7 způsobů, jak překonat závislost na e-mailu a zvýšit produktivitu

Vaše e-mailová schránka je jedním z nejzákeřnějších vysavačů času vašeho dne. I když víte, že jste neobdrželi žádné zprávy (protože jste to právě zkontrolovali), nemůžete odolat nutkání obnovit a podívat se, zda nepřišlo něco nového.

Ačkoli se tento návyk na obsedantní kontrolu schránky zdá neškodný a někdy dokonce nezbytný, je jako každá jiná závislost; může to negativně ovlivnit vaši pohodu a produktivitu. Tento článek obsahuje několik tipů, které vám pomohou uniknout z vaší doručené pošty.

1. Dávkujte svou e-mailovou aktivitu

Spíše než nechat se propadnout volání sirény z vaší e-mailové schránky a nakonec i bezduchým procházejte své zprávy, převezměte zpět kontrolu nad svým zaměřením a časem dávkováním své e-mailové aktivity.

Dávkování úkolů je praktická a efektivní technika řízení času, kterou můžete použít pro téměř jakýkoli úkol, včetně kontroly, čtení a odpovídání na e-maily. Základní myšlenkou je naplánovat si konkrétní časové bloky pro podobné aktivity, v tomto případě cokoli, co souvisí s e-mailem. Takže místo toho, abyste kontrolovali svou doručenou poštu každých pár minut (nebo hodin, pokud budete mít štěstí), měli byste nastavit několikrát, ideálně jednou nebo dvakrát, během dne kontrolu a odpověď na zprávy.

Tento přístup vám umožňuje soustředit se na životně důležité úkoly dne a pomáhá vám být při používání e-mailu cílevědomější. Pokud potřebujete trochu pomoci do začátku, zkuste použít e-mailovou aplikaci jako Bumerang. Tento nástroj se může pochlubit několika funkcemi, které vám pomohou zjednodušit práci s e-mailem, ale pro tuto diskusi je nejdůležitější Pozastavení doručené pošty, která vám umožňuje pozastavit příchozí zprávy a naplánovat, kdy je chcete doručit do vaší doručené pošty.

2. Odhlaste se z odběru nepotřebných e-mailů

Ne všechny e-mailové pingy jsou stejné. Ve skutečnosti je většina z nich jen šumem, který slouží pouze k tomu, aby vás odvedl od důležitějších zpráv a odvedl vaši nejlepší práci.

Jedním ze způsobů, jak zkrotit svou závislost na e-mailu, je snížit počet e-mailů, které dostáváte, tím, že se odhlásíte ze všech nepotřebných seznamů e-mailů.

Opravdu potřebujete dostávat aktualizace z newsletteru, k jehož odběru jste se před lety přihlásili? Nebo co třeba ty propagační e-maily od společností, u kterých si ani nepamatujete, že jste se zaregistrovali?

Pokud si nepamatujete, proč dostáváte e-mail, je pravděpodobné, že se vám nezobrazuje, klikněte na odhlásit odběr a ukliďte svou doručenou poštu snížit přetížení e-mailů. Můžete použít nástroje jako Rozvinout. Mě pokud potřebujete pomoc s odhlášením z více e-mailových seznamů najednou.

3. Nekontrolujte svou doručenou poštu jako první věc po ránu

Vzhledem k tomu, že pravděpodobně používáte telefon jako budík, je až příliš snadné převrátit se a hned ráno zkontrolovat e-mail. Kontrola vaší e-mailové schránky před spaním nebo první věcí po ránu je však a zvyk chytrých telefonů, který ničí vaši produktivitu a přispívá k vaší závislosti na e-mailu.

Ranní rituály udávají tón celého vašeho dne, takže místo toho, abyste ráno začínali v reaktivním režimu kontrolujte zprávy a odpovídáte na ně, stanovte si záměr pro svůj den tím, že budete dělat věci, které vás vyživují pohodu. Vytvořte si produktivní ranní rutinu které vám umožní začít den podle vašich podmínek.

4. Deaktivujte odznaky výstrah a oznámení

Když už mluvíme o tom, že jste v reaktivním režimu, e-mailová upozornění a odznaky upozornění jsou zaručeným způsobem upravte svůj mozek, aby neustále hledal nové zprávy, podobně jako Pavlovovi psi slinění při zvuku zvon.

Tato upozornění jsou navržena tak, aby upoutala vaši pozornost a vyvolala Pavlovovu reakci nutkavou kontrolou. I když nemůžete ovládat, kdy vám lidé posílají e-maily, můžete ovládat, jak vás vaše zařízení upozorňují na nové zprávy. To znamená, že si udělejte čas na přizpůsobení e-mailových upozornění tak, aby co nejlépe vyhovovala vašim potřebám, a ušetřte si zdravý rozum.

5. Uspořádejte si doručenou poštu pomocí štítků

Uspořádání vaší e-mailové schránky vám může pomoci převzít kontrolu nad e-mailem, místo aby se nechal ovládat vás. Podle seskupování podobných e-mailů pomocí štítků, můžete snadno najít zprávy, které potřebujete, aniž byste museli procházet nekonečný seznam zpráv.

Tento systém také usnadňuje třídění vašich e-mailů, takže můžete rychle skenovat a mazat všechny nedůležité zprávy. Použití barev na štítcích Gmailu také usnadňuje vizuální oddělení různých typů zpráv na první pohled.

Svou závislost na e-mailu můžete omezit používáním jiných komunikačních nástrojů, zejména pokud pracujete na vzdáleném pracovišti, které obvykle silně závisí na virtuální komunikaci.

Například Slack je vynikající nástroj pro zasílání zpráv v reálném čase a spolupráci s vaším týmem, zatímco aplikace jako Twist využívají asynchronní komunikaci, což vám dává svobodu odpovídat na zprávy sami čas.

Je však možné, že nebudete moci zcela uniknout e-mailu, protože má stále své jedinečné výhody. Ale můžete využít aplikace jako Spike, abyste zlepšili své e-mailové zkušenosti a produktivitu. Tento nástroj vám umožňuje konsolidovat všechny zprávy z různých e-mailových účtů na jednom místě a také zprávy třídit, vyhledávat a plánovat.

7. Dát si pauzu

V nejvážnějších případech závislosti na e-mailu možná budete muset úplně odejít ze své schránky a dát si od e-mailů pauzu. To může být náročné, pokud se v práci spoléháte na e-mail, ale může to být nezbytné, aby vám pomohl překonat vaši závislost.

Pokud se však nemůžete od e-mailu úplně vzdálit, můžete jej odebrat ze všech svých osobních zařízení a zkontrolovat je pouze na pracovních zařízeních. To vám umožní nakreslit jasnou hranici mezi vaším pracovním a osobním životem a uniknout z toho „vždy“ očekávání moderního pracoviště.

Zbavte se své závislosti na e-mailu a zlepšete svou pohodu a produktivitu

Žijeme v době, kdy je komunikace okamžitá, neustálá a vždy dostupná na dosah ruky. I když to může být s mírou dobrá věc, může to také vést k závislosti na e-mailu a všem nepříznivým účinkům, které s tím souvisí.

V ideálním případě by vaše e-mailová schránka měla sloužit spíše jako prostředek k produktivnějšímu cíli než jako neustálý zdroj stresu. Pokud tedy trávíte většinu času ve své doručené poště, je čas udělat krok zpět, přehodnotit svůj vztah k e-mailu a provést nějaké změny. Použijte výše uvedené tipy a aplikace, které vám pomohou zbavit se závislosti na e-mailu a získat zpět kontrolu nad svým dnem.

6 tipů, jak přimět lidi, aby otevřeli a četli vaše e-maily

Přečtěte si další

O autorovi