Jak vyjadřovat běžné stížnosti na pracovišti v profesionálních e-mailech

Pokud jste někdy pracovali v kanceláři, znáte problémy spojené s jednáním s mnoha různými lidmi. Častým problémem je strach konfrontovat problémové spolupracovníky a zastavit jejich chování, ale můžete se vyjádřit profesionálně, ať už jste zaměstnanec nebo manažer.

Jednou z nejjednodušších metod je vkládání myšlenek do e-mailu. Tuto záležitost rozebereme na příkladech běžných stížností na pracovišti. Naučte se nejkonstruktivnější způsoby, jak je vyslovit, a další e-mailové triky, které vám mohou pomoci.

1. Stále čekám, až tento úkol dokončíte

Ne všichni pracují stejným tempem, ale je problém, když jeden člověk zastaví týmový projekt. Pokud váš úkol závisí na tom, že váš spolupracovník odešle svůj vlastní, můžete je pobídnout k akci několika slovy v e-mailu.

Zde je několik profesionálních způsobů, jak k této stížnosti přistupovat a vyjádřit ji, které můžete přizpůsobit svým okolnostem:

• Potřebujeme zlepšit náš pracovní postup, abychom nezaostávali za plánem. Je pro vás (datum a čas) dobrý termín? Poté mohu dodržet svůj termín (datum a čas).
instagram viewer
• Potřebujete pomoci s tímto úkolem? Projekt musíme dokončit včas, takže (jméno spolupracovníka) nabídl pomoc s případnými problémy na vaší straně.

Cílem není urážet svého spolupracovníka, ale stanovit cíle a řešení a zároveň dát jasně najevo, že jste oba součástí týmu s aktivním zájmem dotáhnout věci do konce.

Ujistěte se, že jich nasbíráte co nejvíce tipy pro dodržování termínů a dokončení úkolů jak můžeš. Bude snazší radit lidem podle potřeby.

2. Termín je zítra

Zde je další běžná stížnost, kterou můžete mít uvnitř. Pokud to váš spolupracovník přes několik upomínek příliš blízko, můžete ho motivovat v e-mailu, aniž byste ztratili nervy.

Důvod, proč se na ně obracíte, je naléhavý, takže řešení, která nabízíte, potřebují určitou přímost, už jen proto, aby váš spolupracovník bral věci vážně.

Zkuste tyto alternativy:

• Projekt se má uskutečnit zítra, ale stále existuje několik nedostatků. Udělejme dnes odpoledne videokonferenci s týmem, abychom prodiskutovali řešení.
• Vedení očekává projekt zítra. Pokud je nepravděpodobné, že termín dodržíte, mohl byste vysvětlit proč ve zprávě, kterou můžeme odeslat se vším ostatním?

I když jsou e-maily jednodušším způsobem, jak vyjádřit obtížné myšlenky, nemají stejný dopad jako osobní diskuse o problémech. Když se tedy pokoušíte změnit něčí špatné pracovní návyky, váš e-mail musí být jednoduchý a chytrý, aby upoutal jeho pozornost.

3. Přestaňte prokrastinovat

Stejný konstruktivní přístup je nejlepší pro všechny vaše stížnosti na pracovišti, podaný klidným a neutrálním jazykem. Koneckonců, prokrastinující spolupracovník může zatěžovat pracovní tok firmy, ale ne vždy to dělá, protože je líný.

Zjistěte, zda je příliš mnoho rozptylování nebo zda nejsou zavaleni úkoly. Najděte problém a přizpůsobte svůj e-mail pomocí řešení a pobídek. Inspirujte se těmito příklady:

• Kancelář může být rušivá. Pokud je pro vás obtížné soustředit se na vaši práci, pojďme diskutovat o změnách a o tom, jaké cíle pro vás můžeme stanovit.
• Na konci týdne si projdeme všechny dokončené a zbývající úkoly, abychom mohli příští týden využít produktivněji.

4. Nemám čas dělat všechny tyto úkoly

Vaše strategie psaní e-mailů by se měla mírně změnit, když se budete snažit chránit před vyhořením. Jde o to prokázat, že znáte své povinnosti, jak je upřednostňovat a za co nejste odpovědní.

Zdvořile nastavte hranice a ve svých e-mailech používejte výrazy, jako jsou tyto:

• S tímto úkolem rád pomohu. Nevadilo by vám počkat, až dokončím své současné úkoly? Jsou splatné dříve.
• Bohužel, pokud přijmu nějaké další úkoly, budu potřebovat přesčasy. Mohl byste to projít (jméno jednatele) a prodiskutovat, jak by to fungovalo?

Pokud vaše pracoviště používá software pro správu týmu, může být snazší sdílet celý svůj rozvrh. Můžete také organizujte své úkoly v ásaně, například, aby byly důležité úkoly jasně viditelné, včetně jejich termínů a spolupracovníků.

5. Nepracuji pro vás

Dominantní spolupracovníci mohou zavést své chování příliš daleko a očekávat, že budete skákat, když vám zavolají nebo od nich přijmete práci navíc. Toto je další situace, která zoufale potřebuje hranice.

Než přistoupíte k vážnějším opatřením, zkuste se s kolegou domluvit prostřednictvím dobře zpracovaného e-mailu. Mělo by to být zdvořilé, ale pevné, protože vám zajistí rovné postavení na pracovišti. Zde je několik formulací k vyzkoušení:

• Je mi líto, že vaše pracovní vytížení je zdrcující. Kvůli svým vlastním povinnostem vám nebudu moci pomoci, ale pokud se obrátíte na svého manažera, mohli byste vypracovat udržitelnější plán.
• Děkuji, že jste na mě pro tuto práci mysleli, ale lépe se hodí pro jiné oddělení. Pokud budou mít čas, mohli by s vámi spolupracovat.

6. Přestaňte mluvit o lidech

Konkurence na pracovišti je nevyhnutelná. Bohužel to nutí kolegy vyniknout, i když to znamená zařezávat se do konverzací, aby nabídli své vlastní myšlenky. Někteří lidé také nevědomě přerušují a neuvědomují si, že je to nepříjemné.

Existují diplomatické způsoby, jak je povzbudit, aby s tímto chováním přestali. Vzhledem k tomu, že to možná dělají pro pozornost, apelujte ve svém e-mailu na tuto jejich stranu a zároveň podpořte myšlení týmového hráče.

Zkuste něco jako tyto výrazy:

• Často přispíváte hodnotnými nápady. Váš proaktivní přístup k hledání řešení je zaznamenán. Každý zaměstnanec je pro společnost stejně důležitý a rádi slyšíme hlas každého na pracovišti.
• Tento projekt vyžaduje týmové úsilí a také jasnou komunikaci. Aby byla zajištěna hladká spolupráce, musí mít každý, kdo přispívá do diskuse, stejnou šanci promluvit.

Pokud se snažíte řídit týmový projekt s lidmi, kteří mají tendenci mluvit jeden přes druhého, můžete nastavit základní pravidla ve skupinovém e-mailu. Nalézt tipy, které zlepšují písemnou komunikaci a použít je k vytvoření přátelského, ale produktivního prostředí.

7. Přestaňte mi psát mimo práci

Kontaktuje vás kolega nebo váš šéf ve chvíli, kdy máte volno? Toto je běžný problém, který obvykle zahrnuje textové zprávy. Je to obzvláště nepříjemné, když nejste tak známí, nebo když si chtějí popovídat, zatímco vy potřebujete relaxovat.

Pokud ignorování těchto lidí nefunguje nebo zacházejí příliš daleko, nejlepším řešením je poslat jim e-mail s vysvětlením svého postoje. Sdělení by mělo zdůrazňovat důležitost profesních hranic a zejména vašeho volného času.

Podívejte se na tyto možnosti a zjistěte, jak je můžete přizpůsobit svým potřebám:

• Mějte prosím na paměti, že nemusím být k dispozici, abych mohl mluvit po pracovní době z důvodu osobních záležitostí. Když jsem zpět v kanceláři, rád proberu pracovní záležitosti.
• Jakkoli je pro mě moje práce důležitá, trpí tím, když nevyužiji naplno své volno. Proto doufám, že oceníte moji potřebu vyhradit si komunikaci související s prací na úřední hodiny.

8. Nemluv takhle

Spolupracovníci často zapomínají, že jsou v profesionálním prostředí, a mohou říct něco špatného nebo se dostat do nevhodných konverzací. Toto chování může velmi rychle znepříjemnit pracovní prostor.

Takové problémy musíte řešit dříve, než způsobí tření a eskalují. Pokud nemůžete vzít své kolegy stranou na místě, může pomoci rychlý e-mail.

Vezměte nápady z následujících výrazů:

• I když si velmi vážíme přátelské spolupráce, existují témata konverzace, která by měla zůstat mimo pracoviště. Pomozte nám prosím udržovat klidné prostředí a vyvarujte se diskuzí (citlivých témat).
• Dnes došlo k interakci, která znepříjemnila členům personálu. Udělejte prosím vše pro udržení profesionálního přístupu a podporu přátelské týmové práce.

Může být užitečné upřesnit, co bylo řečeno, aby váš spolupracovník přesně věděl, čemu se v budoucnu vyhnout. Zvažte také sestavení webové stránky nebo dokumentu s podrobnými informacemi o nevítaných tématech a chování, které pak můžete připojit nebo na ně uvést odkaz ve svém e-mailu.

Obecné tipy pro psaní e-mailů při řešení problémů na pracovišti

E-maily mohou být vaším nejlepším přítelem, pokud jde o řešení obtížných situací v kanceláři, aniž byste museli čelit zaměstnancům tváří v tvář.

Zde je několik dalších tipů, které je třeba mít na paměti a které mohou tento proces zefektivnit.

• Vyvažte negativitu e-mailu kladnými body, abyste podpořili zlepšení.
• Ujistěte se, že váš formální jazyk nezakrývá to, co se snažíte říct.
• Buďte jasní a struční – neocenitelné, když psaní dlouhých emailů.
• E-maily si uschovejte pro budoucí použití pro případ, že se situace nezlepší.

Buďte připraveni řešit různé výzvy na pracovišti

Týmy se neustále potýkají s problémy, zvláště když jsou ve stresu. Ať už se jedná o fyzické nebo digitální prostředí, ať už jste šéf nebo zaměstnanec, stojí za to znát nejlepší způsoby, jak změnit návyky k lepšímu.

Diplomacie prostřednictvím e-mailu je rozumná strategie, pokud stížnosti vyjadřujete jasně a profesionálně. Nepřehlédněte však další zdroje, jako jsou digitální nástroje navržené pro usnadnění týmové práce.

5 nástrojů k překonání výzev vzdálené týmové komunikace

Přečtěte si další

O autorovi