Jak nastavit opakující se odpověď na dovolenou v Gmailu

Pravděpodobně znáte odpověď Gmailu v nepřítomnosti. Je to automatický e-mail, který můžete zapnout, kdykoli jedete na dovolenou. Informuje vaše přátele a kolegy, že nejste vedle svého počítače, a vy jim odpovíte, až se vrátíte.

Jakkoli je tato funkce užitečná, někdy nestačí. Pokud máte například během týdne běžný den volna, možná budete chtít, aby oznámení o nepřítomnosti běželo vždy v tento den.

I když to Gmail nedokáže sám o sobě, zde jsou dva další způsoby, jak tohoto automaticky opakujícího se e-mailu dosáhnout.

Pro svůj e-mail v nepřítomnosti použijte aplikaci Auto Reply Pro

První možností je doplněk Google Marketplace s názvem Auto Reply Pro. Přestože se jedná o placenou funkci, má také bezplatnou úroveň, která vám umožňuje posílat 50 automatických e-mailů měsíčně. Pokud vaše e-mailová schránka nezaznamenává takový provoz, může to být pro vás perfektní řešení.

Chcete-li jej nakonfigurovat, postupujte takto:

1. Nainstalujte aplikaci a připojte ji k požadovanému účtu Gmail.
2. Ve svém účtu Gmail stiskněte tlačítko
   instagram viewer
   Auto Reply Pro ikonu na pravé straně obrazovky. Vypadá to jako modrý čtvercový šťastný obličej.
3. V okně, které se otevře, klikněte Začít.
4. Klikněte Přidat/spravovat pravidla v aplikaci. Tím se otevře nové okno.
5. lis Přeskočit pro přistání na domovské obrazovce aplikace.
6. Na levé straně klikněte Automatická odpověďa v nabídce, která se otevře, klikněte na Přidat nové mimo kancelář.
7. Pojmenujte pravidlo a klikněte další.
8. Na této obrazovce si můžete vybrat podmínky. Například pouze e-maily s určitým tématem nebo od konkrétních příjemců. Protože to chceme posílat na všechny e-maily, nic jsme neoznačovali a stiskli další.
9. Označit Povolit pouze pro konkrétní datum a čas.
10. Zde můžete nastavit, kdy bude e-mail odeslán. Nicméně je to trochu ošemetné. Můžeš si vybrat UmožnitDenně, která odešle e-mail každý den v konkrétní hodiny (např. v době oběda a po práci).
11. Pokud chcete zablokovat celý den, musíte si vybrat Povolit pro události kalendáře. Zde máte dvě možnosti. Buď si vyberete svůj běžný kalendář a také si v něm pravidelně blokujete dny volna, nebo si vytvoříte kalendář nový, věnovaný právě blokování dnů volna. Mějte na paměti, že pokud zvolíte první možnost, bude e-mail odeslán pokaždé, když budete mít událost, i když ne ve volný den.
12. Poté, co se trefíte další, klikněte Přidat novou akci>Vytvořit a odeslat nový e-mail (v novém vláknu).
13. Zde si konečně můžete přizpůsobit svůj e-mail. Přidejte obsah, stiskněte Další nastavení pošty nastavit Předmět a jakékoli další přizpůsobení, které chcete. Až budete hotovi, klikněte Vytvořit odpověď Mimo kancelář ve spodní části obrazovky.

To je vše, vše je připraveno. Pokud jste trochu zmatení, jak nastavit kalendář, aby fungoval s automatickou odpovědí, přečtěte si více o jak blokovat čas v kalendáři Google. Můžete také nastavit stanovenou pracovní dobu pokud máte účet prostřednictvím organizace.

Jak nastavit běžnou automatickou odpověď pomocí Zapieru

Další dobrou možností, jak nastavit opakující se automatickou odpověď, je Zapier. Tato možnost vyžaduje placené předplatné; pro někoho to však může stát za to. Je mnohem flexibilnější a umožňuje vám automatizovat mnoho částí vašich pracovních postupů, nejen e-maily.

Po přihlášení ke službě vytvoříte pozici mimo kancelář takto:

Vytvořte nový spouštěč

Abyste se dostali do hry, musíte Zapierovi říct, kdy chcete, aby se akce uskutečnila. Tomu se říká spoušť.

1. Klikněte Vytvořte Zap v levé horní části domovské obrazovky.
2. Výběr Gmail jako Spoušť pro Zap.
3. Z rozbalovací nabídky pod Spouštěcí událost, Vybrat Nový Email a stiskněte Pokračovat.
4. Přihlaste se ke svému účtu Gmail, povolte přístup a po dokončení stiskněte Pokračovat.
5. Vyberte složku, na kterou chcete toto použít. Obvykle stačí odeslat automatickou odpověď do vaší schránky. Pokud však máte filtr, kde nové e-maily jdou přímo do různých štítků, možná budete chtít vybrat i ty. Výchozí možnost je pro všechny e-maily. lis Pokračovat.
6. lis Testovací spouštěč aby bylo zajištěno, že připojení funguje a Pokračovat.

Použijte filtr

Dále musíte zajistit, aby Zapier neposílal odpověď na každý nový e-mail, ale pouze na e-mail odeslaný v určité datum. A Filtr pomáhá toto nastavit.

1. Pod Akce, Vybrat Filtr.
2. Pod Pokračujte pouze v případě, že…, vyberte z rozbalovacích nabídek Datum>(Text) Začíná na a na poslední políčko napište tři písmena dne, kdy chcete zprávu odeslat. V našem příkladu jsme dali So nebo Ne, včetně celého víkendu.
3. Poté, co software otestuje filtr, stiskněte Zavříta poté + přidat akci.

Nastavte svůj respondér

Je čas konečně nastavit vaši e-mailovou odpověď a nechat to dítě pracovat.

1. Výběr Gmail opět jako tvůj Událost aplikace.
2. Vybrat Odeslaný email jako tvůj Akční událost a stiskněte Pokračovat.
3. Vzhledem k tomu, že jste se již ke svému účtu přihlásili, stačí jej nyní vybrat z nabídky a pokračovat.
4. Na této obrazovce si můžete upravit svůj e-mail podle svých představ. Dvě pole, která jsou povinná, jsou Předmět a Tělo. Přidali jsme také náš pravidelný podpis, abychom vypadali profesionálněji.
5. Znovu poté, co se trefíte Pokračovat, můžete e-mail otestovat, abyste se ujistili, že v Gmailu vypadá dobře. Zkontrolujte svůj Odesláno složku, abyste viděli, zda souhlasíte.
6. Pokud jste s výsledkem spokojeni, klikněte Zapněte Zap.

Naučte se užívat automatizaci

Možnost zasílat opakovanou zprávu o nepřítomnosti může být velmi užitečná pro nezávislé pracovníky a malé podniky. Nechcete být připoutáni ke svému počítači, a to pomáhá zajistit, že se k nim vaši klienti, které budete v určitém okamžiku obracet.

Pomocí těchto dvou aplikací můžete také automatizovat další procesy a e-maily, abyste si z dlouhodobého hlediska usnadnili život. Brzy zjistíte, že jakmile automatizaci vyzkoušíte, snadno se stanete závislým.

Nejlepší automatizační nástroje, které umožní nezávislým pracovníkům získat zpět svůj čas

Přečtěte si další

O autorovi