Jak snížit počet schůzek na pracovišti pomocí dokumentace pracovního postupu Tango

Zabírají vám schůzky v reálném čase do dne? Tyto interakce mohou zbytečně zabírat váš plán, když pracujete na dálku. Některá setkání jsou samozřejmě cenná a nikdy bychom se nehádali jinak.

Ale pokud jste někdy dosáhli konce videohovoru a považovali jste to za ztrátu času, nebo ještě hůř, přejete si, abyste si udělali více poznámek, budete rádi, když uslyšíte, že existuje alternativa: dokumentace pracovního postupu Tango nářadí.

Jak schůzky v reálném čase snižují produktivitu?

Nástroje pro videokonference se staly standardem v kulturách práce na dálku. Software jako Zoom, Microsoft Teams a Google Meet je nedílnou součástí toho, aby distribuované týmy byly propojeny a zapojeny. Ale fungují? Výzkum naznačuje opak.

Studie na pracovišti, "Průzkum webové kamery: Vyčerpaný nebo zaujatý?“, se podíval na negativní dopad používání softwaru pro videokonference. Cítilo to 49 % americké pracovní síly, tedy 32 milionů lidí Vyhoření zoomu kvůli zvýšeným schůzkám v kombinaci s tlakem na používání jejich webové kamery po celou dobu.

Ani návrat do práce po videohovoru není jednoduchý. Štěstí hlásí, že obnovení zaměření trvá 25 minut, když schůzka rozdělí váš pracovní postup.

A Stanfordská studie odhaluje, že třetina pracovníků nemá minimální standard 90% připojení k internetu, který je nutný k účasti na virtuálních schůzkách. To může být stresující pro zaměstnance, kteří nemohou efektivně spolupracovat se svými spoluhráči.

Jak dokumentace pracovního postupu zmírňuje tlak na videokonference?

Možná si říkáte: „Kdyby existovala jiná cesta“. A zde vstupuje do hry nástroj pro dokumentaci pracovních postupů Tango. Tango je bezplatné rozšíření prohlížeče Chrome, které vytváří dokumentaci pracovních postupů, včetně pokynů a průvodců.

Dokumentace pracovního postupu není vhodnou náhradou všech virtuálních schůzek. Ale pokud jste zapojeni do interakcí v reálném čase tam, kde to potřebujete sdílet svou obrazovku během schůzky Zoom nebo vysvětlit proces svým spoluhráčům, pak je Tango fantastickou alternativou pro asynchronní použití.

Pomocí rozšíření prohlížeče zaznamenáte pracovní postup na ploše a projdete přesnými akcemi, které musíte provést. Software vytvoří podrobný souhrn těchto akcí, který můžete exportovat a sdílet se svým publikem. Zkontrolují to asynchronně ve svém vlastním čase, aniž by se museli snažit naplánovat schůzku v reálném čase s vámi.

Jaký typ setkání eliminuje tango?

Tango je vynikající alternativou k následujícím typům setkání:

1. Přihlášení

Vytvořte dokumentaci pracovního postupu Tango, která vašim novým zaměstnancům ukáže, jak se orientovat ve vašich systémech. Budete poskytovat poznámky ke všemu, od prvního přihlášení do aplikací až po přizpůsobení jejich řídicího panelu. Očekávejte méně problémů se začátky a plynulejší proces zařazování díky konzistentní dokumentaci.

2. Návody na školení

Tango může také vytvořit vlastní školicí dokumentaci, kterou bude uchovávat ve sdíleném zdroji pro přístup vašich zaměstnanců.

Příklad: pokud potřebujete naučit svůj tým, jak používat nový datový nástroj, použijte Tango k vytvoření podrobného průvodce. Můžete také předvést osvědčené pracovní postupy a jak používat aktualizované funkce produktu.

3. Ukázky produktů

Pokud máte úžasný produkt SaaS, o který se můžete podělit se svými zákazníky, Tango vám zjednoduší ukázku, jak přesně jej používat. Zahrňte tuto dokumentaci pracovního postupu do případových studií a sdílejte ji jako součást své prezentace.

4. Prodejní nabídky

Pokud potenciálním klientům nebo partnerům posíláte chladná sdělení, už víte, že přimět příjemce, aby otevřel váš e-mail, je boj sám o sobě. Jakmile si ale přečtou vaši zprávu, nebudou moci odolat sledování rychlé ukázky v rámci vaší prezentace.

Jak vytvořit dokumentaci bez schůzky pomocí Tango

Jste připraveni začít? Prvním krokem je přihlásit se do a bezplatný účet Tangoa poté nainstalujte rozšíření prohlížeče Tango Chrome.

1. Nainstalujte si rozšíření prohlížeče Tango Chrome

Stáhněte si Tango z Internetový obchod Google Chrome. Dále připněte své rozšíření tak, že přejdete na lištu prohlížeče a kliknete na Hádanka kus. Vyhledejte rozšíření Tango a kliknutím na špendlík jej uložte do prohlížeče.

2. Zachyťte svůj pracovní postup pomocí tanga

Přejděte na kartu, kde chcete začít zaznamenávat svůj pracovní postup, a klikněte na špendlík Tango na liště prohlížeče. Stiskněte velké fialové tlačítko a začněte zaznamenávat svůj pracovní postup, až budete připraveni, a poté projděte kroky, které chcete zaznamenat.

Tango bude pracovat na pozadí a pořizuje snímky obrazovky a automaticky generuje popisy vašeho pracovního postupu. Potřebujete provést úpravy?

Použijte ovladač pracovního postupu v levém dolním rohu obrazovky k pozastavení a obnovení pracovního postupu, jeho dokončení nebo zrušení, pokud jste s prvním zachycením spokojeni. Až budete spokojeni, dokončete svůj projekt stisknutím zeleného zaškrtnutí.

3. Upravte svůj pracovní postup Tango

Na obrazovce editoru Tango uvidíte svůj automaticky generovaný pracovní postup. Chcete-li poskytnout další kontext, zkuste přidat text, vytvořit nebo smazat kroky, nahrát další snímky obrazovky nebo změnit uspořádání kroků, pokud chcete.

Obáváte se, že budou viditelné citlivé informace? Upgradujte na edici Tango Pro za 16 $ měsíčně a můžete použít kteroukoli z nich Živé rozmazání režimu nebo Rozmazat v editoru obrázků, když procházíte zachyceným pracovním postupem.

Potřebujete věnovat něčemu extra pozornost? Přidejte užitečné šipky nebo rámečky kliknutím na Opatřit poznámkami.

4. Sdílejte svou dokumentaci pracovního postupu

Posledním krokem při vytváření profesionální dokumentace pracovního postupu je její export a sdílení. Kroky jsou stejné, ať už je chcete distribuovat svému šéfovi, spoluhráčům nebo klientům, nebo je dokonce zveřejnit na sociálních sítích nebo na svých webových stránkách.

lis Sdílet a exportovat v pravém horním rohu a vyberte následující možnosti:

• Podíl: přidat e-mail s oprávněním pro prohlížení (nebo editor s verzí Pro)
• Kouzelná kopie: vložte odkaz do Dokumentů Google, Notion, Confluence atd. nebo do čehokoli, co podporuje HTML.
• Stažení: exportujte svůj pracovní postup jako PDF.
• Vložit: zkopírujte veřejný kód pro vložení a vložte jej do svého oblíbeného nástroje.

Pivot from Conferencing to Capturing

Až se příště budete připravovat na schůzku videohovoru na dálku, zeptejte se sami sebe, zda své publikum provedete procesem krok za krokem. Pokud je to váš případ, budete mít prospěch z vytvoření dokumentace pracovního postupu místo toho, abyste se pokoušeli vysvětlit své akce v živém hovoru.

Použijte Tango jako základní asynchronní komunikační nástroj ve svém arzenálu produktivity k zachycení vašeho pracovního postupu a distribuci podle potřeby.

4 nejlepší nástroje asynchronní video komunikace pro vzdálené týmy

Přečtěte si další