Průvodce terminologií ClickUp pro začátečníky

Jednou z nejvíce zastrašujících částí používání jakéhokoli nového softwaru jsou konvence pojmenování všech jeho funkcí – zvláště proto, že je každý vývojář nazývá jinak.

Zatímco některá jména jsou poměrně přímočará, jiná vás spíše překvapí. V tomto článku najdete rychlý přehled terminologie ClickUp a vysvětlení, která vám pomohou začít s tímto uživatelsky přívětivým softwarem pro správu projektů.

1. ClickUp Workspace

Vaše ClickUpPracovní prostor je v podstatě místo, kde se všechno děje. Zde najdete všechny spolupracovníky a projekty, které patří do jedné organizace.

Pokud například pracujete pro společnost s názvem ACME, vše v pracovním prostoru ACME se bude týkat jejích každodenních operací a projektů na cestách. Každý v rámci účtu společnosti by měl přístup k jejímu pracovnímu prostoru.

Váš pracovní prostor může být vaše jméno nebo jakkoli jej chcete nazvat, pokud pracujete sami.

2. ClickUp Spaces

V rámci Workspaces najdete Prostory ve vašem postranním panelu. Představte si je jako oddělení v rámci společnosti.

Různé týmy pracují na samostatných projektech s jedinečnými procesy a pracovními styly. Můžete si tedy uspořádat svůj pracovní prostor tak, aby to odrážel, a každému prostoru dát individuální nastavení podle potřeb oddělení a projektu.

Uspořádání podle oddělení nebo klienta zajistí, že vy a vaši spolupracovníci můžete rychle najít položky podle jmen. Zabraňuje také nepořádku, což znamená, že nebudete muset probírat spoustu nesouvisejících informací, abyste našli, co potřebujete.

Prostory můžete omezit pouze na ty, které potřebujete udržovat ve smyčce, pokud se tak rozhodnete. Tím vytvoříte soukromí a vytvoříte čistší pracovní prostor pro vaše spolupracovníky.

3. Klikací seznamy

Nyní vyrážíte na závody. Seznamy kde si vytvoříte herní plán pro řešení projektů. Místo jednoduchého vytváření seznamů podle projektu je můžete také oddělit podle:

• Umístění
• Milník
• Sprint
• Klient
• Spolupracovník
• Účel – otevřené projekty, žádosti o pomoc, univerzální atd.

Můžete dokonce vytvořit desku projektových žádostí v ClickUp delegovat úkoly. Je třeba poznamenat, že seznamy ClickUp mají mnoho možností rozvržení nebo pohledy. Při práci uvnitř Zobrazení seznamu, jednotlivé seznamy, které najdete uvnitř, jsou ve skutečnosti stavy, nikoli podseznamy.

Kromě toho můžete podobné seznamy uspořádat do Složky ve vašem prostoru, abyste je udrželi pohromadě, ale nemusíte. Ve skutečnosti mohou složky pouze překomplikovat jinak čistý a jednoduchý pracovní prostor. Čím méně kliknutí, abyste se dostali tam, kam jdete, tím lépe.

4. ClickUp Tasks

Pokud jsou vaše seznamy projekty, pak vaše úkoly jsou jednotlivé akční položky, které musíte zvládnout, abyste je dokončili. Bez ohledu na zobrazení, ve kterém se nacházíte, se úkoly otevřou na kartě, kde můžete přidat nebo zkontrolovat informace o úkolu.

Zde můžete přidat popis, dílčí úkoly, komentáře, přílohy, sledující a další. Při práci na úkolu můžete změnit jeho stav tak, aby odrážel jeho postavení v procesu nebo pracovním postupu.

Pokud jste zvědaví co dílčí úkoly jsou to v podstatě menší akční předměty, které můžete použít k rozdělení úkolů na ještě menší kroky. Stejně jako složky může jejich používání příliš komplikovat věci, zejména pro začátečníky. Někomu mohou vyhovovat, ale jiným může lpění na úkolech připadat efektivnější.

5. Stavy v ClickUp

Stavy v ClickUp vám a vašim spolupracovníkům poskytne rychlý přehled o fázích, ve kterých se úkoly nacházejí. Pomocí stavů můžete věci zjednodušit Dělat, Probíhá, a Hotovo.

Kromě toho můžete použít ClickUp k nastínění kroků v konkrétním procesu, kde musíte vy a vaši spolupracovníci předat štafetu. Když se úkol přesune k dalšímu kroku, označíte svého spolupracovníka v komentáři, abyste mu dali vědět, že je připraven.

Chcete se vyhnout tomu, abyste byli příliš podrobní, ale zamyslete se nad tím, jakou cestu každý úkol urazí od začátku do konce, a zeptejte se sami sebe:

• Jak můžete pojmenovat projekty, které ještě nezačaly? To-do, backlog, open atd.
• Jaká jsou konkrétní jména, která chcete dát každému kroku?
• Jaké kroky můžete dát dohromady?
• Můžete poslat úkoly do předchozí fáze namísto vytváření dalšího kroku? Například webový vývojář, který posílá drátěný model zpět Design místo toho, aby měl jiný status pro Revize.
• Jak můžete odrážet, že někdo uvízl nebo je projekt pozastaven?
• Chcete zobrazit dokončené úkoly? Nebo je lepší je archivovat?

6. Sloupce v ClickUp

Chcete ke svým úkolům přidat nějaký kontext? Sloupce hrají v ClickUp mnoho rolí.

• V první řadě fungují téměř jako šablona, ​​kterou můžete použít k vyplnění a přidání podrobností do úkolů.
• Za druhé, zobrazí tyto informace ve vašem seznamu, což vám umožní rychlý přehled.
• Za třetí vytvářejí konzistenci.

Je snadné se s nimi nechat unést, protože existuje tolik typů sloupců a s každým je tolik práce. Efektivní seznam úkolů však můžete vytvořit jen s několika málo.

Při přidávání sloupců je nejlepší věci zjednodušit a přidávat sloupce, o kterých víte, že je budete používat konzistentně. Chcete-li tak učinit, myslete na podrobnosti, které mohou vaši spolupracovníci potřebovat pro všechny úkoly.

Například budete pravděpodobně chtít zahrnout a Datum splatnosti, Přednost, a Zmocněnec Sloupec. Pokud však zobrazíte rozpočet pouze pro několik projektů, měli byste se vyhnout zadání Peníze Sloupec, protože pole většinou zůstanou prázdná. Místo toho můžete tyto informace zobrazit na kartě úkolu.

Další užitečné pojmy, které byste měli znát v ClickUp

Některé z nich možná hned nevyužijete, ale zde je seznam dalších termínů, se kterými se v ClickUp můžete seznámit:

• Pohledy—ClickUp nabízí mnoho rozvržení pro vaše seznamy—Některé možnosti jsou Tabulka, Nástěnka, Kalendář a Časová osa.
• Přístrojová deska—vytváříte je pomocí widgetů — něco jako stavební bloky. Dashboardy vám poskytují přehled o vašem pracovním prostoru v ClickUp, ať už je to jen pro vás, nebo dohlížíte na své spolupracovníky.
• Závislosti– Úkoly můžete propojit kdekoli ve svém pracovním prostoru nebo v konkrétním seznamu, abyste je ponechali uzamčené, dokud související úkol nedosáhne svého Kompletní postavení.
• Tabule—Můžete přidat tabule po celém ClickUp a zmapovat nápady a projekty se svými spolupracovníky.

Mapování vašich projektů v ClickUp

Nyní, když jste obeznámeni s některými položkami, které tvoří software, je čas začít. Pamatujte, že to nejlepší, co můžete v této fázi udělat, je udržet věci jednoduché.

Je snadné uvíznout v tom, že chcete používat všechny funkce ClickUp. Nemusí to však být ty, které potřebujete k výrobě ideální desky pro vás nebo vaše projekty. Položky můžete kdykoli přidat později, jak si na ně vzpomenete. Pokud si nejste jisti, kde začít, proč nezmapovat své vlastní projekty pomocí zobrazení seznamu a jít odtamtud?

ClickUp vs. Pojem: Co je lepší pro spolupráci na projektu?

Přečtěte si další

O autorovi