Jak produktivně pracovat se vzdáleným týmem ve více časových pásmech

Mít globální tým může být prospěšné, ale k čemu by pro vás bylo využívat bohaté a rozmanité zásoby talentů, když nemáte účinný plán, jak tento talent využít?

Jak fungujete synchronizovaně se vzdáleným kolegou, který se připravuje do postele na Filipínách, a dalším, který právě začíná svůj den ve Spojeném království? Pojďme se ponořit do několika způsobů, jak co nejlépe využít váš vzdálený tým.

Výhody a nevýhody globálního vzdáleného týmu

Mít globální tým vám dá příležitost získat bohaté znalosti a kulturní zážitky. Díky spolupráci s lidmi z celého světa můžete získat širší perspektivu a náhled, které podnítí inovace na vašem pracovišti. To není vše; možnost překračovat hranice také znamená, že máte lidi, kteří pracují 24 hodin denně, aniž by potřebovali noční směny.

Některé problémy však přicházejí s týmem pracujícím na dálku v několika časových pásmech a je důležité, abyste si jich byli vědomi. To vám umožní vytvořit efektivní strategii práce na dálku a najít správné nástroje, které maximálně využijí silné stránky vašeho týmu. Některé z těchto výzev zahrnují:

• Omezené možnosti naplánovat schůzky, které fungují pro všechny.
• Nedostatek zapojení kvůli nedostatku osobní interakce.
• Ztráta motivace a uspokojení z práce v důsledku práce na dálku osamělost.
• Zpožděné odpovědi na e-maily a další komunikaci.
• Více lidí pracuje v nevhodnou dobu a zvyšuje se očekávání, že budou k dispozici.

I když globální týmy musí čelit několika překážkám, věříme, že klady výrazně převažují nad zápory. Pokud souhlasíte, možná budete chtít nastavit některé procesy a využít správné nástroje, které vám pomohou překonat problémy spojené s prací s kolegy z více časových pásem.

Jak pracovat se vzdáleným týmem v různých časových pásmech

1. Upravte svůj proces registrace

Neexistuje žádná univerzální odpověď pro přijímání nových zaměstnanců, ale když máte globální tým, nesmíte se soustředit pouze na talenty. Investujte čas do zlepšit proces registrace najmout lidi, kteří jsou již obeznámeni s kulturou práce na dálku, nebo ty, kterým můžete důvěřovat, že budou pracovat s minimálním dohledem.

Kromě toho zvažte čas strávený vysvětlováním toho, jak váš vzdálený tým funguje a co od něj očekáváte. To zahrnuje podrobný popis komunikačních procesů a toho, jaké nástroje budou ke své práci potřebovat. Nezapomeňte být konkrétní ohledně pracovní doby, aby byli všichni od začátku na stejné stránce.

Pracovní samostatnost, proaktivita, flexibilita, iniciativa a výborná komunikace jsou životně důležité dovednosti, na které je třeba dávat pozor.

2. Použijte převodníky časových pásem

Nemusíte plýtvat svými kognitivními zdroji zapamatováním různých časových pásem nebo hledáním času, který je ve vašem polohu kolegy pokaždé, když si chcete naplánovat schůzku, protože je k dispozici dobrý výběr online nástrojů, které vám pomohou uděláš to.

Tato digitální řešení vám pomohou převést časová pásma před naplánováním konferenčních hovorů, videochatů nebo jiné důležité komunikace. Všichni si tak uvědomí časové rozdíly a vyhnou se případným konfliktům.

Váš tým může například použít Timezone.io abyste viděli, kolik je hodin na místě toho druhého. Tento nástroj zobrazuje profilový obrázek, jméno a aktuální čas každého na jedné stránce, což vám umožní rychle zjistit, ve kterém časovém pásmu se nachází.

3. Podporujte asynchronní komunikaci

Asynchronní komunikace způsobil revoluci ve způsobu práce vzdálených týmů. Tento přístup umožňuje členům týmu využít flexibilitu modelu práce na dálku, aby mohli pracovat po většinu času produktivní hodiny dne bez tlaku být neustále k dispozici nebo odpovídat na zprávy ihned.

Tento přístup eliminuje problémy spojené s koordinací plánů v různých časových pásmech. Výrazně také snižuje rozptylování od upozornění na zprávy během pracovní doby i mimo ni, umožňuje členům týmu soustředit se na své úkoly, být produktivnější a dosáhnout lepší rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.

Můžeš použít asynchronní komunikační nástroje jako Voodle, Yac, nebo Kroutit zůstat v kontaktu se svými kolegy, aniž byste přerušili jejich pracovní postupy. Tyto nástroje vám umožňují vyměňovat si nápady, poskytovat zpětnou vazbu, vysvětlovat komplikované koncepty, spolupracovat na projektech a poskytovat aktualizace bez neustálého pingu na lidi nebo plánování dlouhých schůzek.

Můžete také použít e-mailovou aplikaci jako Špice naplánovat méně naléhavé e-maily kolegům v jiných časových pásmech mimo jejich pracovní dobu. Navíc můžete vytvořit interní wiki k ukládání všech relevantních informací o společnosti, včetně poznámek ze schůzek, výukových programů, zásad společnosti a dalších. To umožňuje všem členům vašeho týmu, bez ohledu na jejich polohu a čas, přístup k informacím, které potřebují k tomu, aby mohli dělat co nejlepší práci.

Nástroje projektového řízení jako např ásana a Trello pomozte týmům zůstat organizované, na správné cestě a zodpovědné při práci na projektech se vzdálenými kolegy v různých časových pásmech. Tyto nástroje se dobře hodí pro asynchronní práci, protože umožňují vytvářet a přiřazovat úkoly, stanovovat termíny, sledovat průběh a ukládat všechny informace související s projektem na jednom místě.

Přicházejí také s funkcemi, jako je komentování, které usnadňují spolupráci a zajišťují, že jsou všichni na stejné stránce. Tímto způsobem mohou členové týmu v různých zemích a časových pásmech snadno vidět, na čem ostatní pracují, poskytovat zpětnou vazbu, a řešit problémy, jakmile se přihlásí ke svým účtům, aniž by neustále komunikovali prostřednictvím e-mailu nebo jiných zpráv platformy.

5. Přijměte sdílené kalendáře a plánovací aplikace

Sdílené kalendáře a plánovací aplikace pomáhají vzdáleným týmům koordinovat jejich plány, plánovat nadcházející události a vyhýbat se e-mailům tam a zpět, když se snažíte najít čas, který vyhovuje všem.

Například, Calendly umožňuje vzdáleným kolegům sdílet svou dostupnost a plánovat schůzky mezi sebou, aniž by museli plány koordinovat ručně. Každý tak snadno uvidí, kdy jsou ostatní na státní svátek, zaneprázdněni nebo si mohou popovídat. Tyto informace můžete také použít k nalezení překrývajících se hodin k plánování skupinových hovorů nebo schůzek se všemi členy vašeho týmu, když to potřebujete.

Calendly navíc umožňuje integraci s dalšími oblíbenými nástroji, jako je Slack, Microsoft Teams, Webex a další, což ještě více usnadňuje použití pro vzdálené týmy.

Překonejte výzvy časového pásma a maximalizujte produktivitu svého týmu

Několik překážek by vás nemělo odradit od využívání mnoha výhod, které přináší práce se vzdáleným týmem v různých časových pásmech.

Se správným přístupem a výše uvedenými nástroji můžete překonat problémy práce s dálkovým ovládáním tým rozptýlený po celém světě a sklízet plody vyšší produktivity, kreativity a inovace.

5 nejlepších nástrojů pro zlepšení vzdáleného pracoviště

Přečtěte si další

O autorovi