Jak používat ověřování dat v Tabulkách Google

Pokud chcete snížit pravděpodobnost chyb v tabulce Tabulek Google tím, že budete přijímat pouze platná data, pak je ověření dat přesně to, co hledáte. Pomocí ověření dat můžete Tabulkám Google dát pokyn, aby přijímaly pouze určitý druh nebo rozsah dat pro buňky, nebo aby uživatele varovaly, když zadá neplatná data.

Ověření dat je jednoduché na použití, ale vyžaduje pochopení pojmů, aby byly správně použity. Čtěte dále a zjistěte, co je ověřování dat a jak je můžete použít v Tabulkách Google ke zlepšení svých tabulek.

Co je ověřování dat v Tabulkách Google?

Ověření dat je funkce Tabulek Google, která vám umožňuje omezit druh vstupu, který mohou uživatelé zadávat do konkrétních buněk. Ověření dat můžete buď použít k upozornění uživatele, když zadá neplatná data, nebo neplatná data úplně odmítnout.

Pomocí ověřování dat můžete vylepšit tabulky, které jsou určeny pro použití jinými lidmi. Můžete nastavit limity pro hodnotu, kterou mohou zadat, nebo například vytvořit rozevírací seznam položek, ze kterých si mohou vybrat. Nakonec můžete také zadat vlastní vzorec jako kritéria ověření dat. Tímto způsobem Tabulky Google odmítnou hodnotu, pokud nesplňuje vlastní rovnici.

Jak používat ověřování dat v Tabulkách Google

Ověřování dat je v Tabulkách Google jednoduché. Základní kroky pro použití ověřování dat jsou uvedeny níže:

1. Vyberte buňku nebo oblast buněk, u kterých chcete použít ověření dat.
2. Přejít na Data menu a poté vyberte Ověření dat.
3. Zadejte kritéria.
4. Klikněte Uložit.

Než přejdeme k příkladům, kdy nasadíme ověřování dat, podívejme se podrobněji na prvky ověřování dat.

• Rozsah buněk: Toto je rozsah, ve kterém vstupní data projdou kritérii ověření dat. Může to být jedna buňka nebo rozsah buněk.
• Kritéria: Toto je kritérium, kde uvádíte, jaký druh dat je platný. Platný datový typ může být číslo, text, datum, seznam, zaškrtávací políčko nebo vlastní vzorec.
• Na neplatná data: Označuje reakci Tabulek Google na neplatná data. Můžete si vybrat buď nechat neplatná data projít a zobrazit varování, nebo neplatná data odmítnout a zobrazit varování.
• Vzhled: Zde můžete zadat text nápovědy k ověření. Tento text se zobrazí, když uživatel zadá do buňky neplatná data.

Nyní, když víte, o čem je nastavení ověřování dat, pojďme se podívat na ověřování dat v akci na několika příkladech.

Příklad ověření dat 1: Nastavení limitu číselné hodnoty

V tomto příkladu máme vzorovou tabulku navrženou tak, aby shromáždila informace o tom, které knihy se uživateli líbily nejvíce. Tabulka obsahuje sloupec obsahující názvy knih a další sloupec čekající na zadání uživatele. Uživatel by měl ohodnotit každou knihu z 10.

Vzhledem k tomu, že hodnocení je na stupnici 10 a nemáme čas kontrolovat každý vstup, cílem je omezit hodnoty, které může uživatel zadat, na 1–10. Uživatel by neměl mít možnost dát knize hodnocení nižší než 1 nebo vyšší než 10. To vyžaduje ověření dat.

1. Vyberte buňky, kde chcete použít ověření dat. To budou buňky B2 na B7 v tomto příkladu.
2. Přejít na Data menu a vyberte Ověření dat. Zobrazí se okno ověření dat.
3. Pro Kritéria, vyberte Číslo a mezi.
4. Zadejte početní limit dle vašeho výběru. V tomto příkladu zadáme 1 a 10.
5. Šek Odmítnout vstup. To donutí uživatele zadat platná data.
6. Šek Zobrazit text nápovědy k ověření.
7. Zadejte text nápovědy k ověření, abyste informovali uživatele, jaký druh dat se očekává.
8. Klikněte Uložit.

Nyní je vaše tabulka připravena pro uživatelská data. Jako test zkuste ohodnotit jednu z knih hodnotou vyšší než 10 nebo nižší než 1. Měli byste dostat chybu a vaše data by měla být odmítnuta. Nyní, pokud zadáte hodnotu mezi 1 a 10, vstup bude přijat. Jde to jako hodinky!

Příklad ověření dat 2: Vytvoření rozevíracího seznamu

Jedním z oblíbených použití ověřování dat je vytváření rozevíracích seznamů v Tabulkách Google. Můžete vytvořit rozevírací seznam, který uživateli poskytne výběr mezi položkami, které jste vybrali jako platná data.

V tomto příkladu máme jména některých studentů v tabulce a cílem je vytvořit rozevírací seznam, kde si uživatel může vybrat svůj obor.

1. Vyberte buňky, ve kterých chcete mít rozevírací seznam. To budou buňky B2 na B7 v tomto příkladu.
2. Přejít na Data menu a vyberte Ověření dat. Otevře se nabídka Ověření dat.
3. V kritériích vyberte Seznam položek.
4. Do textového pole zadejte seznam položek. Položky můžete oddělit čárkou (,). Pro tento příklad jsme zadali níže uvedené položky:

   Medicína, farmacie, biologie, aplikovaná matematika

5. Šek Zobrazit rozevírací seznam v buňce.
6. Šek Odmítnout vstup.
7. Šek Zobrazit text nápovědy k ověření.
8. Zadejte text nápovědy k ověření.
9. Klikněte Uložit.

V každé buňce si všimnete malé šipky. Nyní můžete kliknutím na buňky vybrat z rozevíracího seznamu. Pokud se pokusíte zadat hodnotu, která není v seznamu, vaše hodnota bude odmítnuta. Stále však můžete zadat položky ze seznamu.

Pokud chcete k položkám ve svém seznamu přidat odrážky, přečtěte si náš článek o jak přidat odrážky do Tabulek Google.

Příklad ověření dat 3: Nastavení limitu délky textu

Pomocí ověřování dat pomocí vlastních vzorců můžete v Tabulkách Google dosáhnout nejrůznějších věcí. Vlastní vzorce umožňují nastavit kritéria, která nejsou součástí žádného z typů kritérií zabudovaných do ověřování dat v Tabulkách Google.

Jako příklad vytvoříme buňku, která v ní povoluje pouze 5 znaků nebo méně. Uděláme to pomocí ověřování dat.

1. Vyberte buňku. To bude D1 v tomto příkladu.
2. Jít do Data a poté vyberte Ověření dat.
3. V kritériích vyberte Vlastní vzorec.
4. Pro vlastní vzorec zadejte vzorec níže:

   =DÉLKA(D1)<5

   Tento vzorec používá funkci LEN k počítání znaků v buňce a vrátí hodnotu true, pokud je délka menší než 5 znaků.
5. Šek Odmítnout vstup.
6. Klikněte Uložit.

Pokud nyní zadáte název delší než 5 znaků, Tabulky Google jej odmítnou a budete to muset zkusit znovu. Můžete použít funkce automatického vyplňování aplikujte toto ověření dat na další buňky.

Ověřte svá data pomocí Tabulek Google

Ověřování dat je nástroj, který vám umožňuje omezit to, co vy nebo jiný uživatel můžete vložit do konkrétních buněk. Tímto způsobem může být validace dat užitečná při vytváření průzkumů, které přijímají pouze platná data, nebo ve vašich vlastních tabulkách pro zvýšení přesnosti.

Existuje mnoho typů kritérií, která můžete nastavit pomocí ověřování dat v Tabulkách Google, a pokud data typ, který chcete, není zabudován do ověřování dat v Tabulkách Google, můžete nastavit kritéria pomocí vlastních vzorec. Nyní víte, jak používat ověřování dat v Tabulkách Google. Buďte si jisti, že méně neplatných dat vám usnadní a zpřesní vaši analýzu!

8 nejlepších způsobů, jak používat Tabulky Google jako profesionál

Přečtěte si další

O autorovi