8 nástrojů pro zefektivnění vzdálených pracovních procesů

Provozování vzdáleného podnikání bez ústředí, flexibilních rozvrhů a možnosti jet při práci kamkoli na světě je vzrušující. Může však být také skličující a vyžaduje hodně práce.

Dobrá věc je, že technologie je na vaší straně. Existuje spousta softwaru, který vám pomůže zvýšit efektivitu, organizovat pracovní postupy, zefektivnit procesy a zlepšit týmovou spolupráci.

Tento seznam není vyčerpávající, ale zde jsou některé z nástrojů, které můžete začít používat pro své vzdálené podnikání.

1. Systémy sledování žadatelů

Ať už jste začínající nebo velká společnost, můžete těžit ze systému sledování uchazečů (ATS). Tyto softwarové programy vám umožní najít všechny důležité informace o vašem uchazeči – z jejich e-mailů, pohovorů, rozvrhů a relevantních dat, vše na jednom místě.

Díky ATS je nábor a najímání hračkou díky využití umělé inteligence k prověřování kandidátů, což vám ušetří spoustu času ručním vyřazováním kandidátů, kteří nevyhovují. Pomohou vám také najít nejlepší kandidáty tím, že je seřadí na základě jejich dovedností a zkušeností. Některé z nejčastěji používaných ATS zahrnují

Pracovní den a Skleník.

V tomto digitálním věku, kdy jsou falešné certifikáty a falešné identity na denním pořádku, jsou prověrky pozadí zásadní pro udržení bezpečného a bezpečného pracoviště pro zaměstnance i zákazníky.

Nástroje pro kontrolu pozadí jako Goodhire a Chekr jsou také nezbytné pro ověření informací, které s nimi potenciální kandidáti sdíleli.

Tyto nástroje jsou v souladu s právními požadavky a poskytují podnikům vlastní řídicí panel, který jim pomáhá spravovat a sledovat výsledky jejich prověrek. Většina těchto nástrojů se také integruje s ATS a dalšími hlavními HR platformami.

3. Software pro řízení projektů

Správa vzdálených týmů může být náročná. Software pro řízení projektů poskytuje snadný způsob, jak organizovat pracovní postupy, sledovat pokrok jednotlivců a týmů, konkretizovat projekty a získat přehled o pokroku týmu.

Pokud vedete globální tým, používáte software pro řízení projektů, jako je např ásana nebo ClickUp mohu vám pomoci ušetřit spoustu času komunikovat a spolupracovat se svým týmem. Tyto nástroje usnadňují bezproblémovou spolupráci mezi členy týmu uvnitř platformy – bez nutnosti e-mailů a zbytečných schůzek!

4. Software pro elektronický podpis

Provozování vzdáleného podnikání neznamená, že můžete přeskočit důležité procesy, jako je podepisování dokumentů a smluv. Vzdálené nastavení může zkomplikovat podepisování citlivých dokumentů.

Nikdo nechce sdílet své elektronické podpisy, aniž by se předtím ujistil, že je platforma bezpečná. Dobrá věc je, že nástroje jako Pandadoc a DocuSign spočívají v tom, že usnadňují distribuci a shromažďování citlivých dokumentů spolu s elektronickými podpisy. Je jich spousta další online aplikace pro podepisování dokumentů tam, že to můžete zkontrolovat.

E-podpisy jsou uznávány jako ekvivalentní tradičním podpisům. Jsou právně závazné, pokud vám strany umožní bezpečně nahrávat soubory a podepisovat digitální dokumenty. Nicméně, zákonnost elektronických podpisů se liší v závislosti na tom, kde na světě se nacházíte.

5. Wiki

Šíření informací a školení může být náročné při řízení vzdálené společnosti. Obchodní wiki slouží jako centrální úložiště nebo databáze znalostí.

Umožňuje každému přístup k dokumentům a důležitým procesům v pracovních tocích zaměstnanců. Snadno se k nim přistupuje, je možné je upravovat a sdílet, takže vzdálení pracovníci mají stále přehled o změnách, aktualizacích a nových zásadách v práci.

Usnadňuje to nástup a umožňuje novým zaměstnancům orientovat se ve společnosti. Usnadňuje práci na dálku a slouží jako průvodce, kde se mohou dozvědět o firemních procesech. Některé wiki, které můžete zvážit, jsou XWiki a SlimWiki. Existuje spousta dalších webové stránky, které vám pomohou vytvořit si vlastní Wiki.

6. Software pro rozpoznávání zaměstnanců

Kvůli omezené interakci a podpoře se mnoho vzdálených pracovníků často cítí izolovaní a neviditelní. Mnoho studií ukazuje, že uznání a včasná, vhodná zpětná vazba nejen zvyšuje výkon lidí, ale také zlepšuje udržení a spokojenost s prací.

Platformy jako Motivovanost Umožněte členům týmu, aby se dozvěděli o ostatních v týmu, ocenili se navzájem a zdůrazňovali své výhry, rozdávali bonusy a vytvářeli vlastní ocenění a odznaky pro týmy, o které se budou snažit.

Motivosity umožňuje členům týmu rozdávat peníze Motivosity, které mohou zaměstnanci použít na nákup dárkových karet, rezervaci letenek nebo dary na charitu. Mezi další alternativy Motivosity patří Bonusově a Sláva.

7. Obchodní aplikace pro zasílání zpráv

Práce na dálku nepoletí bez platformy, která spojí tým. I když týmy mohou stále používat e-mail, je to objemné, časově náročné a neuspořádané. Aplikace pro zasílání obchodních zpráv jako Slack vám umožní spojit se s kýmkoli jednotlivě nebo ve skupinách.

Můžete také integrovat další aplikace do Slacku k posílení jeho funkčnosti a zefektivnění procesů v aplikacích. Můžete například propojit svou Asanu se Slackem nebo použít Giphy ve Slacku, když chcete do konverzací přidat zábavu. Mezi další aplikace, které jsou podobné Slacku, patří Chat na pracovišti nebo Microsoft Teams.

8. Plánovací software

Plánování je další práce, která zabírá čas každého, ať už je vzdálený nebo ne. Další komplikací ve většině vzdálených prací je však realita rozdílů v časových pásmech. Navíc mnoho vzdálených pracovníků musí žonglovat s více než jednou prací, takže plánování hovorů je mnohem složitější.

Plánovací platformy jako Calendly integruje se s vašimi kalendáři a eliminuje zdlouhavé hledání nejlepšího času pro obě strany. Mezitím aplikace jako GoReminders umožňují automatizovat textové zprávy, abyste mohli svému týmu nebo klientům posílat automatické zprávy s připomenutím schůzek.

Tím je zajištěno, že se lidé na schůzce dostaví, což vám zabrání plýtvat časem a penězi čekáním, až se objeví.

Využijte technologii ke zvýšení úrovně svého vzdáleného podnikání

Práce na dálku má spoustu výhod. Provozování však může být obtížné, zvláště pokud plánujete dělat věci tradičním způsobem. Nejen, že budete mít více papírování, ale je těžké, dokonce nemožné, dobře komunikovat a sledovat průběh projektů bez pomoci nástrojů.

Vylepšete svou hru pomocí softwaru a nástrojů, které dokážou urychlit a zefektivnit vaše procesy práce na dálku a pomohou přitmelit tým k dosažení lepší kultury pracoviště pro vaši společnost.

8 tipů pro vytvoření produktivního kancelářského prostředí pro vzdálenou práci

Přečtěte si další

O autorovi