8 běžných komunikačních chyb, kterým je třeba se vyhnout ve virtuálních týmech (a co dělat místo toho)

Po změně způsobu fungování vaší organizace je životně důležité, abyste si našli čas na podporu dobré komunikační kultury ve vašem virtuálním pracovním prostoru. Je to proto, že způsob, jakým jste komunikovali s kolegy v tradičním kancelářském prostředí, se nemusí nutně přenést do virtuálního světa.

Proto je přepsání vaší komunikační příručky klíčem k úspěchu ve virtuálním týmu a jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je vědět, co nedělat.

1. Používání e-mailu jako primárního způsobu komunikace

Přestože e-mail stále hraje roli na dnešním vzdáleném pracovišti, neměl by být vaším primárním způsobem komunikace. Můžete rychle ztratit přehled o zprávách, když jsou pohřbeny ve vaší doručené poště, což vede ke snížení produktivity.

Stále můžete používat e-mail ke komunikaci s klienty a cílit na potenciální zákazníky. Existují však i další praktické komunikační nástroje které jsou vhodnější pro zasílání zpráv a spolupráci s vašimi vzdálenými kolegy.

Nástroje pro rychlé zasílání zpráv jako Slack jsou dobré pro rychlé konverzace tam a zpět a vytváření kanálů pro konkrétní témata nebo projekty. Můžete také využít aplikace pro zasílání zpráv, např

Kroutit komunikovat asynchronně, zatímco nástroje projektového řízení mají rádi Trello nebo ásana umožňují vytvářet, přiřazovat a sledovat úkoly.

2. Neschopnost plánovat rozdíly v časových pásmech

V tradičním kancelářském prostředí lidé obvykle pracují ve stejném prostoru a ve stejnou pracovní dobu. Nicméně, když máte virtuální členy týmu v různých časových pásmech, věci se mohou zkomplikovat, pokud to neplánujete.

Musíte si být vědomi časových rozdílů a najít překrývající se hodiny, abyste naplánovali schůzky. Abyste toho dosáhli, nemusíte si pamatovat časová pásma nebo umístění svých kolegů. Můžete použít převodníky časových pásem jako Timezone.io nebo sdílené kalendářové aplikace jako Calendly pomoci naplánovat a spravovat časy schůzek. To vám umožní zablokovat čas, který je vhodný pro každého.

3. Nadměrné spoléhání se pouze na textovou komunikaci

Pouze textová komunikace postrádá neverbální podněty, jako je řeč těla, oční kontakt a mimika, což může snadno vést k nesprávným interpretacím a konfliktům. Ve virtuálním prostředí je nezbytné používat různá komunikační média k tomu, abyste vyjádřili svůj názor, včetně nástrojů pro videokonference, jako jsou Google Meet nebo Zoom.

Vzhledem k tomu, že se možná nebudete moci setkat fyzicky, nabízejí tyto nástroje další nejlepší věc, protože vám umožní vidět a slyšet své kolegy. Kromě vytváření osobnějších spojení videohovory také lépe vysvětlují složité úkoly.

Ne vždy se však můžete pustit do videohovoru, zvláště když pracujete s lidmi v jiných časových pásmech. V takovém případě můžete použít asynchronní video nástroj jako Voodle nahrávat a odesílat video zprávy.

4. Očekáváme, že všichni budou neustále k dispozici

V důsledku všech komunikačních nástrojů, které máme na dosah ruky, a přijetí zásad práce na dálku se hranice mezi prací a osobním životem stále více stírají. To vedlo ke vzniku „vždy zapnutá“ kultura práce: nerealistická očekávání, že lidé by měli být kdykoli k dispozici, aby mohli odpovídat na zprávy související s prací nebo reagovat na pracovní požadavky.

Abyste tomu zabránili, musíte si stanovit nějaké hranice. To zahrnuje vytvoření přizpůsobeného plánu práce na dálku, nastavení dostupnosti v komunikačních nástrojích na pracovišti a vypnutí upozornění na zprávy, které nejsou naléhavé mimo pracovní dobu.

5. Nedbát na kulturní/náboženské rozdíly

Vzhledem k tomu, že práce na dálku umožňuje nabírat talenty z různých částí světa, musíte být si vědom kulturních a náboženských rozdílů, které mohou nepříznivě ovlivnit komunikaci a tým dynamika.

Lidé z odlišných kultur a náboženství mohou například dodržovat určité svátky a v těchto časech mohou být nedostupní v práci nebo mít jinou pracovní dobu. Možná budete muset sledovat tyto dny a podle toho upravit termíny nebo komunikační plány.

6. Nevytváří prostor pro neformální konverzace

V prostředí práce z domova může být snadné přehlédnout potřebu sociální interakce mezi kolegy. Nicméně, práce na dálku osamělost je vážným problémem, který může snížit produktivitu a spokojenost s prací.

Abyste tomu zabránili, musíte najít způsoby, jak povzbudit neformální konverzace. Můžete toho dosáhnout vytvořením příležitostí pro virtuální chlazení vody. Například vytvoření samostatné skupiny pro neformální konverzace v nástroji pro chat na pracovišti. Zde mluvíte o tématech, která nesouvisejí s prací, jako jsou plány na víkend, váš oblíbený pořad nebo koníčky.

Pomocí nich můžete dále posílit zapojení ve vašem týmu nápady na přestávku na kávu.

7. Příliš mnoho schůzek

I když je důležité mít se svým týmem pravidelné kontroly, nechcete to se schůzkami přehánět. Skutečností je, že některé schůzky nestojí za váš čas a mohou dokonce poškodit vaši produktivitu.

Než tedy naplánujete další schůzku, zeptejte se sami sebe, zda je to skutečně nutné a zda neexistují jiné způsoby, jak sdělit své sdělení. Když se rozhodnete uspořádat schůzku, snažte se zajistit, aby byla co nejproduktivnější tím, že vytvoříte agendu a sdělíte ji předem, bude stručná a budou se jí účastnit pouze nezbytní lidé.

Kromě toho pověřte někoho, aby řádně zdokumentoval zápisy z jednání a uložil je na centrální místo, kde k nim mají všichni přístup. To pomůže snížit potřebu budoucích schůzek, na kterých se bude diskutovat o tom, co se stalo na předchozích zasedáních.

8. Neuznáváme milníky a neslavíme úspěchy

Uznání a oslava úspěchů vašeho týmu je zásadní pro posílení morálky a angažovanosti. Práce z domova není důvodem k přehlížení této životně důležité teambuildingové aktivity.

Můžete se spolehnout na nástroje pro rozpoznávání zaměstnanců, jako je např Bonusově oslavit úspěchy svého týmu a uznat individuální úspěchy. Můžete jej také integrovat do svého pracovního prostoru Slack, takže členové týmu mohou snadněji dávat a přijímat pochvaly.

Vyhněte se těmto chybám, abyste zlepšili vzdálenou týmovou komunikaci

I když má vzdálené pracovní prostředí své výzvy, nabízí také mnoho příležitostí k růstu a úspěchu. Z velké části se stále učíme, jak se nejlépe orientovat v tomto novém způsobu práce.

Znalost těchto běžných úskalí vám může pomoci se jim vyhnout a vytvořit pro vás a váš tým úspěšné vzdálené pracovní prostředí.

5 nástrojů k překonání výzev vzdálené týmové komunikace

Přečtěte si další

O autorovi