy ohromeni obrovským množstvím nástrojů pro spolupráci, které máte k dispozici? Zde je návod, jak se tomu můžete vyhnout.

Přečtěte si další

O autorovi