Úkoly aplikace Outlook vs. Microsoft To Do: Co je lepší?

Microsoft má dvě aplikace pro správu úloh. Microsoft To Do je předinstalovaný na počítačích se systémem Windows a je také dostupný online. Jeho e-mailový a kalendářový klient, Outlook, také obsahuje robustní funkci Úkoly.

Ale co je lepší pro správu vašeho seznamu úkolů? Konkurence je blíž, než byste si mysleli. Tento článek porovnává aplikace Microsoft To Do a Microsoft Outlook jako aplikace pro správu úloh, abyste zjistili, která volba je lepší.

Nejdostupnější

To Do, což býval Wunderlist, je bezplatná aplikace, která je součástí Windows 10 a 11. K Microsoft To Do můžete také přistupovat ve svém prohlížeči. Pro Výhled, funkce Úkol je k dispozici pouze v prémiové desktopové aplikaci. V bezplatné webové verzi se místo toho integruje s To Do.

Pro postižení jsou oba přátelští Vestavěné čtečky obrazovky Windows. Text a ikony Outlooku jsou menší. To může být frustrující pro osoby se zrakovým postižením nebo problémy s obratností. Můžete je ale zvětšit v nastavení Windows.

Výchozí hodnoty úkolů jsou jasnější a větší. Použití barev a grafiky přes text také usnadňuje zaostření. Příjemná výhoda pro ty, kteří mají problémy s duševním zdravím, které ovlivňují pozornost. Zjednodušené nabídky také zrychlují navigaci ve čtečce obrazovky, protože je potřeba méně procházet.

Obě aplikace mají bezplatné mobilní verze pro Android a iOS. Aplikace jsou z hlediska přístupnosti stejné a obsahují mnoho ze stejných funkcí jako verze pro stolní počítače. Obě aplikace také obsahují widgety domovské stránky pro rychlý přístup.

Ve verzi aplikace Outlook však chybí aspekt Úkoly. Všechny položky vytvořené v Úkolech se zkopírují do Kalendáře jako události. Tyto události kalendáře můžete zobrazit v aplikaci Outlook, ale nemůžete používat zprávy o průběhu ani jiné funkce specifické pro Úkoly.

Pro snadné použití má rozložení Outlooku spoustu možností a vícevrstvé nabídky. To Do je mnohem snazší se naučit a spravovat. Jeho efektivní design a zjednodušené funkce jsou snadno ovladatelné. Je to jednoduché i pro počítačového nováčka.

Vítěz: Dělat

Nejlepší pro skupinové projekty

Outlook je silný nástroj spolupráce pro řízení projektů. Integruje se s kalendářem Outlook a Outlook Mail. Díky tomu je přiřazování kontaktů a plánování práce jednoduché.

Získáte také mnoho podrobností o postupu každého úkolu. Můžete sledovat podle odpracovaných hodin, procenta dokončených prací a stavů, jako je „čekání na někoho jiného“. Pokud sdílíte úkol pouze s jednou další osobou, budete informováni o změnách této osoby.

Aplikace Outlook také umožňuje odesílat požadavky na úkoly. To je, když odešlete kontaktu e-mail a požádáte ho, aby zahájil úkol, a automaticky ho k němu přiřadíte. Podle svého uvážení si můžete ponechat kopii úkolu a získat aktualizaci, když bude na jejich konci označena jako dokončená.

A konečně, Outlook má rychlé tlačítko pro odesílání zpráv o stavu. Ty shrnují nastavení stavu úkolu v e-mailu. Tento e-mail můžete odeslat přímo z okna úkolu a připojit jakékoli další poznámky, které chcete.

To Do má také několik dobrých nástrojů pro spolupráci. Ostatní můžete k úkolu přiřadit prostřednictvím odkazu, který lze sdílet. Můžete sdílet přístup k vytvořenému seznamu nebo pouze ke konkrétnímu úkolu. To usnadňuje kontrolu přístupu.

Pokud jsou lidé, se kterými chcete sdílet, ve vašem seznamu kontaktů, je to ještě jednodušší. Když sdílíte seznam, Úkoly vygenerují seznam vašich kontaktů Windows Mail. Můžete také vyhledávat kontakty z OneNotu.

To Do má také výhodu pro komplexní projekty. Umožňuje vám rozdělit úkol na kroky. To může zlepšit motivaci a úkol se stane akčním. Úkoly aplikace Outlook nezahrnují funkci Kroky.

Vítěz: Úkoly aplikace Outlook

Nejlepší organizace

Funkce Úkoly aplikace Microsoft Outlook je díky své organizaci opravdu specifická. Jestli je to dobrá věc nebo ne, záleží na tom, jak pracujete. Aplikace Outlook Tasks podporuje složky s podsložkami a automatizované systémy třídění. To Do má jednodušší přístup.

V Outlooku můžete pomocí pravidel odesílat určité e-maily nebo události kalendáře do konkrétní složky Úkoly. Umožňuje také nastavit konkrétní úrovně priority. Úkoly můžete také barevně označit pomocí kategorií.

To Do nabízí všechny stejné funkce jako Outlook, ale zjednodušuje je. To Do má složky, ale ne podsložky. Umožňuje vám označit prioritu, ale je omezena na binární systém: položky s hvězdičkou jsou důležité, položky bez ne.

To Do také podporuje kategorie ve formě prohledávatelných hashtagů. Přidáním hashtagu kamkoli do úkolu vytvoříte kategorii se stejným názvem. Nejlepší funkce To Do, kterou Outlook postrádá, je Můj den Vlastnosti.

Můj den je chytrá složka v Microsoft To Do. Jedná se o jednodenní agendu, kterou můžete vyplnit ručně nebo si vybrat z návrhů Úkolů. Návrhy se zaměří na úkoly, které mají být brzy dokončeny, označené jako důležité, nebo na ty, kterých jste se nějakou dobu nedotkli.

Tato chytrá agenda předčí úkoly v aplikaci Outlook, ale je velmi blízko. Pokud chcete nebo potřebujete extra úroveň podrobností, použijte místo toho aplikaci Outlook.

Vítěz: Dělat

Nejlepší přizpůsobení

Úkoly i Outlook umožňují připojit soubory a propojit úkol s e-mailem. V To Do musíte označit e-mail a poté přesunout úkol z Označených e-mailů do libovolného seznamu. Oba také umožňují přidávat k úkolu textové poznámky a připojovat k úkolu mediální soubory.

Pouze Outlook umožňuje používat formátování RTF a obrázky v popisu úlohy. Tyto designové prvky jsou však estetické, takže jejich přidání ke každému úkolu může být ztrátou času. Navíc musíte kliknout na úkol, abyste je viděli.

Připojování souborů je užitečnější. Pouze Outlook umožňuje vzájemně propojovat úkoly. To provedete pomocí možnosti Připojit položku aplikace Outlook. Tato zásadní schopnost propojit související úkoly v To Do chybí.

Přizpůsobení To Do je převážně estetické. Můžete vybrat barvu pozadí seznamu a vytvořit vlastní seznamy. Můžete také vybrat základní vzorce řazení, například podle data splatnosti nebo podle data vytvoření.

To Do také generuje různé chytré seznamy, jako jsou označené e-maily a Přiřazeno mně. Můžete je zapnout nebo vypnout. Pro ty, kteří potřebují doladit své úkoly, je Outlook jasným vítězem.

Vítěz: Úkoly aplikace Outlook

Nejlepší aplikace společnosti Microsoft pro produktivitu

Pro osobní použití a projekty malého rozsahu funguje To Do dobře. Celkově však vítězí robustnější seznam funkcí Outlooku. Další detaily podporují vyšší úroveň profesionality a přizpůsobení na vysoké úrovni nelze překonat.

Zejména pokud řídíte složitý projekt, Microsoft Outlook je nejlepší volbou pro aplikaci pro správu úkolů.

Jak používat Microsoft Outlook pro řízení projektů

Přečtěte si další

O autorovi