Jak používat časové blokování k omezení rušivých e-mailů a zpráv

Efektivní komunikace je na pracovišti důležitá, ale někdy se může stát rozptýlením, když se snažíte soustředit. Je snadné si myslet, že musíme na každý e-mail nebo zprávu okamžitě odpovědět, což se někdy změní v plnohodnotnou konverzaci, na kterou opravdu nemáte čas.

V tomto článku vás provedeme tím, jak můžete časově zablokovat komunikaci, abyste se mohli soustředit na daný úkol.

1. Časové blokování vaší doručené pošty

Pokud budete neustále klikat do své doručené pošty pokaždé, když dostanete e-mail, moc toho neuděláte. Nejen, že ubíráte čas na přečtení e-mailu a případné odpovědi na něj, ale také vám zabere čas na to, abyste se znovu soustředili.

Možná budete chtít dát čas blokování vyzkoušet.

Myšlenkou blokování vaší doručené pošty je kontrolovat e-maily pouze ve vyhrazených časových intervalech během dne. Tímto způsobem se můžete soustředit na úkol po delší dobu s minimálními přerušeními.

I když se možná budete chtít podívat na odesílatele a předmět v oznámení, abyste nezmeškali nic důležitého, nepodniknete žádnou akci a hned nepřeskočíte do doručené pošty. Vaše mysl zůstává na úkolu, protože víte, že se k e-mailu dostanete později – pokud to samozřejmě není naléhavé a nepotřebujete mu věnovat svou pozornost.

Jak si zvyknete na rutinu neotevírat a neodpovídat okamžitě, zvyknou si na to i vaši klienti nebo spolupracovníci. Ve skutečnosti můžete dokonce dávat lepší odpovědi, protože se zaměříte na komunikaci a nespěchání zpět k položce, na které pracujete.

Doporučuje se, abyste každou návštěvu své doručené pošty začali tím, že nejprve zkontrolujete starší zprávy. Cokoli, co je odpad nebo haraburdí, se okamžitě vypořádejte. Pokud nevyžaduje odpověď, zapište si všechny úkoly a uložte je.

Pokud odesílatel potřebuje pouze rychlou odpověď, můžete mu také odpovědět, když jste tam, ale pokud potřebuje odpověď, která bude trvat déle než čas, který jste si vyhradili, označte e-mail nebo vytvořte připomenutí, abyste se k němu vrátili později. Cílem je mít na paměti udržujte v doručené poště nulu nepřečtených zpráv a vyhněte se tomu, že byste se stejným e-mailem zacházeli dvakrát.

Při blokování vaší doručené pošty budete také chtít zvážit načasování a frekvenci. To se bude lišit od osoby k osobě na základě jejich objemu e-mailů, role, kterou mají, a jejich rozvrhu.

2. Časové blokování vaší pošty k odeslání

U e-mailů, které vyžadují delší odpověď, nebo u e-mailů, které potřebujete odeslat sami, si raději zablokujte čas, než abyste trávili značnou část produktivního času ve své poště k odeslání. Chce to trochu cviku, ale pokud ano přesné ve vašich e-mailech, strávíte méně času jejich psaním.

Začněte každou relaci pošty k odeslání tím, že budete řešit nejdůležitější zprávy, a jakmile vyprší čas, zaměřte se na své další úkoly. To, že můžete někomu odpovědět hned, neznamená, že musíte vždy. Samozřejmě existují výjimky, ale to, že se soustředíte na to, abyste odpověděli na neurgentní zprávy, se sčítá.

Je zde také zváženo, zda zpráva vůbec vyžaduje odpověď. Je snadné cítit se povinni odpovědět, ale pokud se vás odesílatel ve skutečnosti na nic neptá nebo nevyžaduje váš příspěvek, může stačit jednoduché poděkování v závislosti na tom, kdo to poslal.

To, zda odpovíte na každý e-mail, který obdržíte, je věcí etikety na pracovišti a vašeho vztahu s odesílatelem. Někteří lidé raději neobdrží žádnou odpověď, než aby otevřeli dvouslovnou děkovnou zprávu, jiní mohou poznámku ocenit.

3. Časový limit vašich zpráv

Přečtení zpráv a odpověď na ně nezabere zdaleka tolik času jako e-maily – zejména proto, že je přijatelnější odpovědět jedním slovem nebo strategickým emotikonem nebo dokonce gifem. Nicméně se sčítají.

Zařazení vašeho messengeru do plánu může pomoci omezit vyrušování. Čas blokování vašich zpráv je trochu jiný než u vašich e-mailů, protože na ně netrvá dlouho reagovat. Místo toho můžete chtít zablokovat čas, abyste se mohli soustředit na své úkoly, a nechat příchozí zprávy čekat, dokud relace neskončí.

Pokud používáte Slack, můžete ukázat, že se soustředíte na pomocí stavu Slack spíše než odložení, pokud chcete stále sledovat oznámení. Pokud však nakonec použijete odložení, lidé vám mohou zprávu odeslat a dát vám vědět, že je naléhavá.

Pokud posíláte zprávy svému kolegovi a zjistíte, že se konverzace vleče, možná budete chtít svého spolupracovníka pozvat, aby vám zavolal a vyjasnil si to, protože hovor po telefonu může být rychlejší.

4. Nastavení hranic pro elektronickou komunikaci

V první řadě to není oblíbená připomínka všech, ale zaznamenáte nárůst produktivitu, pokud si ušetříte kontrolu svých osobních zpráv, dokud si nedáte pauzu nebo si nějaké nedáte prostoje.

Telefony Apple i Android mají vysoce přizpůsobitelné nastavení zaostření, které vám s tím může pomoci a umožní vám ztišit určité aplikace, když zapnete režim Nerušit. Tímto způsobem můžete ztišit aplikace a texty, které by vás mohly rušit, ale nechat hovory zapnuté, pokud se s vámi někdo potřebuje spojit.

Podobná nastavení najdete také na svém počítači. Například, Oznámení panelu v systému iOS Systémové preference umožňuje naplánovat režim Nerušit a zapínat a vypínat aplikace.

Samozřejmě, že někteří lidé a situace budou vyžadovat vaši okamžitou pozornost, ale některé věci mohou počkat, až je vaše relace zaměřená na produktivitu bude na vás, abyste je řešili. To se bude lišit od člověka k člověku, ale zkuste přijít s vlastní sadou pravidel, komu a čemu dovolíte, aby zlomil vaši pozornost.

Omezte své rozptýlení

S množstvím e-mailů a oznámení, které dostanete za den, je snadné se nechat rozptýlit, když se snažíte soustředit. Pokud zjistíte, že je to běžné, vyzkoušejte jeden nebo více z těchto tipů, abyste zjistili, co vám vyhovuje.

4 nejlepší tipy, jak snížit přetížení e-mailů

Přečtěte si další

O autorovi