5 tipů pro psaní dlouhých e-mailů, které mohou příjemci číst

Posílání dlouhých e-mailů vašim klientům a spolupracovníkům je obvykle odsuzováno. Jsou však chvíle, kdy stačí poslat zdlouhavou aktualizaci nebo přehled.

V takovém případě budete chtít udělat sobě i příjemci laskavost tím, že půjdete přímo k věci a zajistíte, aby se nemusel prohrabávat dlouhými odstavci kvůli informacím.

V tomto článku vás provedeme tím, co někdy můžete použít, aby vaše delší e-maily byly čitelnější a snáze se na ně odpovídalo.

1. Pro shrnutí použijte odrážky

Jednou z nejdůležitějších věcí, na které je třeba při psaní dlouhého e-mailu pamatovat, je to, že jej příjemce pravděpodobně prolétne. Při tom jim mohou uniknout důležité informace nebo otázky, protože toho bylo prostě příliš mnoho na čtení.

Při psaní dlouhého e-mailu se chcete ujistit, že pro příjemce bude snadné se na něj podívat, ale přesto najde klíčové informace – jinými slovy, chcete být ve svých e-mailech přesní. Tímto způsobem získají informace, které potřebují, a vy pravděpodobně dostanete promyšlenější odpověď.

Každý z tipů v tomto článku vám pomůže dosáhnout přehlednějšího a věcnějšího e-mailu – zejména pomocí odrážek.

Psaní informací v bodové formě neznamená, že nemůžete být konverzační. Můžete být v jiných částech svého e-mailu, jako je pozdrav a odhlášení. Shrnutí informací do bodů však sdělení rychle a efektivně přenese.

Spíše než zahrnout každý detail, identifikujte klíčové informace ze zprávy a vyhněte se rozvláčnému textu. Příjemce nepotřebuje rozehrávku každého tématu, potřebuje pouze hlavní body.

2. Pro důležité body použijte tučné písmo

Používání všech velkých písmen v e-mailu není profesionální. Můžete však svého čtenáře kývnout správným směrem jemným tučným písmem. Samozřejmě to nechcete dělat pro všechno, ale pokud chcete zajistit, aby určitá informace viděla, jako je datum, upomínka nebo akce, zvýrazněte ji tučně.

Příklad používá pouze tučné písmo pro názvy a dvě fráze, z nichž obě chce odesílatel čtenáře podniknout kroky – hledat další informace v zápisu z jednání a nezapomenout na a Setkání. Pokud e-mail prohlíží, je pravděpodobnější, že upoutá jeho pozornost, a zbytek si může přečíst, aby získal kontext.

Vzhledem k tomu, že se jedná pouze o jemnou změnu textu, je méně pravděpodobné, že příjemce bude mít pocit, jako byste křičeli, jak to může mít se všemi velkými písmeny.

3. Rozdělte e-mail na témata s nadpisy

Přidávání nadpisů do e-mailů může znít trochu jako posílání románu příjemci, ale to neznamená, že pod každým z nich musí být spousta informací. Jednoduše jim to pomůže rychleji projít e-mailem, pokud hledají určité informace nebo je potřebují později.

Umístěním nadpisu tučně a použitím zalomení řádků mezi jednotlivými oddíly můžete mezi jednotlivé oddíly vložit mezeru, což usnadňuje čtení – podobně jako jakýkoli jiný dokument.

Použití nadpisů je užitečné, pokud máte více témat, která chcete pokrýt a která si nevyžadují samostatné e-maily – například denní přehled nebo aktualizace postupu.

4. Použijte různé formátování pro nabídky

Pokud potřebujete předávat informace přesně tak, jak je napsal někdo jiný, proveďte jemné změny ve formátování, které vám pomohou oddělit je od vašeho vlastního příběhu. Tímto způsobem není žádný zmatek ohledně toho, kde vaše zpráva končí a druhá začíná.

Uvozovky by samozřejmě mohly stačit, ale pokud už máte před a po hodně textu, vytvořte dlouhý odstavec, který je méně žádoucí ke čtení a náročnější na získání informací na první pohled.

Další věc, kterou je třeba mít na paměti, pokud jde o formátování textu v e-mailech, se možná budete chtít vyhnout použití více písem a barev, protože to může způsobit, že e-mail bude vypadat neprofesionálně.

5. Uložte si otázky až do konce

Položili jste někdy e-mailem několik otázek a dostali jste odpovědi možná na polovinu? To se může stát i v těch nejkratších e-mailech nebo zprávách.

Pokuste se uložit své otázky až na konec a udržet je krátké a věcné. Nejen, že to čtenáři pomůže, aby je viděl, ale také nezapomene, na co jste se cestou zeptali, protože poté již nepředkládáte žádné další informace.

A co víc, mohou vám poslat odpověď, která jasně odpoví na otázky v pořadí, v jakém jste je položili.

Může to znít hloupě, ale vzpomeňte si na všechny e-maily, texty, zprávy a digitální média, která se vám denně objevují. Je snadné se nechat rozptýlit přetíženým e-mailem nebo nechat jednu informaci vyniknout nad druhou.

Tip navíc – buďte konkrétní ve svém předmětu

Tento extra tip funguje obecně pro všechny e-maily. Tím, že je konkrétní ve vašem předmětu, pomáháte příjemci mnoha způsoby – bude přesně vědět, o čem to je, může to upřednostnit a může to později znovu najít, pokud se na to bude potřebovat odkázat.

Můžete například použít slova jako následovat, otázka, připomínka, Aktualizace, nebo zpráva aby věděli o typu e-mailu. Pokud se jedná o konkrétní setkání nebo projekt, uveďte název. Pokud se jedná o opakovaný e-mail, uveďte datum.

Odeslání emailu s předmětem následovat sám o sobě nezní příliš klikatelný nebo důležitý, zvláště když váš příjemce může mít ve své doručené poště několik dalších e-mailů se stejným názvem.

Můžete dokonce dát lidem vědět v předmětu, pokud je vaše zpráva naléhavá, ale nezapomeňte si ji vyhradit pro záležitosti, které skutečně jsou.

Komunikace je klíčová

Zatímco někteří mohou doporučovat neposílat dlouhé e-maily, někdy to prostě potřebujete. Nejlepší věc, kterou můžete pro příjemce udělat, je držet se věci a zajistit, aby ji mohl prolistovat. Nejen, že jim to pomůže najít informace, které zpočátku potřebují, ale také jim to pomůže později je znovu použít.

Až budete příště potřebovat poslat dlouhý e-mail, zkuste jeden nebo více z těchto tipů a uvidíte, jak to půjde.

5 samoúpravových tipů a nástrojů pro zlepšení vašeho psaní

Mnoho spisovatelů se potýká s procesem editace. Pokud však chcete vytvářet kvalitní obsah, má smysl zlepšit své editační schopnosti. Zde je návod.

Přečtěte si další

O autorovi