Jak efektivně usnadnit vzdálené týmové setkání

Ať už jste manažer, máte vedoucí roli ve vaší společnosti nebo pracujete na projektu, je pravděpodobné, že budete muset usnadnit týmová setkání. Velkým plusem je, že si můžete uspořádat vlastní schůzku, jak uznáte za vhodné.

Přesto existují určité velké rozdíly mezi osobními a vzdálenými schůzkami, které mohou způsobit nebo narušit jejich účinnost. Zde se podíváme na některé potíže s usnadněním vzdálených týmových setkání a na to, jak je můžete překonat, abyste je mohli efektivně provozovat.

Výhody a nevýhody usnadňování schůzek na dálku

Díky aplikacím pro videokonference, jako je Google Meet, Zoom a Microsoft Teams, je pořádání schůzek online velmi populární. Kliknutím na tlačítko jste připraveni vyrazit. Virtuální vedení týmových setkání má mnoho výhod, včetně:

• Snadný přístup k digitálním materiálům, které potřebujete sdílet.
• Schopnost nahrávat sezení.
• Nejsou vyžadovány žádné časové úvahy pro cestování.
• Žádné potíže s rezervací místností pro jednání.
• Můžete se setkat s kolegy a externími zainteresovanými stranami z celého světa.

A mnohem víc. U této metody však existují také určité překážky, které mohou bránit produktivitě. Některé příklady mohou být:

• Technické problémy se zvukem a videem.
• Únava z videokonferencí.
• Komunikační problémy, když je mnoho účastníků.
• Zpoždění nebo nedostatečná reakce týmu kvůli normálnímu zrakovému a sluchovému zpoždění.
• Narušení vizuálních podnětů a řeči těla.

Existují některé aspekty konverzace tváří v tvář, které prostě nelze virtuálně replikovat. Dobrou zprávou je, že tuto zkušenost můžete optimalizovat pomocí několika účinných tipů a triků.

1. Vytvářejte organické diskuse s programem

Mít plán pro jakoukoli týmovou schůzku je nutností, bez ohledu na to, jak je předáván. Agenda je jednoduše strukturovaný přehled toho, co je třeba projednat. Obecně jsou tyto informace sdíleny s vašimi účastníky před relací. Může to být e-mailem nebo pomocí aplikací jako Google Workspace zahrňte agendu do pozvánky v kalendáři.

Chcete-li však provozovat efektivní schůzku na dálku, měli byste se vyvarovat vypisování aktualizací a připomenutí pro všechny. Místo toho musí být váš program poutavý a vyvolat diskusi. Zde je několik nápadů:

• Udělejte si čas na týmové přihlášení, které nesouvisí s prací.
• Začněte s tématem otevřené diskuse, o kterém víte, že na něj bude mít váš tým názory.
• Zahrňte pouze body, které chcete, aby lidé komentovali.
• Udržujte program krátký (lidé se mohou soustředit pouze po omezenou dobu).

Nemusíte je dělat pokaždé, ale rozhodně podpoří organickou konverzaci, čím více je budete dělat.

2. Využijte oddělené místnosti

Obvykle se týmové schůzky obecně soustředí na konkrétní agendu a jsou zaměřeny na sblížení týmu jako celku. Přesto je osvěžující občas tyto tradice porušit a zkusit něco nového.

Zoom, Microsoft Teams a Google Meet mají možnost vytvářet dílčí místnosti. Jedná se o mini zasedací místnosti v rámci schůzky, takže váš tým může diskutovat o věcech v menších skupinách.

To je užitečné, pokud máte větší tým nebo se setkáváte s více týmy najednou. Řeší také výše zmíněný problém, kdy kolegové mají problémy s komunikací, když je mnoho účastníků.

Oddělovací místnosti nejsou vždy vhodné, například pokud máte méně členů týmu. Měli byste se také ujistit, že jakákoli diskuse, která se koná, je nezbytná, nikoli jen pro vyplnění času. Jakmile se všichni vrátí do hlavní zasedací místnosti, můžete požádat o zpětnou vazbu k diskusím svých kolegů. To proto, abyste shromáždili hlavní body a posunuli je vpřed.

3. Prezentujte informace pomocí sdílené obrazovky

Jednou z obtíží sdílení informací na dálku je, že někdy lidé prostě nerozumí tomu, co říkáte. Proto místo toho, abyste svému týmu říkali, co má dělat, proč mu to neukázat? Sdílení obrazovky v aplikacích pro videokonference má řadu výhod, včetně:

• Poskytuje vizuální pohled vašemu týmu.
• Účty pro různé styly učení.
• Dává vašemu týmu příležitost sledovat procesy.
• Přidává další vrstvu informací nad rámec sluchového vysvětlení.

To však neznamená, že byste měli jen sdílet svou agendu na obrazovce, protože je nepravděpodobné, že byste upoutali pozornost vašeho týmu. Místo toho zvažte, které body programu je třeba dále vysvětlit nebo které potřebují doprovodné důkazy. Některé příklady mohou být:

• Pokud jste zjistili, že vaši zaměstnanci nedělají úkol správně, ukažte jim, jak postupovat podle konkrétního procesu.
• Prezentace dat a výzkumu.
• Možnosti školení.

4. Kdy uspořádat schůzku vs. Odeslání e-mailu

Bylo jich mnoho provedené studie, které docházejí k závěru, že nadměrné schůzky poškozují produktivitu zaměstnanců, jejich pohodu a motivaci. Kolikrát jste se zúčastnili videohovoru, který mohl být jen e-mailem?

Když pořádáte shromáždění, v podstatě narušujete pracovní tok a koncentraci svého týmu. Z tohoto důvodu se musíte ujistit, že obsah je nezbytný. Videohovory by měly být vyhrazeny pro hloubkovou diskusi, spolupráci a podporu zapojení týmu. To, že virtuální schůzky lze snadno rezervovat a zúčastnit se, neznamená, že byste se na ně měli spoléhat.

Zde je několik případů, kdy se můžete rozhodnout pro alternativy videokonferencí:

• Žádost o zpětnou vazbu od odeslání formuláře Google.
• Použijte aplikaci messenger nebo aplikace pro asynchronní komunikaci pro aktualizace stavu týmu.
• Pošlete e-mail s nejnovějšími aktualizacemi nebo novinkami (které nepotřebují diskusi).

Někdy si vaši kolegové chtějí jen odpočinout od psaní a místo toho si popovídat s lidmi. To je rozhodně na zvážení, ale neplýtvejte tím na schůzkách, kde jsou všichni zticha a poslouchají, jak mluvíte.

Efektivní schůzky na dálku vyžadují plánování

Hostování schůzek přes aplikace pro videokonference vyžaduje mírně odlišné plánování ve srovnání s osobními. Potíže nastávají hlavně při nedostatku ohleduplnosti k účastníkům.

Každá schůzka na dálku však může být efektivní s plně obsáhlou agendou, která produktivně využívá čas. To znamená prozkoumat témata diskuse, která skutečně zajímají všechny zúčastněné, a jednoduše se držet toho, co je požadováno. Díky zde prozkoumaným tipům budete mít spoustu praktických způsobů, jak pořádat svá vzdálená setkání, aby byly efektivní a relevantní pro všechny zúčastněné.

Jak začít používat Zoom Avatary pro zábavná setkání

Přečtěte si další