Klíčem k úspěšné spolupráci je komunikace. Nejen, že komunikujete dostatečně, ale také to, abyste to nepřeháněli.
pravděpodobně jste tam byli. Máte pocit, že jste na otázku odpověděli vícekrát nebo že o stejném projektu probíhá více než jedna konverzace. Na druhé straně může být rušivé přijímat stejné zprávy při opakování.
Pokud se chcete dozvědět, jak se vyhnout nadměrné komunikaci, čtěte dále. Zde se dozvíte, jak trávit méně času komunikací – a více času prací – s ClickUp.
Jak snížit počet e-mailů pomocí ClickUp Tasks
Chcete-li delegovat nebo sdílet úkoly, nemusíte vytvářet dokonalý e-mail. Nemusíte se ani prohrabávat vláknem odpovědí s lidmi, kteří přicházeli a odcházeli. Vše, co potřebujete, je vynikající software pro řízení projektů.
Je jich mnoho výhody šetřící čas při používání softwaru pro řízení projektů. Jedna z nejlepších výhod použití ClickUp pomůže snížit počet odeslaných a přijatých e-mailů týkajících se úkolů nebo úkolů.
Je to proto, že svým spolupracovníkům poskytujete od začátku podrobný přehled základních informací. Nejen oni, ale kdokoli s přístupem k úkolu.
Může to být celé vaše oddělení, celá vaše společnost nebo dokonce malý tým, který společně řeší projekty. To však neznamená, že oznámení budou dostávat všichni.
Potřebné spolupracovníky můžete rychle zapojit do smyčky tím, že je přidáte jako pozorovatele pomocí ikony oka na kartě úkolu. Na rozdíl od toho, že někdo pošle kopii v e-mailu, jako pozorovatel bude automaticky dostávat všechny budoucí aktualizace. Navíc uvidí starší informace, i když je do úkolu přidáte později.
Hlavní výhodou používání úkolů v ClickUp je to, že když se kdokoli poprvé podívá na úkol, okamžitě vidí základní informace. Je také méně pravděpodobné, že sami vynecháte přidávání podrobností, protože každý vytvořený úkol v podstatě začíná šablonou sestavenou ze sloupců ve vašem seznamu.
Jak dále snížit počet e-mailů pomocí popisů úloh ClickUp
Kromě názvu úkolu, termínu dokončení, priority a dalších položek, které byste obvykle zahrnuli, nabízí ClickUp řadu prostoru pro spolupráci. Nejpozoruhodnější pro nahrazení e-mailů s žádostí o projekt je pole popisu, které se nachází na kartách úkolů.
Pole popisu je přesně tak, jak to zní, ale nabízí víc než jen místo pro nalepení textu. Zde můžete přidat jedinečná specifika projektu, která by se jinak nevešla do sloupců, a upravit je pomocí příkazů.
Při použití tohoto prostoru také nebudou důležité informace pohřbeny v doručené poště spolupracovníka nebo v mimořádně dlouhém vláknu, protože zůstanou uloženy – i když je upravíte nebo přidáte. Toto pole navíc nabízí historii verzí, která vám v případě potřeby umožňuje vrátit se k předchozím vydáním popisu.
Jak trávit méně času na schůzkách pomocí ClickUp
ClickUp nabízí řadu užitečných pohledů které vám pomohou organizovat vaše projekty a spolupracovat s ostatními. Jedním z těchto pohledů je Povídat si.
Přidáním zobrazení chatu do seznamu můžete vy a vaši spolupracovníci komunikovat o podrobnostech projektu v reálném čase. Navíc každý bude vědět, kam se na vlákno později obrátit, pokud bude potřebovat opakování.
V rámci chatu ClickUp se můžete zmínit o dalších lidech, kterým chcete poslat upozornění, nebo o všech, kteří používají @watchers. Pokud zmíníte úkol, můžete na něj vytvořit přímý odkaz. Více do hloubky můžete získat také pomocí příkazů, záznamů obrazovky nebo přidáváním souborů.
Praktickou funkcí v zobrazení Chat je přidělování komentářů ostatním. Pokud má někdo otázku nebo komentář, na který může odpovědět jeho kolega, můžete ho upozornit – nebo si ho přiřadit jako připomínku na později.
Stejně jako Slack můžete odpovědět ve vláknu, pokud chcete mít ve věcech pořádek a pořádek. S touto řadou funkcí můžete použít zobrazení Chat k nahrazení schůzek specifických pro projekt nebo každodenních samostatných schůzek. Další výhodou tohoto messengeru dostupného přímo ve vašem projektovém prostoru je, že pomůže minimalizovat nesouvisející klábosení.
Jak zefektivnit komunikaci v ClickUp
Existuje mnoho způsobů, jak můžete komunikovat se svými spolupracovníky. Můžete tak učinit prostřednictvím messengeru, SMS, e-mailu, rychlého hovoru nebo krátké návštěvy. Později, když se budete potřebovat zopakovat, se možná budete snažit zapamatovat si, se kterou aplikací jste mluvili nebo kam jste si to zapsali.
Sekce komentářů ClickUp pomáhá eliminovat potřebu listovat více aplikacemi a médii, protože vše je přímo v jednom softwaru. Máte-li dotaz ke konkrétnímu úkolu, můžete jej položit přímo na příslušné kartě.
Stejně jako v zobrazení Chat můžete zmiňovat další lidi, zmiňovat úkoly, přidělovat lidem komentáře a používat příkazy, nahrávky obrazovky nebo přidávat soubory k vysvětlení. Kromě toho můžete v komentářích vytvářet nové dokumenty, kde můžete vy a vaši spolupracovníci spolupracovat.
Jak rychle spolupracovat v dokumentech ClickUp
Spolupráce na dokumentech ClickUp funguje podobně jako Dokumenty Google. Můžete je ponechat v soukromí nebo pozvat své spolupracovníky, aby na stránku přispívali.
Zde můžete pracovat na stránce pomocí příkazů pro přidání textu a prvků. Pokud nechcete provádět změny najednou, můžete se svými spolupracovníky také komentovat tam a zpět.
Při práci můžete v reálném čase vidět kurzor a úpravy svého spolupracovníka. Pokud se chcete ujistit, že něco vidí, můžete upozornit na konkrétní řádky v prostoru a klást otázky nebo sdělovat nápady.
Navíc, jakmile budete vy a váš kolega připraveni, můžete jej exportovat jako PDF, pokud jej chcete sdílet mimo ClickUp.
Věnujte méně času cestováním tam a zpět s ClickUp
Díky mnoha komunikačním nástrojům vám ClickUp pomůže omezit spolupráci a delegování projektů tam a zpět. Zjistíte také, že strávíte mnohem méně času listováním mezi aplikacemi a procházením konverzací, abyste našli potřebné informace.
Ať už hledáte rychlý způsob, jak komunikovat s celým svým týmem na projektech, nebo konkrétními lidmi na úkolech, je to správné místo. Pokud přílišná komunikace brzdí váš pokrok, proč to nezkusit?
