Kompletní průvodce plánováním pracovního týdne

Jak se cítíte v pondělí ráno – jste po víkendu svěží a nemáte chuť vyrazit? Nebo se možná cítíte zastrašeni nadcházejícím týdnem.

Ať tak či onak, předzásobení vašeho pracovního týdne maximálně využije vaše doplněné zásoby energie a zároveň budete řešit své pracovní vytížení přímo. Na začátku týdne se zavážete na více hodin, než se ke konci zmenšíte, až budete unavení a méně produktivní.

Jak vypadá rozvrh práce s předstihem?

Předzásobení vašeho týdne je vítanou alternativou k práci libovolných 8 hodin denně. Místo tradičního rozvrhu od 9:00 do 17:00, který byl mnoha zaměstnancům vnucován od počátku 20. století, nabízí rozvrh s předstihem větší flexibilitu.

Stále odpracujete 40 hodin práce (pokud je to požadavek stanovený vámi nebo vaším zaměstnavatelem), ale vaše hodiny jsou vážené, takže na začátku týdne jste zaneprázdněnější než na konci.

Typickým příkladem by bylo:

• Pondělí: 12 hodin
• Úterý: 10 hodin
• Středa: 8 hodin
• Čtvrtek: 6 hodin
• Pátek: 4 hodiny

Celkem = 40 hodin

Neváhejte experimentovat s variacemi, pokud výše uvedený plán zcela neodpovídá vašemu rytmu.

Pro koho není předzásobení vhodné?

Předzásobení není pro každého. Obvykle to funguje nejlépe na volné noze nebo placených vzdálených rolích, kde máte určitou kontrolu nad svým rozvrhem. Pokud váš zaměstnavatel vyžaduje, abyste pracovali stanovené hodiny, experimentování s alternativními rozvrhy nemusí být možné.

Může to být také problematické, pokud máte sklon k přepracování. Pokud se vám podaří vtěsnat 12 hodin práce do pondělí a úterý, můžete být v pokušení nacpat stejnou zátěž až do pátku, celkem 60 hodin za týden. Pamatujte: toto není cílem předzásobení vašeho rozvrhu a je to rychlá cesta vykazující známky vyhoření.

Jaké jsou výhody předzásobení vašeho pracovního plánu?

Ale pokud jste schopni provést přechod – jaké jsou výhody?

1. Nejnáročnější úkoly budete řešit na začátku týdne, kdy budete mít po odpočinkovém víkendu maximální energii.
2. Pokud se produktivita později sníží, budete muset pracovat s méně hodinami a méně intenzivními úkoly.
3. Když se život stane a potřebujete si naplánovat schůzky a aktivity mimo práci, budete mít spoustu času na to, abyste si vyhradili ve čtvrtek a pátek.
4. Nebo co nejvíce využijte volného času vyhrazeného v pátek a udělejte něco, co máte rádi. Vyrazte brzy na víkend pryč, užijte si prostoje s přáteli nebo rodinou, vyzvedněte své děti brzy ze školky – dělejte vše, co je správné pro rovnováhu vašeho pracovního a soukromého života.

I ve vašem pracovním týdnu každý den předem

Pokud dáváte svému pracovnímu plánu produktivní revizi, není třeba přestat s vaším týdenním rozvrhem. Co takhle analyzovat, jak trávíte jednotlivé dny?

Mnoho lidí se do pracovního dne zahřeje dávkou prokrastinace. Namísto toho, abyste se zasekli u nejdůležitějšího úkolu dne, je snadné se nechat vyvést z míry tím, že budete odpovídat na e-maily, zúčastnit se rané schůzky nebo navazovat kontakty na sociálních sítích. Pokud se dostanete na oběd a budete mít pocit, že jste sotva něco stihli, zvažte, zda by se nemělo nic dělat.

"Sněz ráno jako první živou žábu a po zbytek dne se ti nestane nic horšího." - Mark Twain

Tento citát je známý v kruzích produktivity a zdůrazňuje, že je důležité dokončit svůj nejpodstatnější úkol jako první věc dne (a týdne).

Za použití Metoda Ivy Lee, napíšete si seznam šesti nejdůležitějších úkolů, které chcete následující den dokončit. Seřaďte je podle priority. Na začátku následujícího dne zvládnete svůj nejdůležitější úkol (takříkajíc snězením žáby). Druhý úkol nezačnete, dokud nedokončíte první. Přidejte všechny zbývající úkoly na zítřejší seznam.

Pomocí těchto aplikací si můžete uspořádat svůj pracovní plán s předstihem

Předzásobení vyžaduje hodně disciplíny a dovedností v řízení času. Bez sledování hodin je snadné se přepracovat. Pokud zjistíte, že v pátek děláte osmihodinový pracovní den, pak předzásobení nefunguje podle plánu – buď nenačetli jste na začátku týdne dostatečně hodiny nebo jste přestřelili a pracovali více, než jste měli plánované.

Následující aplikace vám pomohou mít svůj rozvrh pod kontrolou.

Ať už se jedná o chatování s klienty nebo kolegy, schůzky vám zaberou celý týden a sníží vaši produktivitu. Získejte zpět kontrolu nad tím, kdy se vaše schůzky v reálném čase konají, pomocí Calendly. Nastavíte hodiny, kdy se můžete setkat, a vaši spoluúčastníci nebudou mít přístup k vašemu zablokovanému času.

Pokud plánujete pracovat do pátku do poledne, váš rozvrh Calendly lidem nedovolí, aby si s vámi zarezervovali schůzku později. A pokud dáváte přednost dnům bez setkání, je to také v pořádku!

Časové dávkování je vynikajícím doplňkem předem nabitého plánu. Vymezíte si spoustu času, který budete věnovat nějakému úkolu, a pomocí Toggl budete sledovat své hodiny.

Skvělá věc na Togglu je, že nemusíte nastavovat informace o klientovi a projektu před načasováním práce (ačkoli můžete). Místo toho stačí stisknout tlačítko časovače, aby hodiny začaly tikat. Po dokončení přidáte popis práce.

Asana je zázračný nástroj pro správu úkolů a dobře se pojí s metodou Ivy Lee. Přidejte úkoly a projekty, které chcete splnit, a stanovte si termín dokončení, abyste byli odpovědní za dokončení práce.

Přidejte spoustu úkolů a projektů na začátku vašeho týdne, na který se vztahuje počáteční období, a zobrazte je ve formátu Seznam, Vývěska, Časová osa nebo Kalendář. Je to praktický způsob, jak zkontrolovat, zda jste si na konec týdne nenechali příliš mnoho práce.

Snažíte se seknout a dokončit svou práci, i když jste si vyhradili hodiny? Použijte Pomodor a zavázejte se k Technika Pomodoro, populární hack produktivity.

Nastavíte si časovač a budete pracovat v 25minutových sprintech, než si uděláte 5minutovou přestávku. Cyklus opakujte třikrát, poté si dejte delší 15 až 30 minutovou přestávku. Budete překvapeni, kolik toho dokážete, když hodiny tikají!

Zkuste velikost předzásobit

Potřebujete vdechnout nový život svému pracovnímu plánu? Předzásobení je vynikající, pokud máte do konce týdne klesající hladinu energie. Rozlučte se s každou páteční večerní panikou, kterou jste předtím zažili, když se snažíte dodržet termíny před víkendem.

Místo toho váš vážený plán znamená, že nejnaléhavější úkoly dokončíte před několika dny. Všichni si zasloužíme pracovat svým vlastním tempem, takže zkuste experimentovat s alternativními pracovními rozvrhy, abyste našli rytmus, který vám vyhovuje.

Kompletní průvodce pracovním plánem 9/80

Přečtěte si další

O autorovi