Jak zjednodušit a vyčistit nepořádek v cloudovém úložišti

Díky pohodlí cloudového úložiště je snadné do něj bez přemýšlení uložit všechny soubory. Ale zanedlouho se z vašeho účtu Google Drive, Dropbox, OneDrive nebo jiného cloudového úložiště stane nepořádek bez organizační strategie.

Pokud potřebujete udělat pořádek ve svém cloudovém úložišti a zjednodušit nastavení, zde je návod, jak vše mít pod kontrolou.

1. Odstraňte velké a nepotřebné soubory

Než začnete soubory přesouvat, je dobré se zbavit všech souborů, které již nepotřebujete. Prvním krokem k udržení čistoty vašeho cloudového úložiště je odstranění souborů, které již nepatří.

Pokud udržujete všechny své cloudové soubory synchronizované s počítačem, snadný způsob, jak najít největší soubory uvnitř, je pomocí správce místa na disku. v systému Windows Velikost stromu zdarma je skvělá volba. Pokud používáte Mac, OmniDiskSweeper je solidní bezplatná možnost.

Pomocí těchto aplikací vyberte složku cloudového úložiště a seřadí vaše soubory od největšího po nejmenší. Pokud narazíte na stará videa, která již nepotřebujete synchronizovat, nebo stažené soubory, o kterých jste nevěděli, že jsou v cloudu, smažte je nebo je podle potřeby přesuňte z cloudového úložiště.

Pokud nesynchronizujete všechny své cloudové soubory s počítačem, většina nástrojů cloudového úložiště vám umožní seřadit podle velikosti ve svých webových aplikacích. Další možností je použití jejich nástrojů k zobrazení využití úložiště, které obvykle zvýrazní velké soubory.

V pozdějším kroku můžete narazit na další nepotřebné soubory, které vám v tomto průchodu chyběly. To je v pořádku; jakmile se zbavíte nízko položeného ovoce, můžete přejít na nový plán správy cloudového úložiště.

2. Rozhodněte, jaké soubory jdou do které služby

Pokud nepotřebujete uchovávat mnoho souborů v cloudovém úložišti nebo platíte za upgradovaný plán s vaší oblíbenou službou, pak pravděpodobně zůstanete u jedné služby cloudového úložiště. V těchto případech můžete tento krok přeskočit.

V opačném případě byste měli dále přemýšlet o uspořádání souborů mezi službami. Přihlášením do několika bezplatné služby cloudového úložiště, získáte nejen více místa, ale také snadný způsob rozdělení souborů podle typu. Můžete se například rozhodnout ponechat si fotografie na OneDrive, dokumenty na Dropboxu a videa na Disku Google.

Instalace více aplikací pro správu těchto souborů není příliš nepříjemná a podle toho, co potřebujete, budete vědět, kde hledat. To také pomáhá zabránit tomu, aby se váš obsah uložený v kterékoli službě stal zahlcujícím.

V této příručce se zaměřujeme na obecné tipy pro organizaci, ale také jsme se zabývali jak udělat pořádek na Disku Google pokud hledáte konkrétnější pomoc.

3. Definujte jasnou strukturu složek

Podobné, jako když jste správu souborů v počítači, vytvoření systému složek, který vám vyhovuje, je zásadním krokem v procesu čištění cloudového úložiště. Díky výkonným vyhledávacím funkcím můžete pokaždé vyhledat, co potřebujete, a vzdát se správné organizace. Ale pro trvalý klid ve vašem cloudovém úložišti jsou složky mnohem lepší.

Chcete-li přijít s nejlepším přístupem pro vás, přemýšlejte o tom, jak máte tendenci hledat soubory, a sestavujte své složky tak, aby se v tomto směru přirozeně vyvíjely.

Zde je několik nápadů k zamyšlení:

• Pokud jste student, vytvořte složku pro každý ročník třídy a v nich novou složku pro každý semestr. Každá semestrální složka pak může mít složku na třídu.
• Pokud v jedné cloudové službě uchováváte více typů souborů, začněte s kořenovými složkami pro každý typ souboru (video, fotografie, dokumenty, zvuk). V nich vytvořte podsložky jedinečné pro každou z nich. Zvuk můžete uspořádat například podle interpreta, video podle délky, fotografie podle předmětu a dokumenty například podle data.
• Uspořádání podle data a času je efektivní metoda, pokud vám nic jiného nevyhovuje. Vytvořte složku pro každý rok a poté podsložky pro měsíce. Pro správné třídění použijte formát RRRR-MM-DD.

Nastavení složky můžete upravit později, ale je důležité se pro něco rozhodnout hned, abyste věděli, kam v dalším kroku umístit soubory. Podívejte se na naše průvodce efektivním používáním kategorií a značek složek pro další návod.

Tipy při vytváření složek

Výběr správného počtu složek je balancování. Nechcete mít příliš mnoho složek s malým počtem souborů, ale také nechcete mít malý počet složek s velkým množstvím souborů v každé z nich. Nechcete, aby složky sahaly do desítek úrovní, protože v těchto případech je snadné se ztratit.

To je další věc, kterou budete pravděpodobně muset časem upravit. Zůstatek by měl být jasnější, jakmile do nich přesunete svá data. Změňte to, pokud se vám zdá, že něco nefunguje.

Je užitečné vytvořit složku s názvem Starý uvnitř libovolného adresáře, kam byste mohli chtít archivovat data. Vše, co je v této složce umístěno, je stále dostupné, ale nezaplňuje hlavní zobrazení.

Chcete-li upravit podle priority, můžete přidat podtržítko (_) před název složky, abyste ji umístili na začátek pořadí ABC, nebo vložte „z“ před její název, abyste ji přesunuli dolů.

4. Přesunout soubory do správných složek a přejmenovat je

Nyní přichází ta časově náročná část: procházení stávajících cloudových souborů a výběr, kam je umístit. V tomto kroku projděte vše ve svém cloudovém úložišti a přesuňte každou položku do svého nového domova. Pokud si něčím nejste jisti, vytvořte složku „Čeká na vyřízení“ a proveďte další průchod později. Neváhejte smazat vše, co jste zmeškali ve svém dřívějším průkazu.

To je také vhodná doba, abyste se ujistili, že vaše soubory mají jasné názvy. Ujistěte se, že soubory obsahují slova, která byste použili k jejich hledání, a změňte všechny výchozí názvy. Obecná jména jako IMG-8275 se při vyhledávání neobjeví a při procházení souborů pro vás nebudou nic znamenat. Udělejte si čas na změnu tohoto názvu na Janova promoce 2017 stojí to za to.

U souborů, které chcete ve složce čistě třídit, zvažte jejich konvenci pojmenování jako u složek. Například formát ## Interpret — Track funguje dobře pro hudbu.

Pokud máte stovky nebo tisíce souborů, může to chvíli trvat, takže se nebojte rozložit to na několik dní.

5. Označit hvězdičkou nebo přidat zkratky do klíčových složek

Je pravděpodobné, že pravidelně pracujete s malým počtem složek. Abyste se nemuseli pokaždé pohybovat, můžete je označit hvězdičkou nebo vytvořit zástupce pro rychlý přístup.

Pokud pracujete v cloudovém úložišti prostřednictvím webu nebo aplikací, označení souborů a složek hvězdičkou vám umožní vidět nejdůležitější informace na jednom místě. Protože se při synchronizaci souborů nepřekládají do úložiště vašeho počítače, měli byste na ně místo toho vytvořit rychlý odkaz na postranním panelu Průzkumníka souborů nebo Finderu.

S tímto systémem vám zabere pár kliknutí, abyste se dostali ke složkám, které neustále používáte, zatímco vše ostatní je logicky uspořádáno, když to potřebujete.

Držte se svého organizačního plánu pro úspěch

Gratulujeme k uspořádání vašeho nepořádku v cloudovém úložišti! To může být skličující práce, pokud máte roky nahromaděné soubory, ale vaše práce není hotová, když dokončíte počáteční zjednodušení.

Odolejte pokušení začít znovu házet soubory na hromadu. Udělejte si čas na to, abyste každou položku správně seřadili do své nové hierarchie, jakmile ji přidáte, a v budoucnu to nebude zase tak velký úkol. Rychlá údržba na týdenní bázi by se měla postarat o všechny opozdilce.

Nyní, když jste zjednodušili své soubory v cloudu, ujistěte se, že jsou tyto účty cloudového úložiště chráněny správným zabezpečením.

10 tipů, jak udržet vaše cloudové úložiště v bezpečí

Přečtěte si další