Jak používat rychlé poznámky s aplikací Outlook pro lepší e-maily

Kontrola e-mailů je součástí každodenní pracovní rutiny většiny profesionálů. Vyplatí se tedy najít způsoby, jak tento proces urychlit a udělat z něj trochu méně stresu.

Jedním ze způsobů, jak si můžete usnadnit život, je použití Microsoft Sticky Notes na vašem e-mailovém účtu Outlook. Pojďme zjistit jak.

Začněte používat Microsoft Sticky Notes v aplikaci Outlook

Podle Průzkum společnosti Adobe pro rok 2018Američané tráví denně asi 3,1 hodiny e-maily. Takže takto můžete použít vestavěné poznámky v aplikaci Outlook k urychlení vaší e-mailové korespondence.

Jak název napovídá, jde o aplikaci na psaní poznámek, kterou můžete použít k různým účelům. Ale než si do něj budete moci dělat poznámky, musíte ho nejprve nastavit.

Je důležité vědět, že to funguje pouze pro Windows 10 a 11. Začít:

1. Stáhněte si aplikaci Sticky Notes z obchodu Microsoft Store.
2. Přihlaste se do aplikace Sticky Notes pomocí svého účtu Microsoft.
3. Přihlaste se ke svému účtu Outlook.
4. Vyberte možnost Poznámky uvedenou v nabídce na levé straně.
instagram viewer
5. Klikněte na Nová poznámka vytvořit jeden.
6. Poklepáním na existující poznámku ji upravíte.
7. Klikněte na tři tečky chcete-li odstranit nebo změnit barvu konkrétní poznámky.

Všechny poznámky, které zde vytvoříte, budou synchronizovány s aplikací Sticky Notes, kterou jste si stáhli z Microsoft Store. Navíc, abyste měli přístup k těmto poznámkám na svých mobilních zařízeních (ať už se systémem Android nebo iPhone), budete si muset stáhnout Microsoft OneNote. Jakmile aplikaci nastavíte, poznámky se tam také automaticky synchronizují.

Tímto způsobem k nim budete mít přístup kdykoli a kdekoli budete chtít.

Jakmile jej nastavíte, můžete jej začít používat pro různé účely. Některé kreativní způsoby použití jsou uvedeny níže.

Stažení: Sticky Notes for Okna (Volný, uvolnit)

Stažení: Microsoft OneNote pro Android | iOS (Volný, uvolnit)

Dělejte si poznámky, abyste ušetřili čas

První a nejjednodušší věc, kterou můžete s touto aplikací udělat, je dělat si s ní poznámky na schůzky, e-maily, důležité věci, které je třeba zahrnout do e-mailu, a další.

Navíc, pokud často dostáváte dlouhou zpětnou vazbu v e-mailech a obvykle tam a zpět zkontrolujte, zda ano pokud jste vše řešili před odesláním projektu, Sticky Notes vám mohou ušetřit čas navíc snaha. Přidání těchto komentářů ve formě odrážek do vašich poznámek může být skvělý způsob, jak se těmto potížím vyhnout.

Kromě toho můžete tyto poznámky použít také ke sledování zpětné vazby, kterou dostáváte ke zlepšení své práce. Například nemusí být možné, abyste na konci prošli celá vlákna e-mailu pro každý z předložených projektů, abyste je mohli zkontrolovat.

Shrňte proto zpětnou vazbu, kterou obdržíte po dokončení každého úkolu, do několika řádků a přidejte je do svých poznámek. Do konce měsíce budete mít celý seznam věcí, na kterých musíte zapracovat nebo které jste již zlepšili.

Kromě toho si můžete také uchovávat poznámky k e-mailům, které odesíláte týdně, s dalšími informacemi, jako je jméno a e-mailová adresa příjemce a účel e-mailu. Jakmile je dokončíte, seznam přeškrtněte. Může vám k tomu výrazně pomoci převezměte kontrolu nad svou doručenou poštou.

Přidat připomenutí

Pomocí Sticky Notes můžete přidat připomenutí malých věcí, které musíte dnes udělat a nechcete se obtěžovat přidáváním do kalendáře.

Můžete si také nastavit připomenutí e-mailů, které musíte dnes odeslat, sledování, rozhovory nebo schůzky, kterých se musíte zúčastnit.

Odpovídejte rychleji na e-maily

Mnoho lidí tráví minuty, ne-li hodiny, přemýšlením o tom, jak odpovědět na e-mail. Často nám to zabere velký kus času.

Sticky Notes jsou perfektním místem pro přidání rychlých jednoduchých linek, které můžete použít k odpovědi na různé typy e-mailů. Vše, co musíte udělat, je zkopírovat a vložit text odtud.

Platí to zejména v případě, že pravidelně dostáváte podobné dotazy v různých formách. Stačí vytvořit šablonu, kterou pro ně použijete, a podle potřeby změnit podrobnosti.

Vytvářejte šablony pro různé účely

Kromě odpovídání na dotazy potřebujeme psát e-maily pro mnoho dalších příležitostí. Pokaždé procházíme stejným procesem myšlení, abychom zajistili, že konečný výsledek bude profesionální.

Vytvořte si proto předem připravené e-mailové šablony pro takové události, abyste neztráceli dostatek času přemýšlením o tom, co napsat. Místo toho jej zkopírujte a vložte ze svých poznámek. Zde jsou některé z příležitostí, pro které byste měli mít předem připravený e-mail:

• Omluva e-mailem.
• Poděkování svému šéfovi nebo kolegovi.
• Přijetí nového projektu.
• Požádat o nemocenskou.
• Žádost o prodloužení termínu.
• Sledování e-mailů.
• Vyžádání aktualizací o projektu od spolupracovníků.

Udržujte si kontrolní seznam e-mailů

Pokud se zabýváte prodejem, hledáte novou práci nebo pracujete jako dodavatel a potřebujete posílat e-maily můžete pravidelně experimentovat a zjistit, které z vašich e-mailů přinášejí skvělé výsledky a které padat na zem. Nakonec analyzujte podrobnosti, které jste v nich pokryli.

Na základě toho si ve svých Sticky Notes vytvořte kontrolní seznam toho, co do e-mailů zahrnout a čemu se vyhnout. Každý nový e-mail, který napíšete, můžete před odesláním zkontrolovat pomocí tohoto kontrolního seznamu, abyste zajistili lepší výsledky. Například:

1. Oslovuje můj předmět přímo příjemce?
2. Pozdravil jsem příjemce?
3. Je na začátku dobrý háček?
4. Jsou mé záměry s tímto e-mailem jasné?
5. Přečetl jsem to?
6. Připojil jsem základní dokumenty nebo odkazy?
7. Obsahuje dobrou výzvu k akci?
8. Je odhlášení dost dobré?

Udržujte seznam připravených k použití předmětových řádků

Podobně jako u e-mailových šablon můžete také vést seznam silné předmětové linie abyste si usnadnili práci a urychlili proces. Abyste zajistili, že je najdete přesně na okamžik, můžete je kategorizovat tučně a používat je, jak chcete.

Například,

• Děkuji [Celé jméno]
• Zmatek v mém posledním e-mailu
• S potěšením přijímám nový projekt

Rychlé poznámky v aplikaci Outlook, které vám usnadní život

E-maily mohou být časově náročné, ale je to něco, co prostě nemůžeme ignorovat. Použití nástroje, jako je Sticky Notes, vám tedy může pomoci odesílat a reagovat na ně rychleji než dříve.

Navíc synchronizace všech vašich poznámek do OneNotu na mobilu a do aplikace Sticky Notes na Windows je další skvělý doplněk.

Pokud stále nejste obeznámeni s funkcemi Microsoft OneNote, zvažte také čtení o nich.

12 málo známých funkcí Microsoft OneNotu, které si zamilujete

Přečtěte si další

O autorovi